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Courrier dématérialisation factures clients ou comment faire adhérer ses clients à la démarche de dématérialisation

Le succès d'un projet de dématérialisation des factures client repose sur l'adhésion des clients car jusque juillet 2024 leur accord reste nécessaire pour leur transmettre des factures électroniques (en savoir plus). L'information transmise à ces clients passe généralement (mais pas uniquement, en savoir plus) par un courrier qui leur explique la démarche afin de les convaincre. Cette interaction est essentielle puisqu'elle porte une bonne partie du succès de la démarche, d'autant que l'entreprise qui déploie la dématérialisation des factures ne va pas renvoyer des courriers chaque jour pour convaincre les hésitants ou réfractaires.

Voici les conseils de Qweeby pour préparer un courrier dématérialisation factures client efficace : 

  • Le contenu du courrier pour obtenir l'accord des clients avec les points clé qu'il doit contenir et les points à éviter. 

  • Les actions qui peuvent être réalisées en complément du courrier pour profiter de l'occasion et indirectement aider à obtenir l'accord.

Détail intéressant, l'absence de refus est considéré comme une forme d'accord (en savoir plus). Il peut être pertinent d'indiquer sur le courrier de dématérialisation factures clients une date limite de réponse en indiquant clairement (ou pas) que l'absence de réponse vaudra acceptation. 

Enfin, si les clients manifestent malgré tout une résistance (la tendance est à l'inverse mais c'est possible), il ne faut pas souligner une pénalisation de ceux qui refusent en leur facturant les factures papier. Il est préférable de déporter la pénalité sur la mise à disposition de duplicata, l'application plus sourcilleuse des pénalités de retard... 

Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :

Contenu courrier dématérialisation factures clients

Que mettre dans le courrier qui va communiquer aux clients la démarche de dématérialisation des factures ? 

Voici les informations clé à communiquer, attention ces arguments sont liés à la plateforme Qweeby et ne valent pas pour le simple push de PDF image par e-mail. Par ailleurs, ce courrier s'insère dans un ensemble d'actions qui doivent s'exécuter de manière coordonnée pour être efficace (en savoir plus) :

1- Les bénéfices pour le récepteur :

  • Adaptation par interopérabilité à leurs outils de dématérialisation des factures fournisseur s'il en ont un (Yooz, Freedz ou autres...),

  • Mise à disposition d'une facture au format Factur-X,

  • Accès illimité aux factures pour les récupérer en masse, faire des recherches... via un espace en ligne aux accès illimités (en savoir plus).

2- Les modalités de mise en œuvre :  

  • les possibilités proposées : push des factures au fil de l'eau ou par jour ou par semaine, dépose FTP... qui peuvent s'adapter par utilisateur (illimité)

  • Le planning prévu

  • Les actions d'accompagnement : webinar de formation, séance question-réponse, lien vers une notice ou une foire aux questions... 

  • A qui s'adresser pour répondre et pour les questions

3- Eventuellement il est possible de faire le lien ave l'obligation de 2024 en mettant l'URL pour la foire aux questions de la DGFIP (ici)


Trois choses ne sont pas requises dans le courrier dématérialisation des factures clients et peuvent plutôt provoquer l'effet inverse de celui recherché :

  • Insister sur les bénéfices basiques du type "moins de papier"... Beaucoup de client considèrent encore que l'opération revient à des économies pour l'émetteur qui déporte sur eux les coûts d'impression, alors il ne faut pas en rajouter...

  • Mettre trop en avant la dimension écologique ou RSE... Pareillement, les récepteurs considèrent cela comme un habillage verdissant qui ne les convainc pas 

  • Insister sur une pénalisation de ceux qui refusent ou sur la facturation des factures papier. 


A faire lors de l'envoi du courrier dématérialisation factures clients

L'envoi du courrier pour informer les clients de la démarche et obtenir leur accord est l'occasion de réaliser certaines actions utiles

1- Identifier les attentes des clients : ont-ils une solution pour dématérialiser leurs factures fournisseur et si oui laquelle. Au mieux une interopérabilité pourra être mise en œuvre, à minima cela pourra donner des informations à l'entreprise qui dématérialise ses factures client pour le moment où elle attaque la dématérialisation de ses factures fournisseur ! A cette occasion certains peuvent exprimer le souhait de recevoir de l'EDI ou d'autres formats spécifiques comme le Factur-X.  

2- Mettre à jour le fichier client en collectant les informations usuelles des fiches client. Il ne faut pas perdre de vue qu'à partir de 2024 les factures ne seront plus transmises sur des adresses e-mail mais sur des SIREN ou SIRET, alors autant mettre à jour tout de suite la base client à l'occasion de la circularisation du courrier dématérialisation factures clients. 

3- Leur permettre d'actualiser leurs données fournisseur. Non seulement ils seront également concernés par la réception des factures électroniques en 2024 et donc les règles de routage, mais surtout ils ont une base fournisseur à mettre à jour. alors autant leur confirmer votre informations opérationnelles, données de contact... et le RIB de paiement.

4- Leur faire valider la dernière version des Conditions Générales de Vente, qui peuvent inclure la dématérialisation des factures (en savoir plus).

Il faut garder en tête que ce courrier dématérialisation factures clients est un acte de communication qui nourrit votre relation client, et que l'adhésion du client ne passe pas uniquement par l'envoi d'un courrier dématérialisation factures client (en savoir plus).

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