1. Préambule

En devenant utilisateur du service de facturation électronique Qweeby (de QWEEBY SAS au capital 348 920 euros immatriculée au RCS de Saint-Etienne sous le numéro 509 919 692), « le CLIENT » acquiert le droit non exclusif d’utiliser le service à des fins professionnelles sur un ou plusieurs ordinateurs ou serveurs de son entreprise.

L'ensemble du dispositif logiciel est protégé par le copyright de Qweeby par dépôt à l’APP. Qweeby détient l’intégralité des propriétés intellectuelles et industrielles sur son logiciel. Qweeby concède au CLIENT le seul droit d’Utilisation et non pas les droits de Modification, Exploitation, Reproduction et Cession. Le logiciel est incessible et insaisissable. Il ne peut faire l'objet d'un nantissement à aucun titre que ce soit. Qweeby se réserve le droit de faire dans le dispositif toutes les modifications qu’elle estime opportunes.

2. Livraison du service

La mise en œuvre du service Qweeby repose sur la fourniture par le CLIENT d’exemples de factures et autres documents PDF en nombre suffisant ainsi que de l’ensemble des éléments dont la liste est fournie par Qweeby. Le délai de mise en œuvre est lié à la fourniture de ces éléments conformes aux attendus spécifiés (mention obligatoires, données de traitement…). Le service Qweeby fonctionne uniquement à partir de documents PDF natif. Les scans ne sont pas pris en charge sauf pour les annexes et pièces jointes.

Le fonctionnement du service Qweeby est subordonné au respect par le CLIENT des conditions tarifaires définies à l’article 4 des présentes.

Le CLIENT peut bénéficier d’une offre d’essai ou de gratuité couvrant l’activation du service selon un périmètre précis ainsi qu’une période d’utilisation et/ou une quantité d’utilisation définis. Qweeby est seul décideur de reconduire l’offre de gratuité auprès d’un CLIENT qui en aurait déjà bénéficié. La reconduction de l’offre de gratuité peut se faire sur un périmètre et des modalités différentes de l’offre initiale. Le service est automatiquement suspendu à l’issue de la période gratuite ou à épuisement de la quantité gratuite libérant le CLIENT de tout engagement à l’égard de Qweeby. Le périmètre de gratuité peut être modifié par la souscription payante de fonctionnalités ou services additionnels par le CLIENT dans des conditions validées avec Qweeby. Sauf spécifications particulières, l’engagement devient applicable dès sa souscription et aucun remboursement n’est prévu à l’issue de la période de gratuité.

3. Détail des services rendus par Qweeby au CLIENT

Le service livré au CLIENT assure la prise en charge du flux de facturation émis par le CLIENT au format PDF ou tout autre format convenu à la mise en œuvre, sa signature numérique, sa transmission aux destinataires par la voie définie avec chacun d’eux, puis sa mise à disposition sur un espace en ligne sécurisé accompagnée de services additionnels (traçabilité, rappels, alertes, conversion des données…).

Les services rendus par Qweeby au CLIENT sont réalisés par le dispositif logiciel Qweeby accessible via Internet.

Le traitement des factures par Qweeby intègre l’extraction des données constitutives des pièces de facturation PDF prises en charge. Dans tous les cas, les données de référence des factures sont les données présentes dans le document PDF source.

 

 

4. Dispositions tarifaires

L’utilisation du service Qweeby n’est pas limitée : le CLIENT peut l’ouvrir à autant d’utilisateur qu’il le souhaite. La première installation bénéficie d’un accompagnement à la mise en œuvre. Les installations supplémentaires ou ré-installations peuvent être facturées.

Hors cas d’une offre gratuite initiale ou reconduite, le service de facturation électronique Qweeby est souscrit par le client dans le cadre d’un abonnement de douze mois avec tacite reconduction. Le CLIENT peut mettre fin à son accès au service Qweeby en informant Qweeby par écrit au plus tard (date de réception) le dernier jour ouvré du mois en cours. En fin de contrat quelle qu’en soit la cause, les données restent accessibles au Client via les interfaces du service et Qweeby n’est tenu par aucune obligation d’extraction des données. Des extractions pouvant donner lieu à facturation pourront être réalisées à la demande formelle du CLIENT dans une durée maximale de 90 jours après la date de fin du contrat. Le CLIENT fait son affaire en cas de non-renouvellement du service, d’informer le(s) destinataire(s) de ses messages électroniques du changement ou de l’interruption du service.

