À l’approche de la généralisation de la facturation électronique, il est essentiel de comprendre que toutes les factures ne passeront pas automatiquement. Elles seront soumises à des contrôles stricts, tant techniques que réglementaires. Le Portail Public de Facturation (PPF), tout comme les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), ne laisseront pas passer des documents incomplets ou non conformes.
Des contrôles à ne pas sous-estimer
Chaque facture devra :
· - Être parfaitement structurée et respecter les formats attendus.
· - Contenir toutes les informations de routage nécessaires, notamment un SIRET valide et, si besoin, un code complémentaire ou suffixe.
· - Être adressée à un client clairement identifié dans l’annuaire du PPF.
En cas de non-conformité, la facture sera rejetée ou bloquée, générant un incident à traiter manuellement. Cela peut entraîner des retards de paiement, des litiges, voire des sanctions.
Les cas métiers complexes : à anticiper aussi
Certains cas spécifiques nécessitent une attention particulière :
· - Factoring, centres payeurs, escomptes, remises logistiques ou commerciales…
· - Accords contractuels particuliers entre fournisseurs et clients.
Ces situations doivent être intégrées dans vos règles de gestion pour éviter les erreurs de traitement.
Combien coûte la dématérialisation des factures client ?
Comme tous les services, la dématérialisation des factures client a un coût, même si il est toujours possible de le faire moins cher ou de proposer un service gratuit. Il faut juste savoir ce qu'on a pour le prix proposé.
Partons de la base : qu'est-ce que la dématérialisation des factures client ? Cela tient en 3 choses :
Dématérialisation fiscale : Tirer les leçons de l'expérience chorus pro pour bien se préparer aux obligations
La dématérialisation fiscale des factures B2G avec Chorus est une expérience intéressante pour se préparer à la généralisation de la dématérialisation à toute la facturation B2B. Les nécessaires adaptations et les difficultés rencontrées avec Chorus permettent d'anticiper la généralisation pour bien se préparer aux obligations.
La dématérialisation des factures… comment ça marche?
Dans la pratique la dématérialisation des factures change selon qu'on considère la dématérialisation des factures client et la dématérialisation des factures fournisseur. Même si l'objet facture qui passe de l'un, le fournisseur, à l'autre, le client, ne change pas, l'approche et le sujet eux changent selon le point de vue.
Et au-delà du périmètre de la réforme ?
La réforme ne couvre pas l’ensemble de vos flux :
· - Les factures étrangères ou non assujetties ne sont pas concernées, mais peuvent être soumises à d’autres obligations (e-reporting, envoi postal, plateformes spécifiques comme Cegedim ou Tradeshift).
· - Les factures comptoir, notes de débit, relevés, ou documents de relance restent hors périmètre, mais doivent continuer à être gérés dans un processus cohérent.
Gardez une vision globale de votre processus
La réforme ne transforme qu’une partie de votre facturation. Il est donc crucial de :
· - Cartographier l’ensemble de vos flux (B2B, B2C, international, etc.)
· - Identifier les impacts de la réforme sur chaque segment
· - Maintenir la cohérence globale de votre processus de facturation
La saisie manuelle, les bricolages entre plateformes ou les traitements à la volée ne seront plus viables. Il est temps de professionnaliser et d’automatiser vos pratiques.