Accord client dématérialisation des factures : est-il nécessaire ?
L'envoi d'une facture électronique suppose l'accord du client destinataire, sans cet accord seul l'envoi des factures papier est applicable.
Il existe plusieurs manières d'obtenir l'accord avec plus ou moins de formalisme et de délicatesse (voir ci dessous). C'est toujours une affaire de relation client et de gestion des conséquences. En effet, passer en force et se retrouver avec des factures impayées car "non reçues" comme le client le souhaite peut vite être problématique. A chaque entreprise de décider... L'information qui sera passée aux clients dans le "courrier dématérialisation des factures clients" est donc importante.
Il faut d'emblée préciser 3 points liés à l'accord du client pour l'envoi de factures dématérialisées :
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L'accord du destinataire est nécessaire. C'est l'article 289-6 du Code Général des Impôts qui l'énonce. Cet article est en vigueur et s'impose à toute entreprise qui désire dématérialiser ses factures client.
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L'idée que l'accord n'est pas plus nécessaire suite à la loi Macron de 2015 est une légende urbaine. En effet, l'article 222 de cette loi, qui poussait la généralisation de la facture électronique n'a pas été confirmé dans les temps (en savoir plus).
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L'accord du destinataire ne sera plus nécessaire à partir de juillet 2024. Oui, mais avec quelques particularités. Ainsi la réforme de juillet 2024 qui va rendre la facture électronique obligatoire pour toutes les transactions b2b domestiques démarrera par la suppression de l'obligation d'accord client pour la dématérialisation des factures. Il est déjà prévu dans le cadre de cette obligation l'abrogation de l'article 289-VI afin d'instaurer une obligation de recevoir les factures électroniques à compter du 1er juillet 2024. Toutefois cette obligation s'appliquera uniquement aux factures électroniques conformes aux attendus de l'obligation d'émetteur. Concrètement un récepteur ne pourra pas refuser une facture électronique conforme aux obligations applicables à compter du 1er juillet, par contre il sera libre de refuser une facture électronique non conforme aux obligations.
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3 manière d'obtenir l'accord dématérialisation des factures client
L'accord du client pour lui transmettre des factures dématérialisées peut s'obtenir de 3 manières :
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Accord explicite plus ou moins formalisé. Cela peut aller jusqu'à une convention d'interchange pour la dématérialisation des factures. En général un document simple suffit pour considérer avoir obtenu l'accord. Idéalement ce document doit être conservé à toutes fins utiles.
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Accord via le conditions générales de vente. La validation explicite (par opt-in et pas de manière implicite) de conditions générales de vente mentionnant la dématérialisation des factures est une forme d'accord client pour la dématérialisation des factures. La phrase à insérer dans les CGV est "la factures peuvent être transmises par voie dématérialisée conformément à l'article 289-VII du Code Général des Impôts ; la validation des conditions générales de vente vaut accord conformément à l'article 289-VI du Code Général des Impôts.
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Accord implicite du client. Il est admis que le non refus d'une facture dématérialisée lors de sa réception vaut accord. Le client qui ne dit rien lorsqu'on lui transmet une facture dématérialisée est donc considéré accepter cette transmission. Dès qu'il paye la facture, alors l'accord est réputé obtenu.
L'accord dématérialisation des factures client n'est pas tout
Déployer la dématérialisation des factures suppose des actions complémentaires à la collecte des accords. Oui, il faut commencer par circulariser les clients pour leur expliquer la démarche et collecter leurs accords ainsi que quelques informations utiles (en savoir plus). Toutefois, les actions à engager dans le cadre du déploiement de la dématérialisation de ses factures sont un peu plus nombreuses
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Expliquer et partager la démarche pour avoir avant tout une adhésion interne
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Modifier les Conditions Générales de Vente et les faire valider
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Former les équipes aux changements induits par la dématérialisation des factures client
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Expliquer largement en interne les motivations du projet et les bénéfices pour les collaborateurs de l'entreprise ainsi que les clients.
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Faire respecter la dématérialisation pour éviter que des factures soient malgré tout gérées papier
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Circulariser les clients pour leur expliquer les changement et collecter les informations nécessaires.
Vous pouvez retrouver le détail des actions à réaliser et nos recommandations pour réussir votre déploiement ici
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