La prestation de Qweeby comporte une partie mise en œuvre (activation de l’offre et fonctionnalités additionnelles), et une partie flux (factures, avoirs, commandes, traites…). La partie mise en œuvre, y compris lorsqu’elle concerne une modification de l’offre ou l’ajout de fonctionnalités pour un CLIENT déjà actif, est facturée à la commande pour règlement par virement. La partie flux est facturée mensuellement à l’issue du mois de consommation ou annuellement en début de période de consommation (12 mois glissants) pour règlement par virement ou prélèvement. Les règlements par chèque sont refusés.

La facturation des flux émis est effectuée par période convenue (mois ou année) sur la base soit de la consommation réelle pendant la période de temps convenue, soit par affectation pour la période de temps convenue d’un volume de flux électroniques au-delà duquel un coût unitaire est appliqué. Dans ce dernier cas, la consommation réelle est décomptée du volume affecté et la part du volume non consommée à l'issue de la période de décompte est portée au crédit de l’utilisateur pour la période suivante ; sauf mention expresse contraire, le solde non-consommé à l’issue de la période de report est annulé ; le volume reporté est toujours décompté après consommation du volume de base de la période de consommation ; la part non consommée du volume de référence ne donne pas lieu à remboursement. Le CLIENT peut modifier à la hausse de son volume affecté sans limite ; il peut réduire ce volume maximum 2 fois par période de 12 mois.

Les flux opérés peuvent embarquer des services (paiement en ligne, API…) qui sont facturés unitairement par flux concerné.

Le fait déclencheur du décompte d’un flux est sa réception sur la plateforme Qweeby, y compris doublons et envois en erreur. Les factures non électroniques traitées dans le cadre de prestations complémentaires donnent lieu à facturation par Qweeby et/ou par l’opérateur concerné sur la base des tarifs applicables.

La facturation de Qweeby est émise sous forme dématérialisée fiscalement selon l’article 289 VII-2° du Code Général des Impôts. L’acceptation des CGU Qweeby signifie acceptation de la dématérialisation par le CLIENT. Les factures Qweeby sont payables à réception par virement ou par prélèvement le 23. Tout retard de paiement au-delà des 30 jours après l’échéance ou rejet de prélèvement peut conduire à l’interruption immédiate du service sans que cette interruption signifie rupture du contrat et arrêt de 

l’abonnement. Qweeby se réserve le droit de facturer au CLIENT des coûts liés aux rejets ou refus de prélèvements. Dans tous les cas, les tarifs sont sans escompte et les retards de paiement donnent lieu à des pénalités de retard égales à 4 fois le taux légal ainsi qu’à la perception d’une indemnité forfaitaire de recouvrement de quarante euros.

Qweeby s’engage à informer le CLIENT de toute augmentation de tarif au moins deux mois avant la date d’application sauf lorsque la révision de tarif est favorable au client. Cette disposition ne s’applique pas aux prestations incluant le traitement de courrier postaux pour lesquelles les augmentations de tarifs sont calées sur les évolutions des tarifs postaux réputées connues des clients.

Les coûts liés à la réception des flux par les destinataires des factures émises ne sont pas compris dans les tarifs Qweeby. Ils sont facturés le cas échéant au CLIENT en sus de la prestation Qweeby ou pris en charge directement par le CLIENT.

5. Référence client

Le CLIENT autorise Qweeby à le citer par écrit dans ses documents commerciaux, sur son site Web ou via des réseaux sociaux. Le CLIENT accepte d'être sollicité ponctuellement par Qweeby pour fournir un retour d'expérience, un témoignage ou répondre aux questions d'un prospect.

6. Obligations de support et d’assistance de Qweeby

Qweeby met à la disposition de ses clients un service de support et d’assistance pour fournir des informations relatives à l'usage service Qweeby dans les configurations matérielles et logicielles requises et conformément aux modalités de mise en œuvre validées au démarrage. Ce service est assuré exclusivement par e-mail et de manière asynchrone. Qweeby s'engage à fournir au CLIENT via ce support :

-    L’aide et l’accompagnement à la mise en œuvre et la prise en main

-    Le suivi pour la réalisation des tests d’envoi préalables nécessaires à valider le fonctionnement du service de facturation électronique

-    L’assistance pour résoudre les problèmes rencontrés par le CLIENT dans l'utilisation ou le fonctionnement courant du service.

