Dématérialisation des factures : de quoi parle-t-on ?
La dématérialisation des factures recouvre beaucoup de choses et mobilise de nombreux intervenants. Décryptons ensemble ce sujet pour faciliter vos décisions
Dématérialisation des factures clients
La dématérialisation des factures client est l'envoi par le fournisseur à ses clients de factures "immatérielles" sous une forme électronique convenue entre l'émetteur et le récepteur (EDI, XML, XML, CII, Factur-X ou simple PDF...)
C'est le métier de Qweeby
Dématérialisation des factures fournisseurs
La dématérialisation des factures fournisseur consiste pour le client récepteur à automatiser le traitement des factures reçues de ses fournisseurs soit sous une forme déjà électronique soit en scannant ce qui arrive au format papier
Qweeby s'adapte à vos clients
Dématérialisation fiscale des factures
La dématérialisation fiscale des factures est l'échange par le fournisseur et son client de factures électroniques conformes aux obligations fiscales : le papier est supprimé papier si chaque partie se conforme aux obligations de l'article 289-VII du CGI
Qweeby assure la conformité fiscale
Une facture coûte de 1,5 à plus de 50€
Chaque facture coûte à l'émetteur pour la produire et au récepteur pour la traiter.
La production d'une facture couvre l'impression des exemplaires nécessaires et leur envoi avec souvent des justificatifs et parfois plusieurs exemplaires. Il faut ajouter le coût de l'archivage du double original fiscal de la facture (image exacte de la facture envoyée au client) que l'émetteur doit conserver. Le coût matière, les équipements et le temps passé font vite monter la note. Une facture papier envoyée par courrier coûte ainsi en moyenne 2 fois le coût d'affranchissement. Une facture envoyée sous forme PDF peut coûter moins cher mais elle n'est pas pour autant gratuite.
Le traitement d'une facture reçue par le client peut lui très vite grimper car il faut contrôler la facture et la faire valider souvent par de nombreux intervenants. Cela consomme du temps et des manipulations, parfois des copies à faire circuler. Les risques de perdre la facture ou de dépasser le délai de paiement sont importants.
La dématérialisation des factures permet de réduire ces coûts mais surtout de faciliter de nombreuses interventions sur la chaîne de traitement tant coté émetteur que côté récepteur.
Le cadre réglementaire
Les factures entre assujettis fiscaux ont une grande importance pour l'administration fiscale car elles sont directement liées à 2 recettes importantes : la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) et l'Impôt sur les sociétés (IS).
L'administration fiscale est donc très attentive aux pratiques de dématérialisation des factures. Des règles précises sont définies et s'appliquent pour assurer l'authenticité et l'intégrité des factures, Ces règles garantissent que la facture est une vraie facture et que le montant de TVA est correct, et non une fausse facture bricolée pour procéder à une déduction irrégulière de TVA.
Les dispositions réglementaires de référence pour la dématérialisation fiscale des factures sont ainsi définies par l'article 289 du Code Général des Impôts, en lien au Bulletin Officiel des Finances Publiques du 18 octobre 2013 qui portait sur la transcription en droit français du Système Commun de Taxe à la Valeur Ajoutée établi par la directive européenne 2010-45 CE..
Les obligations fiscales applicables à la dématérialisation des factures s'ajoutent aux obligations de base sur l'établissement des factures et les mentions légales.
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Dématérialisation des factures, toutes les facettes
La dématérialisation des factures recouvre plusieurs choses : faisons le tour d'horizon de ces différentes facettes
Dématérialisation des factures client
Tout comment dès l'envoi des factures. La dématérialisation des factures est avant tout l'envoi de factures dématérialisées à ses clients. Sous forme primaire cela peut être l'envoi de PDF par e-mail ; c'est plutôt rustique et basique mais cela fait le taff dans certains cas. Dès que le volume grossit et que des clients expriment des attendes pour le traitement des factures qu'ils reçoivent, il devient nécessaire de passer par un service de facture électronique qui permettra de répondre à ces attentes et de faciliter l'envoi puis les suivi des factures dématérialisées.
