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Dématérialisation fiscale : Tirer les leçons de l'expérience chorus pro pour bien se préparer aux obligations   

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Dématérialisation fiscale 

La dématérialisation fiscale des factures B2G avec Chorus est une expérience intéressante pour se préparer à la généralisation de la dématérialisation à toute la facturation B2B. Les nécessaires adaptations et les difficultés rencontrées avec Chorus permettent d'anticiper la généralisation pour bien se préparer aux obligations. Il s'agit de ne pas refaire les mêmes erreurs ou s’imposer les mêmes contraintes par défaut de préparation car les impacts peuvent être beaucoup plus lourds dès lors que la dématérialisation fiscale concerne ici l'essentiel de la facturation de l'entreprise. 

Dématérialisation fiscale et qualité des données 

Les entreprises qui ont dû s’engager dans la dématérialisation fiscale de leurs factures avec les administrations dans le cadre du déploiement de Chorus Pro ont rapidement été confrontées, toutes, à la problématique des données. L’obligation de faire passer toutes les factures vers ces administrations (B2G) via le portail Chorus Portail Pro imposait le respect des informations de routage nécessaires à l’adressage des factures : SIRET et, dans certains cas, le code service.  



 



Cette nécessité de la dématérialisation fiscale des factures B2G se comprend aisément puisqu’il était impossible pour le dispositif Chorus de maîtriser les codification client de chaque émetteur de facture. Au contraire,   c’était à chaque émetteur de facture électronique de s’adapter à la codification des destinataires imposée par Chorus Portail Pro   . En l’espèce le SIRET de l’administration complété dans certains cas par un code service lorsque la taille de l’administration ne pouvait se satisfaire du seul SIRET. Ces informations devant être correctes et à jour pour que le traitement fonctionne. 

Par ailleurs, le factures devaient également comporter l’information du marché facturé ainsi que la date d’exécution du service ou de la prestation. Ces données sont attendues conformes car à défaut la facture ne pouvait pas être mise en paiement . Hors de question ainsi de saisir une valeur par défaut juste pour remplir le champ du système d’information . Dans beaucoup d’entreprises il a fallu reprendre la chaîne complète depuis la prise de commande pour assurer la validité de cette information et éviter que les intervenants saisissent n’importe quoi dans des champs obligatoires, juste pour pouvoir valider leur saisie. Ainsi au-delà de la seule gestion des données, la dématérialisation fiscale des factures a requis une conduite du changement pour accompagner les utilisateurs dans la compréhension des nécessités et prérequis du traitement par le client, en l’espèce Chorus, des factures.  

 

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Dématérialisation fiscale et cohérence des données  

Une autre découverte pour les entreprises qui ont été confrontées à Chorus est la cohérence des données de leurs factures et la présence de mentions légales. A la prise en charge des factures dématérialisées, Chorus réalise des contrôles pour vérifier que la facture est conforme aux obligations légales, qui priment sur celles de la dématérialisation fiscale, que les valeurs de la facture sont cohérentes et ne contiennent pas d’erreurs. Cela se fait avant même de rapprocher la facture du marché ou de la commande publique concernée. Il s’agit simplement de valider que la facture ne présente pas d’erreur de calcul notamment dans les totaux à la fois pour les bases de TVA et pour le pied de facture. En effet, souvent les ERP arrondissent les valeurs pour l’impression ou tronquent les chiffres avec pour conséquence que les valeurs du système d’information, avec 3 ou 4 décimales, se trouvent restituées de manière incorrecte dans la version avec 2 décimales.  

La mise en conformité du dispositif de facturation a imposé de reprendre des traitements du processus de facturation. D’autant que dans la dématérialisation fiscale des factures, il est hors de question de remplacer la facture par une nouvelle version corrigée , en se mettant d’accord avec le destinataire. La facture prise en charge ne peut pas être remplacée par une autre aussi facilement. Elle ne le peut pas du tout même. Les erreurs portent donc à conséquence puisqu’elles imposent de gérer un avoir et une nouvelle facture, avec tous les impacts pratiques dans la charge de travail et la propreté du poste client qui devient plus délicat à lettrer.  

