Les cafés Chapuis

 

Les Cafés Chapuis ,torréfacteur à Saint-Etienne depuis 1945 est une société familiale qui distribue principalement en Auvergne Rhone Alpes.

Présents sur plusieurs réseaux de distribution ,grandes surfaces alimentaires (Casino, Carrefour, Auchan, Intermarché…), cafés hôtels restaurants, les grossistes et revendeurs sous la marque Cafés Chapuis, ils distribuent aussi au national dans les réseaux bio spécialisées ( Biocoop….) sous la marque World café.

Une boutique sur site distribue aussi leurs produits.

La facturation est réalisée à partir de SAP Business One par conversion des bons de livraison. 

La mise en œuvre de la facture électronique a été imposée par les grandes surfaces alimentaires ; à commencer par Auchan, Carrefour puis Casino avant que cela se déploie à toutes. Sur la lancée, Cafés Chapuis a déployé la dématérialisation à l'ensemble de ses clients B2G, via Chorus, puis B2B. Désormais près de l'intégralité de la facturation client est basculée en facture électronique combinant du PDF signé notifié par mail et du flux structuré (UBL Chorus, EDI Intermarché, GS1 XML pour Casino et Carrefour, et XML Auchan). L'impact sur les coûts opérationnels de la suppression du papier et de l'affranchissement est significatif.

 

La mise en œuvre initiée par la demande  des enseignes de grande distribution a provoqué un changement dans le fonctionnement de l'entreprise, et aussi  des inquiétudes car les premières demandes étaient isolées. Les contraintes que cela générait paraissaient trop importantes par rapport aux avantages. apparents. Puis de nouvelles habitudes se sont installées, faisant oublier les anciennes habitudes et les anciennes pratiques avec leurs contraintes d’impression, de mise sous pli et d’envoi.

Les gains sont évidents et bien là, mais comme il y eu une grosse phase d'adaptation au changement , avant qu’ils ne se voient; mais ils sont réels et indiscutables, surtout avec l'augmentation du volume et la généralisation de la facture électronique. Les habitudes anciennes sont oubliées, sans regrets ! 

Au-delà des économies, l'expédition des factures est plus rapide et facile ; l'archivage des pièces et leur consultation  plus fluides. La traçabilité permet d'affiner les relances et le suivi. Les clients ont adopté la facture électronique et il n'y a pas eu de retours particuliers car c'est une tendance : le déploiement concorde avec leurs attentes.

Aujourd’hui arrivent des demandes hors grandes surfaces alimentaires qui montrent que les clients se préparent à traiter des factures électroniques avec des plateformes sur lesquelles ils demandent d'aller déposer les factures. L'époque où le destinataire n'aimait pas car il devait imprimer fait partie du passé. A part quelques métiers du CHR qui restent attachés au support papier, l'acceptation est bonne. Un bon côté pour les clients, est de pouvoir mettre directement la facture à disposition du comptable en copie de l'envoi au client facturé ; et cela aide pour les petits clients. Pour autant, les clients n'utilisent pas tous toutes les fonctionnalités du service Qweeby : par exemple pour les bilans ils demandent les factures alors qu'ils peuvent les récupérer directement en masse en ligne sur leur espace. Il faut un peu de temps pour changer les habitudes.

 

Une grande difficulté rencontrée concerne les données. Notamment pour les factures destinées aux mairies via Chorus car les informations nécessaires à la transmission ne sont pas toujours disponibles à la prise de commande. Il faut donc suivre et forcer la facture pour qu'elle passe. Cela concerne aussi les grandes enseignes qui imposent des données de routages pour identifier leurs activités ou les bases logistiques. Cette gestion des données sera clairement un sujet lors de la généralisation des factures électroniques dès 2026. 

En conclusion, le conseil de Cafés Chapuis pour les entreprises qui attendent la contrainte des obligations pour se lancer :  

"Mettre en œuvre la facture électronique est un sujet qui prend du temps. Surtout pour des flux structurés comme ce sera le cas en 2026, et non des images PDF qui peuvent contenir des erreurs.

L'expérience de pratiquer de tels flux pour Chorus ou avec les grandes surfaces alimentaires permet de voir qu'il faut se donner le temps et ne pas attendre la dernière minute, ni prendre le risque d'un big-bang. Le temps est nécessaire pour se préparer, accompagner ses clients, faire les choses dans la sérénité au fur et à mesure, et adapter son système d'information ainsi que ses pratiques. La réforme va imposer des données propres : l'expérience avec Chorus et les GSA a permis de voir à quel point c'est important pour que la facture passe et soit correctement traitée par le client. Attendre la dernière minute, c'est la garantie d'avoir des problèmes dans l'envoi des factures et donc sur la gestion du poste client. Derrière c'est la trésorerie qui est menacée."