Avantage de la dématérialisation des factures : accompagner la croissance de votre entreprise
Avantage de la dématérialisation des factures
Un enjeu majeur des entreprises en croissance est de maitriser les coûts, limiter la croissance du BFR et maintenir la qualité de la relation client. La croissance doit en effet s'accompagner de gains de productivité pour améliorer les performances et contenir le BFR. Le recours à la facture électronique contribue directement à ces objectifs en découplant la charge de travail du niveau d'activité et en contribuant à la maîtrise du poste client.
L’avantage de la dématérialisation des factures pour une entreprise est en croissance est réel. Sur le versant de la facturation client nous pouvons identifier 4 avantages à dématérialiser. En fait ces avantages sont valables pour toutes les entreprises, même si ils jouent plus fortement pour les entreprises en croissance.
Avantage de la dématérialisation des factures 1 : réduire les pertes de temps et automatiser des tâches
Le papier a façonné le fonctionnement des entreprises plus qu’on ne le voit ou qu’on le pense. Le premier avantage de la dématérialisation des factures en particulier et la dématérialisation en général est de conduire à une refonte des processus pour se libérer des archaïsmes hérités du papier. Cela est particulièrement vrai pour l’administration des ventes dont l’activité est historiquement contrainte par le papier : bons de commande, bons de livraison, factures, avis de paiement… Tous ces documents sont ou étaient papier, et leur glissement vers la dématérialisation n’est que rarement complet.
L’impact du papier au quotidien est double. Le premier est l’existence de ruptures de charge : les traitements sont interrompus par des ressaisies ou des impressions qui prennent du temps, consomment du temps de travail et peuvent introduire des erreurs. Le deuxième est lié aux manipulations pour produire, trier et exploiter les documents. Inévitablement la croissance de l’activité de l’entreprise se traduit par un accroissement de ces deux impacts. La dématérialisation aide à la réduire et ainsi à éviter que la croissance produise une consommation de temps et de ressources directement corrélée.
Avantage de la dématérialisation des factures 2 : dissocier la charge de travail du niveau de l’activité
Cela conduit au deuxième avantage de la dématérialisation des factures : dissocier la charge de travail du niveau d’activité. Dès lors que les tâches sont automatisées, que les ruptures de charges sont sous contrôle ou inutile du fait de l’intégration directe des données, et que les documents numériques peuvent se gérer sans intervention humaine… la consommation d’énergie en face est moindre. L’entreprise peut croitre sans que la consommation de ressources croisse au même rythme. Les rendements administratifs sont croissants alors qu’avec le papier ils ont tendance à être décroissants.
Pour une entreprise en croissance cet avantage de la dématérialisation est clé. Qu’il s’agisse de croissance interne ou de croissance externe, un enjeu du développement est de maîtriser, voire réduire, les frais opérationnels. Mettre en place, avec des outils de dématérialisation, un fonctionnement qui chasse du quotidien les sources de perte de temps ou de consommation d’énergie, garantit que la consommation de ressources et les coûts opérationnels croissent moins que l’activité.
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Qweeby est né pour s'occuper des factures client avec une vision moderne de la gestion du poste client. Nous voulons permettre aux entreprises de tirer tous les bénéfices opérationnels de la facturation électronique dans leur quotidien et non pas juste remplacer le papier par des documents virtuels PDF avec des bénéfices très limités…
Avantage de la dématérialisation des factures 3 : contribuer à la maîtrise du BFR
La dématérialisation des factures client facilite leur traçabilité et aide à éliminer près d’un tiers des causes des retards de paiement qui peuvent être détectées en amont de l’échéance et donc traitées avant.(Voir plus) L’impact sur le BFR est direct. Or la croissance d’une entreprise est usuellement source de croissance du BFR. Maîtriser les dérives possibles du BFR contribue à limiter la consommation de BFR aux seuls besoins de la croissance de l’activité et non à la démultiplication des retards de paiement des clients. (Voir plus)
Avantage de la dématérialisation des factures 4 : limiter l’explosion des coûts
Nous mettons cet avantage en dernier car il faut le relativiser. La facture électronique n’est pas un PDF par e-mail et le recours à un opérateur de dématérialisation (OD) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) s’accompagnera d’un coût de mise en œuvre puis d’usage. L’économie par rapport à l’émission de factures papier sera réelle mais limitée. Elle justifie l’engagement dans la voie de la dématérialisation des factures mais ne fonde pas à elle seule le ROI de l’opération. (Plus détails)
Enfin, en conclusion, on peut identifier un dernier avantage de la dématérialisation des factures. La diffusion croissante de cette pratique et la systématisation de l’attente par les récepteurs de recevoir des factures électroniques, met les entreprises qui s’approprient la dématérialisation d’avoir un avantage commercial. Elles anticipent les attentes de leurs clients et se donnent les moyens d’emporter des marchés car il est de plus en plus fréquent que la dématérialisation des factures soit une condition pour obtenir un marché ou une clause dans les contrats de sous-traitance.
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