Facturation électronique obligatoire : derrière l'obligation les détails et les cas particuliers qui méritent votre attention
Facturation électronique obligatoire
Il est beaucoup question de la facturation électronique obligatoire dans le B2B. Or derrière les généralités se trouvent des particularités qui concernent probablement votre facturation : affacturage, factures avec acomptes, notes-de-débit, centralisation de trésorerie, tiers payeurs, auto-facturation... L'administration prévoit des règles précises pour traiter ces cas, les connaissez-vous et être vous conformes ?
Facturation électronique obligatoire dans le contexte de la réforme à venir
D’ici 2027, les factures entre assujettis domestiques (acteurs économiques procédant à la déduction de TVA situés sur le territoire métropolitains et dans certains territoires ultra-marins) seront obligatoirement dématérialisées sous forme de flux de données transitant via le Portail Public de Facturation (PPF) directement ou par l’intermédiaire de Plateformes de Dématérialisation Partenaires. Pour les entreprises, la facturation électronique obligatoire se traduit par la nécessité de produire des flux de facturation conformes (dans leur contenu et dans leur format), respectant par ailleurs les contraintes de cohérence ainsi que la présence de mentions légales. Avec une attention particulière aux données d’identification de leurs clients destinataires de factures afin de garantir le routage correct des flux de facturation.
En complément, les factures seront suivies précisément selon un cycle de vie centralisé sur le PPF. Ce cycle de vie permettra à l’administration de valider la bonne fin des flux de facturation, et donc les calculs de TVA, et par extension, aux entreprises concernées de partager des informations sur le traitement de leurs factures du dépôt sur le PPF à la prise en charge effective de la facture par le client destinataire.
Ces règles applicables à la facturation électronique obligatoire sont connues et font l’objet de nombreuses communications. Cependant, un sujet est moins communiqué : il s’agit de la cinématique des flux d’information et des règles de gestion applicables à de nombreux cas de gestion courants dans la vie des entreprises et pour lesquels l’administration à pris la peine d’organiser les modalités d’exécution. Bien entendu chaque entreprise demeure libre de gérer comme elle le souhaite, du moment qu’elle respecte ses obligations de facture électronique et de e-reporting. Toutefois il est utile d’assurer l’alignement des pratiques avec les modalités définies par l’administration pour éviter des erreurs qui auront des impacts directs sur le calcul de TVA. D’autant que la facturation électronique obligatoire insère dans les flux de facturation un point de passage obligatoire (le PPF) qui rend plus interdépendants les parties impliquées dans le flux de facturation.
La diversité des cas de gestion concernés par la facturation électronique obligatoire
Dans un document « Cas d’usage » l’administration recense 36 cas d’usage courants dans la facturation entre entreprises et pour lesquels elle précise les rôles des différents intervenants ainsi que leurs intervention durant le cycle de facturation. Si le sujet ne présente pas d’intérêt pour les cas de facturation simples (une commande = une livraison = une facture à l’émetteur de la facture = un paiement direct à l’émetteur de la facture), il devient beaucoup intéressant pour les cas mobilisant plusieurs intervenants distincts ayant chacun son approche de la facturation électronique obligatoire : en direct sur le PPF ou via une PDP.
Ainsi, dès lors que le flux de facturation sort du cas facile « facturé-par » et « facturé-à » pour mobiliser des tiers payeurs ou tiers payé, un factor… les règles applicables à la facturation électronique obligatoire se structurent afin de permettre à l’administration de comprendre, et vérifier, que les choses se passent correctement et que ces parties respectent leurs engagements afin que la chorégraphie des flux soit correctement retranscrite dans le cycle de vie de la facture.
Également dès qu’on sort du seul document facture établi par le fournisseur pour aborder l’autofacturation, ou qu’on intègre à la facture des déductions d’acomptes voire un paiement anticipé, des lignes directrices sont posées par l’administration. Idem pour les notes de débit… qui ont, elles, la chance d’être explicitement sorties du périmètre de la facturation électronique obligatoire.
Il est donc fortement recommandé à chaque entreprise de se pencher sur ces règles et la modélisation de la gestion de ces cas par l’administration. A minima pour comprendre la vision que l’administration prévoit d’appliquer à ces cas. Idéalement surtout pour valider la conformité de ses pratiques de gestion avec les cas d’usage prévus et définir en connaissance de cause les modalités de gestion des écarts. Potentiellement, pour les cas impliquant d’autre tiers intervenants dans le flux de facturation (payé-par ou payé-à, par exemple) afin de se coordonner avec ces tiers intervenants pour garantir une compréhension commune des différents cas et s’assurer un fonctionnement cohérent des différents intervenants.
Notre vision de la révolution qui arrive sur la facturation
La dématérialisation de la facturation est à l'image de la dématérialisation de la musique. Un premier temps où on se libère du support : des PDF à la place du papier pour la facturation ; côté musique c'étaient des MP3 sur une clé USB ou des CD-Rom.
Puis, dans un second temps, des services innovants sont arrivés avec le streaming et ils nous ont totalement fait oublier où nous avions mis nos fichiers MP3. Ce sera pareil avec la facture électronique où des services vont se construire autour du flux dématérialisé.
Le rôle de l'opérateur, au-delà des obligations de facturation électronique
Alors que la facturation électronique attire une foule de prestataires, ces cas d’usage sont une bonne occasion de guider le choix. En effet, toute entreprise qui est concernée par un ou plusieurs de ces cas particuliers doit veiller à ce que l’opérateur qu’elle va retenir pour gérer sa facturation électronique soit en mesure non seulement de respecter les obligations prévues dans les spécifications (c’est bien le minimum à contrôler), mais également de proposer des fonctionnalités opérationnelles adaptées à ces cas. L’enjeu ici étant de permettre de faire levier de la facturation électronique obligatoire pour optimiser les processus opérationnels et fiabiliser le fonctionnement de l’entreprise. Supprimer le papier c’est bien, mais parfois cela pose plus de problème que cela n’apporte de solutions : c’est donc à l’opérateur d’apporter des solutions adaptées pour dématérialiser ces flux de facturation en conformité et avec des bénéfices opérationnels significatifs.
Ainsi un opérateur qui prétend gérer les tiers payeurs mais ne fait pas la différence entre un payé-par en ducroire, un tiers payeur avec déduction de commissions et frais, et un tiers -payeur en centralisation de trésorerie qui paie après validation de la facture par le facturé-à… aura du mal à accompagner l’entreprise dans une gestion conforme de sa facturation électronique obligatoire car chacun de ces 3 cas renvoie à des modalités différentes tant du point de vue de l’administration en application des obligations que sur un plan pratique.
Cela peut s’étendre à la gestion des acomptes pour faire le lien avec les factures et également pour la gestion des remises factor lorsque le cycle de facturation inclut du factoring.
Conclusion
Les obligations de facture électronique obligatoire couvrent les différents cas de gestion courants dans le quotidien des entreprises au-delà du simple envoi d’une facture. Ces différents cas renvoient à des modalités définies par l’administration auxquelles les entreprises ont intérêt à se conformer. Certes il n’y a pas obligation d’aligner ses pratiques de facturation avec les obligations de facture électronique, mais il y a un réel intérêt à valider la conformité car les écarts entre le traitement des différents cas via le portail public de facturation (ou les Plateformes de Dématérialisation Partenaires) peuvent rapidement avoir des conséquences fiscales et opérationnelles.
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