Dématérialisation des factures client : quel ROI attendre ?
La dématérialisation des factures client permet un ROI certain. Toutefois l'importance du ROI dépend de ce que l'on fait avec la dématérialisation. En effet, le champ des possible est large et il est possible de juste chercher à faire des économies par rapport à des coûts certains (le papier et l'affranchissement), tout comme il est possible d'aller beaucoup plus loin pour optimiser ses processus (en savoir plus) voir pour améliorer son fonctionnement (en savoir plus). Dans tous les cas l'impact sera d'autant plus fort que la facturation est un sujet récurrent : les économies ou gains seront donc d'autant plus significatifs
Le ROI va se construire sur 5 axes pour lesquels chaque entreprise peut décider d'aller plus ou moins loin selon la trajectoire de son projet de dématérialisation des factures client. Chaque projet portera son propre ROI selon la configuration et les ambitions de l'entreprise. Il est donc important de réfléchir au ROI en amont du projet car les modalités de mise en œuvre et de déploiement guideront la réalisation du cahier des charges et le choix du prestataire.
Les 5 axes de construction du ROI d'un projet de dématérialisation de factures client sont :
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Réduire les coûts et les charges
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Répondre aux demandes des clients demandeurs
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Simplifier l'envoi des factures
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Optimiser le poste client et l'encours associé
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Construire un avantage compétitif et/ou une différentiation concurrentielle.
Examinons ensemble ces 5 composantes du ROI d'un projet de dématérialisation de factures.
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Dématérialisation des factures client, le ROI se construit sur 5 composantes
Premier axe de construction du ROI : la réduction des coûts et des charges. Cela porte sur les dépenses et la consommation de temps que la dématérialisation des factures client va permettre de réduire voir de supprimer. Cette partie est tellement visible que bien souvent on résume le bénéfice d'un projet de dématérialisation des factures client à ce seul avantage.
Le deuxième axe concerne la réponse aux demandes des clients. En effet, dans le b2b les clients sont souvent et de plus demandeurs d'une transmission dématérialisée de leurs factures afin de simplifier le traitement de leur côté des factures fournisseur qu'ils reçoivent. Répondre à ces demandes est souvent fait de manière artisanale et consomme du temps. Par exemple, beaucoup d'entreprises répondent à l'obligation de transmettre leurs factures aux administration via la plateforme Chorus en gérant cela à la main. Or le projet de dématérialisation des factures client doit couvrir ces demandes pour éliminer les tâches que les demandes des clients imposent au quotidien aux équipes d'administration des ventes. Un projet qui se limite à pousser des PDF par e-mail jouera sur le levier 1, mais ne satisfera pas les clients s'ils attendent de l'EDI ou d'autres interopérabilités. Il sera alors nécessaire de continuer la gestion manuelles des factures pour ces clients et donc supporter la consommation de temps associée.
Le troisième axe de construction du ROI d'un projet de dématérialisation des factures client porte sur la simplification de l'envoi des factures. Dans le b2b en effet l'envoi des factures peut parfois présenter de la complexité (et donc de la charge) car des documents doivent être joints aux factures, les factures doivent être envoyées à plusieurs destinataires (facturé à, payé par...). La gestion de ces cas consomme du temps et de l'énergie.
Quatrième axe : la gestion du poste client. Une légende urbaine est que la dématérialisation des factures permet de réduire les délais de paiement. La relation s'explique mais ne fonctionne pas à tous les coups. En effet, pousser un pdf par e-mail n'aura aucun impact sur le délai de paiement. A l'inverse, une solution de dématérialisation des factures client pourra proposer des services utiles pour réduire les délais et surtout, comme Qweeby, permettre de mettre sous contrôle les causes de retard sans rapport avec l'échéance (en savoir plus).
Enfin, cinquième et dernier composant du ROI : l'avantage concurrentiel. Même si cela devient moins important au moment où la dématérialisation des factures va devenir une obligation, déployer un service de dématérialisation de factures client peut toutefois participer à la construction d'avantage compétitif pour l'entreprise tant en termes de relation client qu'en termes de RSE.
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