Dématérialisation factures clients : construire son cahier des charges
Comme pour toute démarche, un projet de dématérialisation des factures clients commence par la réalisation du cahier des charges. Cette étape est d'autant plus importante que la dématérialisation factures clients dépasse de plus en plus, et surtout dans la perspective de 2026, le simple remplacement de factures papier par des factures PDF. Il est donc prioritaire d'avoir une vision claire de ce que l'on compte en faire et des bénéfices que l'on souhaite en tirer.
En effet, les bénéfices de la dématérialisation factures clients peuvent être de plusieurs ordres. Or toutes les mises en œuvre ne permettent pas de les atteinte de la même manière. La construction de l'approche retenue, et donc du cahier des charges, impose de fait une vision claire des résultats attendus. Ainsi, s'il s'agit juste de réduire les coûts en remplaçant les factures papier par des factures dématérialisées sans chercher d'autres avantages, la solution ne sera pas identique à une recherche d'optimisation du poste client par l'automatisation des relances, l'embarquement de services de paiement...
Nous pouvons donc recommander trois axes de réflexion pour la construction du cahier des charges :
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Avoir une idée claire de la construction du ROI de la dématérialisation factures clients. Pas du projet, mais de la démarche de dématérialisation de factures dans sa globalité. Vous trouverez plus bas des pistes de construction du ROI.
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Maîtriser la base client pour comprendre et anticiper ses attentes. Par exemple les attentes de clients particuliers sont différentes de celles des clients professionnels ; accessoirement les contraintes réglementaire aussi. Surtout le profil des clients doit être pris en compte pour structurer la démarche de dématérialisation factures clients : est-ce des clients grands comptes demandeurs de dématérialisation facture par interopérabilités ou d'EDI, ou est-ce des clients plus modestes voir des professionnels indépendants ?
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Analyser le processus de facturation client pour identifier les améliorations que la dématérialisation factures client pourra apporter en termes de simplification, d'amélioration, d'optimisation et de confort des utilisateurs.
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Bénéfices liés à la dématérialisation factures clients
De manière schématique et réductrice nous pouvons lister 5 types de bénéfices liées à une démarche de dématérialisation factures clients
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Réduire les coûts et les charges. Cela commence par les coûts liés au papier et ses manipulations, ainsi que les coûts d'affranchissement. Cela concerne également la simplification des processus de mise à disposition des factures au clients ou de renvoi de copies ou de duplicatas...
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Répondre aux attentes des clients. Il s'agit ici de répondre aux demandes des clients, surtout grands comptes et donneurs d'ordres, qui demandent la transmission dématérialisée des factures. Plus ces demandes sont nombreuses plus les choses sont complexes pour l'administration des ventes. Le projet de dématérialisation des factures pourra alors apporter une réponse homogène et productive à ces différentes demandes.
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Faciliter l'envoi des factures. En l'espèce cela concerne les cas où l'envoi des factures présente des complexités ou des charges induites par la présence de cas particuliers, d'envoi de documents complémentaires aux factures...
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Faciliter le suivi et la gestion du poste client. Il s'agit ici de profiter des avantages de la dématérialisation des factures pour automatiser de nombreuses actions de suivi et de relances, d'accès des clients à leurs factures...
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Développer sa compétitivité et son image "green" en faisant levier de la dématérialisation factures client.
Eléments de ROI de la dématérialisation factures clients
Le ROI du projet de dématérialisation des factures client va se construire autour des 5 axes identifiés. Pour Affiner l'estimation du ROI il est nécessaire d'analyser avec précision :
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les impacts de la dématérialisation factures sur les processus et de fait sur la productivité des équipes, en identifiant notamment les tâches qui peuvent être améliorées, simplifiées ou supprimées par la dématérialisation des factures.
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les impacts de la dématérialisation sur la gestion du poste client en identifiant les causes de retard dont la détection ou la gestion peut être simplifiée par la dématérialisation
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les impact sur la relation client de la dématérialisation des factures, en identifiant les bénéfices clients permis par une meilleure réponse aux demandes d'interopérabilité ou par un accès facilité des clients à leurs factures aux moments où cela peut être opportun.
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les effets plus globaux de la suppression du papier dans le fonctionnement et des opportunités qu'apporte le format électronique des documents de facturation (qui peuvent alors être embarqués dans les relances, dans les extrants ou portails...).
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