Qweeby ne donne aucune garantie de résolution des problèmes dont la source lui est externe. Les services de support de Qweeby n'incluent pas le support sur site.

7. Responsabilités du client

Le CLIENT reconnaît avoir été informé par Qweeby qu’il est de sa responsabilité d’assurer :

-    Le bon fonctionnement de sa connexion Internet (FAI, routeurs, anti-virus, firewall…), celle-ci étant nécessaire à la fois pour l’acheminement des messages dématérialisés et pour la maintenance à distance des composants applicatifs.

-    La validité et la conformité fiscale de son certificat électronique de signature pour les signatures par l’émetteur.

-    Le fonctionnement des composants progiciels et d’infrastructure concernant directement ou indirectement le fonctionnement de Qweeby.

-    La confidentialité des codes d’activation du service fourni par Qweeby au CLIENT à la souscription de l’abonnement. Le CLIENT étant redevable de la consommation de services Qweeby effectuée avec ce code.

-    L’obtention de l’accord de ses clients pour la facture électronique.

-    L’identification et la maintenance des comptes destinataires au sein de ses clients pour la transmission des flux à leur intention via la plateforme Qweeby.

-    L’information de ses clients sur les obligations liées à la dématérialisation fiscale (conservation et contrôle de signature).

-    La nature et du contenu du message confié à Qweeby, ce dernier n’exerçant pas de contrôle ou d’analyse antivirale sur les données des messages qui lui sont confiés. Le CLIENT s’engage à utiliser le service Qweeby dans le strict respect de la législation en vigueur. Il s’interdit, dans le cadre de l'utilisation du Service Qweeby, de se livrer à des actes, de quelque nature que ce soit qui seraient contraires à la loi française, porteraient atteinte à l'ordre public français, ou aux droits d'un tiers. Le CLIENT s’engage également sur le contenu du message, la responsabilité de Qweeby ne pouvant être engagée en cas de transmission d’un virus via un message acheminé par le dispositif Qweeby.

 

Le CLIENT reconnait avoir été informé par Qweeby que le service assuré est impacté directement par :

-    Un changement dans la structure des données contenues dans le message, qu’il s’agisse d’un changement dans la présentation des données ou l’ajout/suppression de données.

-    Un changement dans l’outil progiciel métier servant à générer le message.

-    Une mise à jour non validée par Qweeby de l’environnement Java de la machine sur laquelle le dispositif Qweeby est installé.

-    Un changement dans l’outil servant à générer les PDF.

En conséquence le CLIENT s’engage à informer Qweeby au minimum 96 heures avant tout changement concernant l’un de ces points. La responsabilité de Qweeby ne pourra être engagée si le changement introduit affecte substantiellement le message électronique généré, induit un dysfonctionnement ou provoque une dégradation des performances (SLA).

Ces modifications sont prises en charge par Qweeby sans impact tarifaire dans la limite du raisonnable. Au-delà de 2 modifications par période de 6 mois, ces modifications et leurs impacts sur les flux en cours de traitement peuvent donner lieu à facturation. 

Qweeby s’engage à mettre en œuvre de son côté les moyens requis pour identifier les changements et intervenir avant l’acheminement d’un message substantiellement erroné à son destinataire. Dans tous les cas, la responsabilité de Qweeby ne pourra pas être engagée pour toute erreur de transmission, quelle qu’elle soit, dont l’origine serait liée aux données d’identification des clients ou à un changement dans la présentation des factures du fait du CLIENT sans information préalable formelle à Qweeby.

8. Prestations de Qweeby

Qweeby s’engage à :

-    Mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer le bon acheminement des messages pris en charge. Cet acheminement concerne la présentation des messages au(x) destinataire(s) en veillant au respect des protocoles et bonnes pratiques de transmission. Le bon acheminement des messages ne signifie pas acceptation par le destinataire du contenu du message.

-    Mettre en œuvre les moyens à sa disposition pour garantir l’acheminement dans les meilleurs délais et assurer la disponibilité continue du service de 7h30 à 19h30 les jours ouvrés. En dehors de ces plages, le service sera assuré mais pourra être interrompu ponctuellement par des opérations de maintenance technique.

