Combien coûte la dématérialisation des factures client ?
Comme tous les services, la dématérialisation des factures client a un coût, même si il est toujours possible de le faire moins cher ou de proposer un service gratuit. Il faut juste savoir ce qu'on a pour le prix proposé.
Partons de la base : qu'est-ce que la dématérialisation des factures client ? Cela tient en 3 choses :
1- Transmettre les factures aux clients. Il peut s'agit d'un simple e-mail envoyé à la volée avec un fort risque d'interception par les anti-spams ou un service qui s'interface avec les outils des clients (EDI, interopérabilités...).
Entre les deux, la transmission par e-mail peut se faire avec plus ou moins de sophistication pour proposer des fréquences d'envoi personnalisables par le récepteur, plusieurs destinataires par sociétés facturées...
Bref, d'un côté pousser un e-mail peut être gratuit, de l'autre assurer une prestation de service a valeur ajoutée ne peut pas l'être (et ne doit pas l'être).
2- Faciliter le suivi des transmissions. Le mot transmission est important : on ne parle pas de pousser un e-mail mais de suivre la transmission avec la possibilité de détecter des incidents et de réaliser des actions en masse.
Ici également si le service se contente de pousser des e-mail, il ne doit pas être cher mais en retour il faut s'attendre à des factures perdues ou d'autres problèmes détectés plus tard. A l'inverse, si le service assure la fiabilité des transmissions et fournit une traçabilité détaillée ainsi que des facilités de suivi ou d'actions, cela mérite un coût associé.
3- Faciliter la vie de l'administration des ventes. On peut limiter la dématérialisation des factures client au simple push d'une image, mais les vrais enjeux de la dématérialisation sont de permettre des choses utiles au delà de la seule transmission. Il peut s'agir d'embarquer des services sur le flux de facturation, de faciliter des actions du quotidien...
Ici également un service qui ne fait que pousser des image PDF par e-mail ne vaut pas cher, alors qu'un service qui permet des gains de productivité ou de confort mérite de valoir un juste prix.
En résumé, il est toujours possible de proposer moins cher et de trouver une offre moins cher. Pour autant la bonne question est de regarder ce que le service apporte. Un service qui fait le strict minimum ne vaut pas grand chose et peut être offert. C'est un modeste cadeau voire inutile. A l'inverse un service qui apporte de la valeur ajoutée a un juste prix qu'il faut considérer en rapport de ses bénéfices. Enfin, se posent deux questions essentielles : le service est-il aligné par rapport aux obligations de 2024 ? Et quels sont les engagements du prestataire ?
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Conformité avec 2024 ?
A partir de juillet 2024 la dématérialisation des factures client sera soumise à des obligations fortes dans le cadre de l'obligation qui s'appliquera. A cette date, un PDF image ne sera plus une facture électronique. Une facture électronique sera un jeu de données contenant les mentions légales et ayant subi les contrôles obligatoires (notamment l'existence du "facturé"). A cet instant les jours du PDF image seront comptés.
Est-ce pertinent de démarrer maintenant avec un service qui se limite de pousser des PDF image et qui porte donc une date limite de péremption ? La question est pertinente car, même si ce service conforme à l'instant présent ne coûte rien, changer dans 2 ou 3 lorsque l'obligation s'appliquera à l'entreprise peut générer plus de difficultés et d'impact qu'opter dès maintenant pour un service conforme et adapté.
Quels engagement ?
Un service gratuit n'a en général pas de grands engagements, en cas de problème personne n'est là pour aider ou gérer vos difficultés... contrairement à une prestation de service correctement valorisée qui pourra prendre et tenir des engagement. Après tout, on parle des factures client et donc de la trésorerie de l'entreprise.
Ce qui est gratuit n'a en général pas une grande valeur. En tous cas, cela ne peut pas délivrer une grande valeur ni mettre les moyens pour innover, assurer du support, garantir la fiabilité du service... Or lorsqu'on parle du coût de la dématérialisation des factures client, il faut bien avoir en tête que l'on parle des factures émises, donc des règlements client, donc de la trésorerie de l'entreprise... Le sujet peut mériter d'engager quelques fonds pour fiabiliser le processus.
Soyez informé de nos évènements, actualités, nouveautés et tous les supports ou documents mis à disposition