Dématérialisation des factures fournisseur
Simplifier le traitement en réception. Toute entreprise reçoit des factures de ses fournisseurs. Les petites quantités se gèrent manuellement. Si la quantité grossit et que les processus de validation ou de contrôle se renforcent, il devient utile de mettre en place des outils adaptés pour automatiser la réception des factures, leur traitement, les étapes de contrôle et validation (quantités, prix, commande)... Pour peu que l'entreprise soit multisite, les processus de contrôle deviennent compliqués. Ensuite il faut gérer les paiement et l'intégration comptable
Les acteurs de la dématérialisation des factures
Peu de sujet sont autant occupés... Les acteurs liés à la dématérialisation des factures sont nombreux. Cela s'explique de multiples manières. D'une part la facture est un document historiquement papier : tous les acteurs du document et du courrier migrent leur activité papier vers la dématérialisation. La facture est aussi un flux de données : donc les acteurs de l'EDI (échange de données informatisé) sont actifs. Enfin la facture est produite par les gestions commerciales ou ERP qui sont également engagés sur le sujet.
Le cadre légal de la dématérialisation des factures
Article 289-VII du Code Général des Impôts. Le cadre réglementaire de la dématérialisation est principalement défini par l'article 289-VII du Code Général des impôts qui transcrit en droit français la directive 2010 45 CE sont le rôle est d'harmoniser les pratiques de déclaration de la TVA dans l'espace Européen. Cette transcription s'est réalisée par des instruction détaillées posées par le BOFIP du 18 octobre 2013 qui définit précisément toutes les modalités de facturation entre assujettis fiscaux.
Construire son projet et son ROI
Les bénéfices de la dématérialisation des factures sont nombreux. Ils doivent bien être appréhendés pour construire le ROI du projet et préparer le cahier des charges. En effet, la dématérialisation des factures peut répondre à différents objectifs et permettre des ROI différents selon les ambitions. Il est donc important d'avoir une vision précise du ROI dès le début du projet pour construire le bon cahier des charges et réussir le projet dans les meilleures conditions.
La dématérialisation des factures obligatoire en 2024
A partir de juillet 2024 la facture dématérialisée sera obligatoire pour toutes les transactions entre professionnels assujettis fiscaux (b2b) domestiques. Les factures hors France ne seront pas couverte par l'obligation. Les impacts de cette obligation sont sur les 2 versants : émission et réception. Il faut anticiper au maximum pour s'assurer d'être prêt et limiter les risques de voir une partie de sa facturation client bloquée pour cause de non conformité (donc non payable).
Obtenir l'adhésion de ses clients
Les factures dépendent des clients, notamment pour leur paiement. L'adhésion des clients à la démarche de dématérialisation des factures est nécessaire. Au delà de leur accord (nécessaire jusque juillet 2024, en savoir plus), la communication autour de la démarche est l'occasion de passer quelques messages utiles, de collecter des informations et de sécuriser la relation client.
Collecter les accords
L'accord des clients destinataires est nécessaire pour envoyer des factures dématérialisées. Contrairement à une légende urbaine il faut toujours obtenir l'accord du client pour envoyer une facture dématérialisée, et cela restera jusque juillet 2024. La collecte des accords est un point clé du projet de dématérialisation des factures clients.
Préparer votre cahier des cahier des charges
Tous les projets de dématérialisation des factures ne se valent pas... Chaque projet a son propre ROI et donc son cahier des charges. Le choix du prestataire qui va vous accompagner dans la dématérialisation de vos factures est important car tous les prestataires ne pourront pas exécuter vos ambitions. Clarifier votre besoin et votre ROI sont prioritaires pour identifier le bon partenaire de dématérialisation.
Être bien accompagné
Il y a pléthore d'opérateurs de dématérialisation fiscale des factures. C'est bon pour le choix, c'est surtout un risque important de se tromper. En effet beaucoup d'acteurs abordent la facture comme un document image. Ils sont donc limités dans les possibilités qu'ils offrent. En apparence c'est bien, hélas cela peut vite coincer. Le choix doit être réfléchi et basé sur un bon cahier des charges.
Dématérialisation des factures : un gisement de d'améliorations pour votre quotidien
L'impact de la dématérialisation des factures sur votre quotidien est significatif. D'un côté il y a des changements inévitables car on ne passe pas du papier à des flux d'information d'un clic. Il y a des points de vigilance inévitables. Et pour certains utilisateur cette disparation du papier revient à perdre des repères : il faut bien les accompagner le temps qu'ils retrouvent leurs marques.