-    Fournir un service de support et d’assistance des utilisateurs par e-mail de 8h à 18h du lundi au vendredi. Qweeby s’engage à mettre en œuvre l’ensemble des moyens nécessaires pour assurer une prise en charge dans les meilleures conditions des demandes des CLIENTS formulée via les outils de support mis à la disposition des CLIENTS.

Mettre au format structuré par défaut ou spécifiquement attendu par le destinataire du message lorsque ce destinataire l’a spécifié à Qweeby. Cette mise au format est réalisée par Qweeby sur la base des informations mises à disposition par le CLIENT lors de 

-    l’installation du logiciel et durant la réalisation des tests, ainsi que lors de tout changement réalisé côté CLIENT et indiqué à Qweeby durant toute la période d’utilisation du service.

-    Conserver les archives fiscales des flux opérés sur une plateforme internet sécurisée conformément aux dispositions du Bulletin Officiel des Finances Publiques du 18 octobre 2013. Cette conservation est incluse dans le coût de la prestation Qweeby pour un poids moyen standard inférieur à 300 kilo-octet par facture opérée toutes pièces jointes comprises. Tout dépassement de ce poids moyen peut donner lieu à facturation.

-    Engager les services optionnels de transmission à un prestataire de courrier industriel ou dépôt dans une solution d’archivage probatoire.

Qweeby ne pourra assurer ses prestations dans les cas suivants :

-    Déficience de la connexion Internet du CLIENT (FAI, routeurs…)

-    Erreur dans les données contenues dans le message.

-    Intervention non autorisée du CLIENT dans le code informatique des composants applicatifs ou dans leur paramétrage.

-    Modification par le CLIENT du contenu du message ou de la présentation des données sans information préalable.

-    Erreur dans l’adressage du message issue d’une saisie erronée par le CLIENT dans l’outil source du message pris en charge par Qweeby.

-    Déficience de quelque ordre du côté du destinataire et/ou de son/ses prestataire(s).

-    Non-conformité du certificat aux protocoles cryptographiques pris en charge par Qweeby.

-    Invalidité du certificat électronique de signature utilisé par le CLIENT.

En application du Règlement Général de Protection des Données à caractère personnel, Qweeby s’engage à :

-    Sécuriser les données à caractère personnel traitées pour le compte du CLIENT par toutes les mesures techniques nécessaires pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

-    Veiller au respect des dispositions du règlement en cas de sous-traitance, y compris partielle, du traitement, à un tiers.

-    Informer le CLIENT dans les meilleurs délais, de tout incident concernant la sécurité des données à caractère personnel.

L’adresse e-mail professionnelle ainsi que le numéro de téléphone professionnel sont utilisés sur la plateforme à des fins de transmission de document et de traçabilité des actions menées sur les documents échangés. Ces informations peuvent être en partie visible par les autres utilisateurs de la plateforme. Qweeby les protège en limitant leur visibilité (remplacement de caractères par des x).

9. Signature numérique qualifiée et mandat de signature

L’envoi de factures électroniques au sens de l’article 289-VII du Code Général des Impôts requiert la signature des factures via un procédé de signature numérique avancée avec un certificat électronique émis par une autorité qualifiée eIDAS. La signature numérique est intégrée dans le dispositif Qweeby. Elle est réalisée soit avec le certificat RGS** obtenu par le CLIENT auprès d’une autorité qualifiée et validée par Qweeby, soit par Qweeby en mode délégué. Lorsque la signature est réalisée par le CLIENT avec son certificat, le CLIENT est responsable de la validité et de la conformité du certificat utilisé.

Par l’acceptation des présentes CGV, le CLIENT accepte de déléguer à Qweeby la signature de ses flux de facturation opérés via le service Qweeby. Cette signature sera réalisée par Qweeby avec un procédé de signature conforme aux dispositions applicables. La signature sera opérée avec un certificat de signature numérique de niveau RGS ** ou supérieur délivré par une Autorité de Certification qualifiée eIDAS et établi au nom de QWEEBY (cachet serveur) ou d’un collaborateur de la société QWEEBY désigné formellement et agissant pour le compte de la société QWEEBY (certificat de personne physique). Il est convenu que l’autorité de certification et le certificat de signature pourront changer à tout moment à l’initiative de QWEEBY à tout moment durant l’exécution du contrat et sans que QWEEBY doive en informer le délégataire.

