La dématérialisation des factures… comment ça marche?
En première approche et pour beaucoup, la dématérialisation des factures revient à remplacer la facture papier par une facture PDF. Cela produit une facture électronique gratuite qui en apparence est une bonne affaire...
Dans la pratique la dématérialisation des factures change selon qu'on considère la dématérialisation des factures client et la dématérialisation des factures fournisseur. Même si l'objet facture qui passe de l'un, le fournisseur, à l'autre, le client, ne change pas, l'approche et le sujet eux changent selon le point de vue.
La dématérialisation des factures commence en toute logique côté fournisseur. On parle alors de dématérialisation des factures client puisque l'émetteur, fournisseur, dématérialise les factures qu'il envoie à ses clients. Il s'agit ici pour l'émetteur d'émettre et transmettre, en conformité fiscale (en savoir plus) une facture générée et transmise sous forme électronique. Ainsi une facture imprimée puis scannée n'est pas une facture dématérialisée. Tout comme une facture dématérialisée qui est ensuite imprimée reste une facture électronique.
La dématérialisation des factures continue côté client qui reçoit les factures. Historiquement ce versant a été le plus rapide à s'intéresser au sujet et à déployer car c'est ici que le gain est le plus visible. En effet, la dématérialisation des factures "fournisseur" (donc vu du côté client récepteur) recouvre 3 aspects distincts. Le premier est de simplifier la collecte des factures en provenance des fournisseurs à minima en permettant de centraliser les factures dans un outil unique capable de gérer tous les formats : papier, qui sera numérisé et traité en lecture-optique (LAD), PDF qui sera traité en reconnaissance optique (RAD) et fichier interopérables EDI ou Factur-X ou GS1 XML...
Le deuxième aspect est de gérer les processus de contrôle et de validation ; voire de les automatiser. Les factures circulent dans des workflows qui automatisent les actions et facilitent leur suivi. Cela est particulièrement pratique et adapté pour les entreprises multisite et/ou avec des procédures de contrôle plutôt avancées.
Enfin, dernier aspect, la dématérialisation des factures fournisseurs va permettre l'automatisation du traitement comptable pour la génération des écritures et des règlements.
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
La dématérialisation des factures, si simple
La dématérialisation de factures client présente de nombreux avantages à commencer par le confort des utilisateurs. En effet, une plateforme de dématérialisation qui accompagne la transmission des factures électroniques aux différents clients récepteurs va apporter aux utilisateurs :
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la prise en charge des factures en masse, quelles que soient les modalités de transmission
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la gestion des pièces jointes et justificatifs souvent associés aux factures
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de la facilité de suivi des factures émises
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la possibilité de faire des recherches, des tris, des actions en masse...
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la fiabilité de la transmission grâce au recours à des protocoles techniques sécurisés et tracés
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la mise en œuvre de scénarios et de stratégies de rappels ou relance.
Par ailleurs, la dématérialisation des factures client permet de répondre aux attentes des clients que ce soit des attentes de flux EDI ou dépôt des factures sur leurs portails ou extranet (comme Chorus Portail Pro) destinés à... assurer la dématérialisation des factures fournisseur de leur côté.
Notre vidéo permet de visualiser le fonctionnement du service Qweeby à titre d'illustration du fonctionnement de la dématérialisation des factures client.
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