Dématérialisation des factures : de quoi parle-t-on ?

La dématérialisation des factures recouvre beaucoup de choses et mobilise de nombreux intervenants.  Décryptons ensemble ce sujet pour faciliter vos décisions  

Dématérialisation des factures   clients


La dématérialisation des factures client est l'envoi par le fournisseur à ses clients de factures "immatérielles" sous une forme électronique convenue entre l'émetteur et le récepteur (EDI, XML, XML, CII, Factur-X ou simple PDF...)

C'est le métier de Qweeby   

Dématérialisation des factures fournisseurs


La dématérialisation des factures fournisseur  consiste pour le client récepteur à automatiser le traitement des factures reçues de ses fournisseurs soit sous une forme déjà électronique soit en scannant ce qui arrive au format papier

Qweeby s'adapte à vos clients

Dématérialisation fiscale des   factures


La dématérialisation fiscale des factures est l'échange par le fournisseur et son client de factures électroniques conformes aux obligations fiscales : le papier est supprimé papier si chaque partie se conforme aux obligations de l'article 289-VII du CGI

Qweeby assure la conformité fiscale

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Une facture coûte de 1,5 à plus de 50€ 

Chaque facture coûte à l'émetteur pour la produire et au récepteur pour la traiter. 

La production d'une facture couvre l'impression des exemplaires nécessaires et leur envoi avec souvent des justificatifs et parfois plusieurs exemplaires. Il faut ajouter le coût de l'archivage du double original fiscal de la facture (image exacte de la facture envoyée au client) que l'émetteur doit conserver. Le coût matière, les équipements et le temps passé font vite monter la note. Une facture papier envoyée par courrier coûte ainsi en moyenne 2 fois le coût d'affranchissement. Une facture envoyée sous forme PDF peut coûter moins cher mais elle n'est pas pour autant gratuite.  

 Le traitement d'une facture reçue par le client peut lui très vite grimper car il faut contrôler la facture et la faire valider souvent par de nombreux intervenants. Cela consomme du temps et des manipulations, parfois des copies à faire circuler. Les risques de perdre la facture ou de dépasser le délai de paiement sont importants.   

La dématérialisation des factures permet de réduire ces coûts mais surtout de faciliter de nombreuses interventions sur la chaîne de traitement tant coté émetteur que côté récepteur.

Depuis quand n'avez-vous pas porté un regard critique sur votre facturation b2b ? 

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Dématérialisation des factures, toutes les facettes

La dématérialisation des factures recouvre plusieurs choses : faisons le tour d'horizon de ces différentes facettes

Dématérialisation des factures client

Tout comment dès l'envoi des factures. La dématérialisation des factures est avant tout l'envoi de factures dématérialisées à ses clients. Sous forme primaire cela peut être l'envoi de PDF par e-mail ; c'est plutôt rustique et basique mais cela fait le taff dans certains cas. Dès que le volume grossit et que des clients expriment des attendes pour le traitement des factures qu'ils reçoivent, il devient nécessaire de passer par un service de facture électronique qui permettra de répondre à ces attentes et de faciliter l'envoi puis les suivi des factures dématérialisées. 

Dématérialisation des factures fournisseur

Simplifier le traitement en réception.  Toute entreprise reçoit des factures de ses fournisseurs. Les petites quantités se gèrent manuellement. Si la quantité grossit et que les processus de validation ou de contrôle se renforcent, il devient utile de mettre en place des outils adaptés pour automatiser la réception des factures, leur traitement, les étapes de contrôle et validation (quantités, prix, commande)... Pour peu que l'entreprise soit multisite, les processus de contrôle deviennent compliqués. Ensuite il faut gérer les paiement et l'intégration comptable 

Les acteurs de la dématérialisation des factures  

Peu de sujet sont autant occupés...  Les acteurs liés à la dématérialisation des factures sont nombreux. Cela s'explique de multiples manières. D'une part la facture est un document historiquement papier : tous les acteurs du document et du courrier migrent leur activité papier vers la dématérialisation. La facture est aussi un flux de données : donc les acteurs de l'EDI (échange de données informatisé) sont actifs. Enfin la facture est produite par les gestions commerciales ou ERP qui sont également engagés sur le sujet. 

Le cadre légal de la dématérialisation des factures

Article 289-VII du Code Général des Impôts. Le cadre réglementaire de la dématérialisation est principalement défini par l'article 289-VII du Code Général des impôts qui transcrit en droit français la directive 2010 45 CE sont le rôle est d'harmoniser les pratiques de déclaration de la TVA dans l'espace Européen. Cette transcription s'est réalisée par des instruction détaillées posées par le BOFIP du  18 octobre 2013 qui définit précisément toutes les modalités de facturation entre assujettis fiscaux.