10. Mandat de facturation

Le CLIENT donne mandat à Qweeby pour l’établissement en son nom et pour son compte des factures originales émises en EDI le cas échéant, conformément à la réglementation fiscale et économique en vigueur, et en particulier les dispositions des articles 242 nonies I et 289, I-2 du code général des impôts. Ce mandat est valide pendant toute la durée de validité du contrat en référence.

Qweeby s’engage dans le cadre de ce mandat à :

-    Etablir les factures EDI originales conformément aux informations fournies par le CLIENT.

-    Ce que les factures EDI originales émises par ses soins au nom et pour le compte du CLIENT en application du mandat, respectent les mêmes données que si elles avaient été émises par le CLIENT lui-même, en particulier en ce qui concerne les mentions obligatoires visées par la réglementation fiscale et économique applicable.

-    Archiver les factures originales émises par ses soins en EDI.

Le CLIENT conserve l’entière responsabilité de ses obligations légales et fiscales en matière de facturation au titre des factures originales émises en son nom et pour son compte. Dans ce cadre, le CLIENT prend expressément l’engagement de :

-    Déclarer auprès de l’administration fiscale la TVA collectée au moment de son éligibilité,

-    Verser au trésor public la TVA mentionnée sur les factures au titre de la présente convention,

-    Réclamer immédiatement le double de la facture si ce dernier n’a pas été mis à sa disposition par Qweeby dans les délais et selon les conditions précisées aux présentes,

-    Signaler sans délai par écrit à Qweeby toute modification dans les mentions relatives à l’identification de son entreprise.

Conformément aux dispositions de l’article 242 nonies annexe II du Code Général des Impôts, des factures émises dans le cadre du présent mandat n’auront pas besoin d’être authentifiées de manière formelle par le CLIENT.

11. Mandat de représentation

Le CLIENT autorise Qweeby, dans le cadre exclusif et unique du présent contrat de dématérialisation de factures sortantes, à le représenter et à mener en son nom des interactions avec les intervenants tiers mobilisés sur la chaîne de traitement des factures, qu’il s’agisse des plateformes de réception liées aux clients récepteurs ou des clients récepteurs eux-mêmes ou de tout autre intervenant de la chaîne. Dans tous les cas Qweeby s’engage à ne jamais prendre d’engagement dépassant le périmètre du présent contrat et ne jamais se revendiquer du CLIENT.

12. Limitations de garantie

Qweeby garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes au besoin exprimé au contrat. En toute hypothèse, Qweeby n'assume qu’une obligation de moyens sauf pour les parties Signature Electronique et Archivage Fiscal où Qweeby s’engage sur le résultat technique des opérations réalisées. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. Qweeby exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris et de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d'adéquation à un besoin particulier. En tout état de cause, l’engagement de Qweeby à l’égard du CLIENT est limité aux montants payés par le CLIENT sur les douze mois précédent l’engagement de la responsabilité de Qweeby.

Sauf disposition contraire d'ordre public, Qweeby ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d'activité, pertes d'informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d'un retard ou d'un manquement imputable commis par Qweeby dans la fourniture ou l'absence de fourniture des services de support, alors même que Qweeby ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices.

En outre, le CLIENT reconnaît que Qweeby et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d'aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers.

13. Force majeure

Dans tous les cas de force majeure définis par les critères fixés par le Code Civil et la jurisprudence des juridictions françaises, empêchant directement ou indirectement l’exécution des Prestations incombant à Qweeby, le CLIENT concède à Qweeby la charge de pendre sans délai ni obligation d’information ou d’accord préalable, toute mesure appropriée en vue de remédier à cette situation et en tout état de cause d’en limiter les effets. La survenance d’un cas de force majeure n’emporte pas résiliation de plein droit et sans préavis du contrat.

14. Dispositions finales

Ces conditions générales d’utilisation du logiciel et des services Qweeby interviennent pour toutes commandes du CLIENT faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients de Qweeby.

Les Conditions Générales de Vente partie intégrale du contrat de service et sont opposables au CLIENT ou ses préposés.

Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le CLIENT dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.

Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Saint-Etienne, même en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

Version 2023-1