La réforme de la facture électronique de septembre 2026 introduit 4 changements :
1.les flux de données :
* Données le flux XML de données, c'est le compte, ce ne sont plus des images papier ou PDF qu'on va échanger, ce sont des datas qui vont être soumis à des contrôles et c'est ça aussi ce point-là.
*Veut dire que si votre facture ne respecte pas les contrôles, si les données ne sont pas correctes, si elles n'étaient pas cohérentes, la facture ne passerait même pas. Donc, il faut que cette partie doive être maitrisé.
2.les données sont soumises à des contrôles :
Les données de facturation sont soumises à des contrôles stricts : pourquoi et comment ?
Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, chaque facture émise transite par un écosystème réglementé (PDP, PPF, OD) qui applique une série de contrôles automatisés sur les données. Ces contrôles sont essentiels pour garantir la fiabilité, la conformité et la bonne distribution des factures.
*Contrôles de structure et de format
Avant toute chose, les données doivent respecter un format standardisé (comme le format Factur-X ou UBL). Cela inclut :
- La présence obligatoire de certains champs (SIRET, montant HT/TTC, date, etc.)
- Le respect des formats attendus (dates au format ISO, montants numériques, etc.)
- L’intégrité du fichier (absence de corruption ou de champs incohérents)
Un fichier mal formé est immédiatement rejeté.
*Contrôles d’adressage
Les informations de routage sont cruciales pour que la facture atteigne le bon destinataire :
- Le SIRET du client doit être exact et actif.
- Le code complémentaire ou suffixe (dans le cas d’une organisation multi-sites ou multi-entités) doit être renseigné si nécessaire.
- L’entreprise destinataire doit être référencée dans l’annuaire du PPF.
Si ces éléments sont absents ou erronés, la facture devient non distribuable (PND), comme un courrier postal mal adressé.
*Contrôles de cohérence métier
Certains contrôles vont plus loin que la simple validation technique :
- Vérification que les montants sont cohérents (ex. : le total TTC = total HT + TVA)
- Contrôle de la validité des taux de TVA appliqués
- Vérification de la présence d’un numéro de commande ou d’un identifiant client attendu par le destinataire
Ces règles peuvent varier selon les exigences du client ou du secteur d’activité.
*Contrôles de conformité réglementaire
Enfin, les factures doivent respecter les obligations légales :
- Mentions obligatoires (numéro de facture, conditions de paiement, pénalités de retard…)
- Respect des délais d’émission
- Archivage conforme
Pourquoi ces contrôles sont-ils si importants ?
Ces contrôles permettent :
- D’éviter les erreurs de traitement et les litiges
- De garantir la traçabilité et la conformité fiscale
- D’assurer un acheminement fluide de la facture jusqu’au bon destinataire
- De réduire les rejets et les délais de paiement
Simplifier la gestion des demandes de vos clients plateformes et interopérabilités
Beaucoup de fournisseurs sont confrontés à un nombre important de clients qui imposent de leur transmettre les factures via leurs plateformes et portails ; à commencer par Chorus pour les clients publics. Cela prend beaucoup de temps pour des actions à faible valeur ajoutée. Il est facile de simplifier cela avec l’offre d'interopérabilité de Qweeby qui adresse tout en un seul et unique processus. .
Dématérialisation des factures : de quoi parle-t-on ?
La production d'une facture couvre l'impression des exemplaires nécessaires et leur envoi avec souvent des justificatifs et parfois plusieurs exemplaires. Il faut ajouter le coût de l'archivage du double original fiscal de la facture (image exacte de la facture envoyée au client) que l'émetteur doit conserver. Le coût matière, les équipements et le temps passé font vite monter la note. Une facture papier envoyée par courrier coûte ainsi en moyenne 2 fois le coût d'affranchissement. Une facture envoyée sous forme PDF peut coûter moins cher mais elle n'est pas pour autant gratuit
La dématérialisation des factures… comment ça marche?
Dans la pratique la dématérialisation des factures change selon qu'on considère la dématérialisation des factures client et la dématérialisation des factures fournisseur. Même si l'objet facture qui passe de l'un, le fournisseur, à l'autre, le client, ne change pas, l'approche et le sujet eux changent selon le point de vue.
3.Le routage est piloté par le PPF via son annuaire lié aux siret des entreprises :
* Le routage ne sera plus sur une adresse postale, le routage va être totalement automatique sur la base de l'annuaire du portail public de facturation du PPF.
* Dans le cadre de la facturation électronique, il est essentiel de bien comprendre l’importance des éléments d’adressage, notamment le code complémentaire et le suffixe qui peuvent suivre le numéro SIRET. Ces informations sont indispensables pour garantir que la facture soit correctement routée vers le bon destinataire.
Si ces éléments sont manquants ou incorrects, la facture ne pourra pas être distribuée. Elle sera alors considérée comme non distribuable – à l’image d’un courrier postal mal adressé – et classée en PND (pli non distribuable). Ce rejet n’est pas imputable aux plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ni au Portail Public de Facturation (PPF), mais bien à une erreur dans les données fournies par l’émetteur.
Il est donc primordial de vérifier dès maintenant la qualité de votre base client. Vous devez vous assurer que chaque facture contient toutes les informations de routage requises, et qu’elle est adressée à une entreprise correctement identifiée dans l’annuaire du PPF.
En l’absence de ces vérifications, deux scénarios peuvent se produire :
La facture est bloquée en amont par l’opérateur.
Elle passe les contrôles initiaux mais est ensuite rejetée par le PPF.
Dans les deux cas, l’erreur devra être corrigée, comme cela se faisait déjà sur Chorus Pro. Il est donc dans votre intérêt d’anticiper ces rejets pour éviter des retards de traitement et des complications administratives.
Votre priorité pour les deux mois à venir : fiabiliser vos données
Ce travail de fiabilisation doit être une priorité immédiate. Il s’agit de garantir que le flux de données que vous émettrez respecte toutes les obligations attendues, afin d’éviter tout blocage ou rejet.
4.Tous les flux sont indexés par l’administration :
* « Tous les flux de facturation sont indexés par l’administration. »
* Dans le cadre de la réforme, le terme flux de facturation désigne tous les échanges de factures entre les entreprises, notamment :
- Les factures de vente (celles que vous émettez à vos clients professionnels)
- Les factures d’achat (celles que vous recevez de vos fournisseurs)
- Les avoirs (documents de régularisation en cas de remboursement ou d’erreur)
- Les factures de situation (dans le secteur du BTP, par exemple)
- Les données complémentaires liées à la TVA, aux paiements, à la nature des opérations…
Chaque flux correspond donc à un mouvement documentaire lié à une transaction commerciale.
« Indexés par l’administration » ?
Le mot « indexés » signifie ici que les données contenues dans ces factures sont :
- Transmises à l’administration fiscale
- Horodatées (datées avec précision)
- Enregistrées dans une base de données centrale
- Exploitées à des fins de contrôle, d’automatisation et d’archivage
L’administration française pourra ainsi suivre en temps réel ou de manière rapprochée les transactions commerciales effectuées entre les entreprises assujetties à la TVA.
Elle ne se contentera plus d’avoir les données une fois par mois ou par trimestre via les déclarations de TVA : elle les recevra facture par facture.