D'un autre côté, faire disparaître le papier du quotidien apporte des bénéfices qui prennent rapidement le dessus sur les inconvénients. En particulier l'accès à l'information est facilité et de nombreuses tâches sont simplifiées voir éliminées. Il devient possible de se concentrer sur les tâches à du cœur de métier une fois que les tâches sans réelle valeur ajoutée sont éliminées ou fortement réduites.
Evaluons ensemble les bénéfices dans votre contexte et construisons votre ROI
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Dématérialisation des factures : comment avancer sur le sujet ?
Comment réussir votre projet de dématérialisation de vos factures ? Un projet réussi repose avant tout sur l'adhésion des utilisateurs et des clients. Pour les deux, l'adhésion est surtout liée aux bénéfices et avantages apportés par la dématérialisation.
Qu'est-ce qu'un service de dématérialisation des factures et comment cela fonctionne-t-il ? Un service de dématérialisation de factures n'est pas juste un outil qui pousse des PDF par e-mail. La dématérialisation des factures est un peu plus subtil et va beaucoup plus loin, nous vous expliquons tout.
Bien entendu, la dématérialisation des factures impose le respect strict du cadre réglementaire (en savoir plus) pour pouvoir supprimer le papier et être pleinement en dématérialisation fiscale des factures.
Dématérialisation de factures : votre projet passe par Qweeby
Découvrez comment Qweeby vous accompagne pour réussir votre projet de dématérialisation des factures client.
Tout savoir sur le service de dématérialisation avec Qweeby
Que fait un service de dématérialisation des factures ? Comment fonctionne la dématérialisation et comment cela se passe-t-il ?
On vous montre comment cela fonctionne ?
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Dématérialisation des factures : un ROI solide et durable
La dématérialisation des factures clients avec Qweeby contribue à la gestion de votre poste client et vous permet de gagner en productivité car beaucoup de tâches peuvent être automatisées ou simplifiées, et le suivi de vos factures est facilité pour vous permettre de mieux faire respecter vos échéances.
Bénéfice Satisfaction client
Qweeby s'adapte à toutes les attentes de vos clients. Directement à partir des factures issues de votre outil en place nous allons les distribuer comme chaque client les attend
Vous savez générer une facture PDF ? Nous en ferons de l'EDI, du Factur-X, du GS1 XML, du Chorus ou toute autre service de gestion de factures fournisseurs (SY-Cegedim, Coupa, Ariba, Generix...)
Bénéfice Productivité
Supprimer le support papier simplifie ou automatise des traitements manuels comme la mise à disposition de justificatifs, les tris, les envois multidestinataires...
Qweeby prend en charge les factures en sortie de votre facturation et s'occupe de trier, retenir les factures qui ne doivent pas partir, envoyer à N destinataires selon leurs rôles, gérer les pièces jointes...
Bénéfice Cash et BFR
Nos protocoles de transmission tracent les factures à chaque étape du parcours vers le paiement. Des jalons et des scénarios automatisés fiabilisent le suivi
Dès l'envoi vous avez de la visibilité sur la transmission des factures à vos clients. Vous activez des scénarios automatiques qui engagent des actions systématiques d'alerte ou de relance selon vos critères
Savez-vous ce que coûte réellement un projet de facture électronique ?
Quelques éléments suffisent pour vous établir un chiffrage sans engagement
Pourquoi confier votre dématérialisation des factures à Qweeby ?
Qweeby est un spécialiste de la dématérialisation des factures client.
Nous n'intervenons que sur le volet de la transmission des factures en gérant l'ensemble des documents du flux de facturation selon leurs spécificités : factures, avoirs, note de débit, pro-forma... Toutes les facettes de la dématérialisation des factures client sont couvertes avec des fonctionnalités adaptées issues de notre expérience avec des centaines d'entreprises.
Surtout, Qweeby gère l'ensemble des formats de factures que vos clients peuvent attendre. Nous partons toujours des factures PDF générées par votre outil de facturation pour en faire ce que chaque destinataire attend : EDI, Factur-X, GS1 XML, Chorus... Nous vous permettons ainsi de dématérialiser vos factures en respectant les attentes de chacun de vos clients et les obligations fiscales, afin de profiter pleinement des avantages de la dématérialisation fiscale des factures.
Qweeby est interfacé avec les outils de gestion du poste client, de collecte des paiements et de gestion des factures fournisseurs