Le nécessite respect des cas de traitement

Dès lors que les factures transitent sur une plateforme centralisée, ce ne sont plus les émetteurs et/ou les récepteurs de des factures qui définissent leurs règles, mais cette plateforme centralisée. Les entreprises confrontées à la dématérialisation fiscale via Chorus l’ont rapidement compris. Les différents cas d’usage de la facturation publique (B2G) ont été cadrés par le fonctionnement de Chorus Portail Pro, et si la facture ne respectait pas les règles associées à ce cas d’usage… la facture ne passait pas.  

Comme pour les données, il ne s’agit pas seulement de modifier le système d’information. Ce sont les pratiques qui sont concernées et souvent en profondeur puisque la satisfaction des obligations remonte la chaîne de production de la facture, jusqu’au commercial. Le marché mal renseigné ou l’absence d’informations clé, dès l’origine du dossier, se répercutent en aval sur la facturation rendant son traitement impossible ou problématique. Rien de surprenant, une bonne facture commence par un contrat et une commande clairs ; dès lors que le flux est automatisé, cette clarté doit se retrouver dans le système d’information et ne peut plus se satisfaire d’une gestion manuelle en parallèle, au cas par cas. La gestion des annexes et pièces jointes aux factures est un bon exemple : elles doivent suivre les factures dans leur circuit Chorus et non plus transiter à côté. 

 

Dématérialisation fiscale en saisie manuelle ?

Déposer les factures B2G sur la plateforme Chorus a été un réel sujet pour de nombreuses entreprises. Chorus Portail Pro offrait plusieurs possibilités à chaque entreprise pour assurer la prise en charge de leurs factures : plusieurs schémas de transmission automatisée ou saisie manuelle.  

Par manque d’anticipation et par incapacité à traiter les prérequis de mise en conformité du flux, de nombreuses entreprises ont opté pour une saisie manuelle directement sur le portail Chorus. Cela permettait de s’adapter en bout de chaîne, à l’interface entre l’entreprise et Chorus, aux contraintes imposées : les opérateurs de saisie corrigeant ou palliant les défauts au fur et à mesure de leur saisie. Ce choix en apparence rationnel a très vite montré ses limites car le coût humain et l’impact sur le fonctionnement de l’administration des ventes sont devenus intenable. Mais il est trop tard et le caillou reste dans la chaussure de beaucoup d’entreprises dont les équipes d’ADV font contre mauvaise fortune bon cœur, absorbant sous contrainte les obligations pratiques de la dématérialisation fiscale des factures B2G.  

Imaginer procéder de même pour la généralisation de la dématérialisation fiscale est une erreur. L’impact opérationnel est intenable car il revient dans beaucoup de cas à ressaisir ou remanipuler une part significative du flux de facturation ; dans certains cas c’est même l’intégralité du flux qui sera concerné. Qui peut absorber le coût d’une telle charge opérationnelle ? Dès lors que l’option d’un traitement en bout de course des contraintes de la dématérialisation fiscale obligatoire des factures B2B, par saisie manuelle avec corrections au fil de l’eau sur le futur Portail Public de Facturation, est impossible, il faut ajuster tout le processus pour sécuriser à chacune de ses étapes les prérequis d’un traitement fluide et homogène, le plus automatisé possible.  


Conclusion ​

L’expérience Chorus a conduit de nombreuses entreprises à être confrontées aux prérequis de la dématérialisation fiscale : qualité des données, cohérence des flux, nécessité de faire une facture correcte du premier coup et contraintes de transmission. Cette situation dans la plupart des cas n’a concerné qu’une partie limitée du flux de facturation et a pu être gérée en mode contraint ou par des ajustements progressifs avec beaucoup d’engagement humain. Or le déploiement des obligations de dématérialisation fiscale à l’ensemble du flux B2B va étendre ces prérequis à l’ensemble du processus de facturation et il sera difficile de reproduire cet apprentissage sur l’intégralité du flux de facturation. Les leçons de l’expérience Chorus doivent être prises en compte pour anticiper et se préparer efficacement à ce qui va arriver.  

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