Facturation BtoB : quelles possibilités d'amélioration et d'optimisation ?
Facturation BtoB : entre coûts et contraintes . Facturer ses clients dans le B2B est loin d'être simple. L'époque où les envois courriers suffisaient est révolue et l'envoi de PDF par e-mail n'est pas une réponse satisfaisante. Les clients s'en satisfont de moins moins car ils cherchent à automatiser leurs processus et donc à supprimer les manipulations (saisie, lecture OCR...) de leur côté. La demande pour des envois électroniques exploitables (Factur-X, EDI, UBL...) ou une transmission via des plateformes de e-procurement... (Chorus, Sy-by Cegedim, Tradeshift, Coupa...) croît et complique de fait le travail de l'administration des ventes (ADV).
La facturation BtoB coûte cher, trop...
Facturer les clients prend du temps, de l'énergie et consomme beaucoup de moyens. Le premier : le papier. Des études montrent que la facturation peut prendre jusqu'à 3 jours pour manipuler du papier et inclure jusqu'à 15% de tâches redondantes.
Eliminer le papier de la facturation BtoB est chose facile. Il ne s'agit pas de remplacer les factures papier par de PDF par e-mail qui génèrent souvent plus de problèmes qu'ils n'en résolvent : bloqués dans les spams, non-tracés... ils finissent souvent par des demandes de renvoi de duplicatas ou des paiements en retard au prétexte que le mail n'a jamais été reçu.
L'économie possible ne porte pas réellement sur les coûts d'affranchissement et d'impression. L'économie est dans les charges opérationnelles : réduction du temps passé à gérer l'impression et l'envoi des factures, réduction du besoin de renvois ou duplicatas, relance plus rapide grâce à une meilleure traçabilité.
Facturation BtoB et exigences clients
Dans le btob, les clients grands comptes, mais pas seulement, se dotent d'outils pour traiter les factures de leurs fournisseurs. Leur objectif est d'automatiser le traitement en réception et surtout de réduire la charge de travail associée. En effet, traiter une facture fournisseur est long et fastidieux lorsque la facture est au format papier ou PDF.
Par contre, si la facture est sous forme de données exploitables (Factur-X, EDI, UBL...) l'intégration est directe sans saisie ni traitement OCR. Lorsque la facture est liée au bon de commande directement, le traitement est également simplifié.
Pour cela le fournisseur doit pouvoir émettre des factures structurées ou s'interfacer avec les plateformes de e-procurement. A défaut... il faut aller saisir les factures sur des portails ou extranet : du temps et de l'énergies qui seraient certainement plus utiles sur d'autres tâches telles que la relance ou la relation client.
L'économie est directement sur le temps consommé par ces manipulation imposées par les client. D'autant que leur multiplication pèse de plus en plus sur la charge de travail des ADV. Surtout, si on reporte le temps sur des tâches à forte valeur ajoutée comme la relance et le suivi des règlement, on ne parle plus d'économie mais de maîtrise du délai de paiement donc du BFR.
Fiabiliser et fluidifier la facturation BtoB
Diversité et hétérogénéité des demandes client compliquent le quotidien de l'ADV : dépose des factures sur les plateformes, règles spécifiques d'envoi, gestion des particularités de certains clients (pièces à joindre aux factures, centre payeurs, tiers destinataires...), envois papier pour quelques clients rétifs à l'électronique...
Faire face suppose une grande efficacité des équipes, introduit des risques de d'erreur et surtout réduit le temps disponible pour les tâches de coeur de métier que sont la relance et l'accompagnement commercial dans le traitement des commandes.
Les ADV sont mises à contribution pour assurer la continuité de la facturation btob. Pourtant il est facile d'automatiser une grande partie des traitement pris en charge manuellement. Non seulement des économies sont possibles sur la charge de travail, mais surtout le flux de facturation est fluidifié avec des impacts directs sur le confort des collaborateurs, la satisfaction client et la trésorerie de l'entreprise.
Facturation BtoB et gestion du poste client
Facturer c'est bien, encaisser c'est mieux !
Un tiers des causes de retard de paiement dans le BtoB n'ont pas de rapport avec le client ni avec l'échéance. Trop souvent ce sont des détails de facturation qui provoquent le retard : erreur dans la facture, erreur dans la transmission de la facture, non conformité (selon les attente du client, non réception, litige non traité... Au final entre 5 à 7% du BFR est mis en danger.
S'assurer dès l'envoi des factures que toutes les factures sont bien dans les mains des clients, identifier au plus tôt les risques et aléas possibles... réduit les incidents de paiement et sécurise le poste client. Les relances ciblées et selon un timing adapté aident à réduire les retards et donc à limiter l'encours client. Surtout lorsque ces relances sont automatisées et systématisées en fonction des clients, des factures...
A ce niveau il ne s'agit pas uniquement d'économies possibles mais principalement de réduire le besoin en fond de roulement (BFR). La relation entre la qualité de la facturation, le temps consommé pour cela et la trésorerie est direct. Bien souvent on préfère se cacher derrière un "c'est la faute du client..." tout en sachant bien que dans la plupart des cas ce n'est pas la faute du client et que cela aurait pu être évité. Et il ne faut pas beaucoup pour changer cela.
Mise en œuvre simple et rapide directement à partir de vos factures PDF
Trop souvent la facturation est un territoire délaissé. Cela fonctionne, alors on le laisse en l'état sans regarder comment l'optimiser ou le fluidifier.
En réalité, la facturation client, surtout dans le btob repose sur une équipe ADV engagée et efficace qui s'implique pour gérer comme elle peut les contraintes et les changements qui se multiplient.
Cet engagement permet d'absorber les changements et contraintes, mais il détourne les équipes de tâches clé telle que la relance client.
Est-ce raisonnable de mettre sous tension et donc en danger un processus clé de l'entreprise : si la facturation btob de met à dysfonctionner, le maillon suivant est la trésorerie...
Chorus est un bon exemple : beaucoup d'entreprises déposent manuellement leurs factures destinées aux clients publics. Or ce dépôt manuel sur la plateforme Chorus prend près de 3 minutes par facture. Facture envoyée par courrier avant... L'impact est lourd et pourtant il est absorbé dans la douleur mais sans réelles plaintes de l'ADV.
La multiplication des plateformes de e-procurement clients et l'arrivée prochaines d'obligations lourdes (septembre 2026), rendent nécessaire de regarder sans attendre les améliorations possibles et accessibles.
Est-ce une raison pour continuer durablement à s'appuyer sur la bonne volonté des équipes ?
Se lancer maintenant en factur-x : bonne ou mauvaise idée ?
Utiliser factur-x sans attendre l'arrivée des obligations : bonne ou mauvaise idée ? Indiscutablement : bonne idée ! Utiliser factur-x dès maintenant permet de se mettre en conformité avec les obligations futures sans mettre en danger sa facturation par une action "à la dernière minute". Surtout utiliser factur-x dès maintenant permet de satisfaire ses clients qui déploient des solutions de dématérialisation de leurs factures fournisseur.
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Dématérialisation des factures client : quel ROI attendre ?
La dématérialisation des factures client permet un ROI certain. Toutefois l'importance du ROI dépend de ce que l'on fait avec la dématérialisation. En effet, le champ des possible est large et il est possible de juste chercher à faire des économies par rapport à des coûts certains (le papier et l'affranchissement), tout comme il est possible d'aller beaucoup plus loin pour optimiser ses processus voir pour améliorer son fonctionnement.
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