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Dématérialisation des factures : un gisement de d'améliorations pour votre quotidien

L'impact de la dématérialisation des factures sur votre quotidien est significatif. D'un côté il y a des changements inévitables car on ne passe pas du papier à des flux d'information d'un clic. Il y a des points de vigilance inévitables. Et pour certains utilisateur cette disparation du papier revient à perdre des repères : il faut bien les accompagner le temps qu'ils retrouvent leurs marques.  

D'un autre côté, faire disparaître le papier du quotidien apporte des bénéfices qui prennent rapidement le dessus sur les inconvénients. En particulier l'accès à l'information est facilité et de nombreuses tâches sont simplifiées voir éliminées. Il devient possible de se concentrer sur les tâches à du cœur de métier une fois que les tâches sans réelle valeur ajoutée sont éliminées ou fortement réduites.  

Evaluons ensemble les bénéfices dans votre contexte et construisons votre ROI

Un rendez-vous avec un de nos experts permettra de faire rapidement le point sans engagement 

Dématérialisation des factures : comment avancer sur le sujet ?


Comment réussir votre projet de dématérialisation de vos factures ? Un projet réussi repose avant tout sur l'adhésion des utilisateurs et des clients. Pour les deux, l'adhésion est surtout liée aux bénéfices et avantages apportés par la dématérialisation.   

Qu'est-ce qu'un service de dématérialisation des factures et comment cela fonctionne-t-il ?  Un service de dématérialisation de factures n'est pas juste un outil qui pousse des PDF par e-mail. La dématérialisation des factures est un peu plus subtil et va beaucoup plus loin, nous vous expliquons tout.

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Dématérialisation de factures : votre projet passe par Qweeby

Découvrez comment Qweeby vous accompagne pour réussir votre projet de dématérialisation des factures client. 

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Tout savoir sur le service de dématérialisation avec  Qweeby

Que fait un service de dématérialisation des factures ? Comment fonctionne la dématérialisation et comment cela se passe-t-il ?  

On vous montre comment cela fonctionne ? 

Une démonstration rapide vous permettra de vous rendre compte sans engagement

Dématérialisation des factures : un ROI solide et durable

La dématérialisation des factures clients avec Qweeby contribue à la gestion de votre poste client et vous permet de gagner en productivité car beaucoup de tâches peuvent être automatisées ou simplifiées, et le suivi de vos factures est facilité pour vous permettre de mieux faire respecter vos échéances.  

Bénéfice Satisfaction client

Qweeby s'adapte à toutes les attentes de vos clients. Directement à partir des factures issues de votre outil en place nous allons les distribuer comme chaque client les attend

Vous savez générer une facture PDF ? Nous en ferons de l'EDI, du Factur-X, du GS1 XML, du Chorus ou toute autre service de gestion de factures fournisseurs (SY-Cegedim, Coupa, Ariba, Generix...)

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Bénéfice Productivité

Supprimer le support papier simplifie ou automatise des traitements manuels comme la mise à disposition de justificatifs, les tris, les envois multidestinataires...  

Qweeby prend en charge les factures en sortie de votre facturation et s'occupe de trier, retenir les factures qui ne doivent pas partir, envoyer à N destinataires selon leurs rôles, gérer les pièces jointes...

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Bénéfice Cash et BFR

Nos protocoles de transmission tracent les factures à chaque étape du parcours vers le paiement. Des jalons et des scénarios automatisés fiabilisent le suivi

Dès l'envoi vous avez de la visibilité sur la transmission des factures à vos clients. Vous activez des scénarios automatiques qui engagent des actions systématiques d'alerte ou de relance selon vos critères

Savez-vous ce que coûte réellement un projet de facture électronique ?

Quelques éléments suffisent pour vous établir un chiffrage sans engagement

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Pourquoi confier votre dématérialisation des factures à Qweeby ?

Qweeby est un spécialiste de la dématérialisation des factures client. 

Nous n'intervenons que sur le volet de la transmission des factures en gérant l'ensemble des documents du flux de facturation selon leurs spécificités : factures, avoirs, note de débit, pro-forma... Toutes les facettes de la dématérialisation des factures client sont couvertes avec des fonctionnalités adaptées issues de notre expérience avec des centaines d'entreprises. 

Surtout, Qweeby gère l'ensemble des formats de factures que vos clients peuvent attendre. Nous partons toujours des factures PDF générées par votre outil de facturation pour en faire ce que chaque destinataire attend : EDI, Factur-X, GS1 XML, Chorus... Nous vous permettons ainsi de dématérialiser vos factures en respectant les attentes de chacun de vos clients.