Dématérialisation des factures obligatoire : se préparer avec le bon prestataire à l'obligation 2024
L'obligation de dématérialiser ses factures à partir de 2024 pour toutes les entreprises française approche. Il faut anticiper et se préparer car la mise en conformité n'est pas simple et les impacts de la non-préparation pourront être très importants.
Identifier l'impact d'un retard dans la mise en œuvre de l'obligation est facile : il suffit d'estimer l'impact sur la situation financière de l'entreprise de 10% de factures non transmises, 20%... 30%... A partir de quel moment l'ampleur des retards de paiement rend la situation intenable ?
Cela paraît excessif... mais en réalité c'est la risque auquel une entreprise s'expose à partir de juillet 2024. En effet, si 10, 20 ou 30% (voire plus) de la facturation est bloquée car ne se conformant pas aux obligations, ces factures ne pourront pas passer par le Portail Public de Facturation (PPF). Or les factures qui ne passent pas par le PPF ne sont pas validées et donc seront bloquée. Ce qui signifie en conséquence une dérive en proportion de l'encours client et inévitablement une consommation de BFR dans les mêmes proportions.
Bref, se préparer à la dématérialisation des factures obligatoire dès maintenant est une bonne idée pour éviter de voir son BFR dériver dès juillet 2024.
Sur le chemin critique de la préparation à l'obligation de factures dématérialisées se trouve le choix du prestataire. En réalité 2 prestataires : un prestataire pour émettre (selon les vagues d'obligation : 2024, 2025 ou 2026) et un prestataire pour recevoir. Cela peut être le même, cela peut être 2 prestataires différents. En réalité il vaut mieux 2 prestataires différents car les sujets ne sont pas identiques et la valeur ajoutée sur le volet émission des factures n'est pas la même que sur le volet réception.
ette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Dématérialisation des factures obligatoire : les points de vigilance
L'impact principal de la réforme est la nature de la facture dématérialisée à partir de juillet 2024. En effet, si actuellement un PDF peut faire office de facture dématérialisée il ne le pourra plus lorsque la dématérialisation des factures sera obligatoire. A ce moment là la facture électronique sera définie comme un ensemble de données conforme au minimum d'information nécessaire et incluant des contrôles sur les données de facturation. Le premier point de vigilance pour la mise en œuvre de la dématérialisation des factures obligatoire est donc de pouvoir produire et émettre ce flux de données.
Un impact non négligeable de la dématérialisation des factures obligatoire est dans les modalités de facturation. Les erreurs ou petits défaut qui passent avec le papier car on s'arrange toujours avec le client facturé ne seront plus possibles. Il faudra des factures sans erreur car la correction passera dans la plupart des cas par un avoir et une nouvelle facture. Sans compter les cas particulier identifiés dans les spécifications de la DGFIP pour l'application de l'obligation (voir les spécifications).
Autre point de vigilance, l'adressage des factures. Une facture dématérialisée n'a rien à faire de l'adresse postale. Par contre elle doit contenir les bonnes clés de routage pour toucher son destinataire. Surtout en passant par le futur portail public de facturation qui sera au centre du dispositif de dématérialisation des factures obligatoire. L'adressage des factures dématérialisées sera défini par le client "facturé". Il décidera si il est identifié par son SIREN ou son (ou ses) SIRET ou par son (ou ses) SIRET complétés d'un code service défini par lui. Si la facture ne porte pas les bonnes informations, son acheminement sera compliqué voire impossible.
Enfin, un autre point de vigilance pour respecter la dématérialisation des factures obligatoire dès 2024 est la production du e-reporting sur les règlements reçus. Ce e-reporting devra être réalisé plusieurs fois par mois, ce qui requiert que le pointage des règlements soit réalisé au même rythme.
Dématérialisation des factures obligatoire : critères de choix
Trouver le bon prestataire, partenaire, pour mettre en place l'obligation est important car de nombreux acteurs plus ou moins spécialisés se positionnent sur le sujet "dématérialisation des factures" profitant du vent favorable de l'obligation.
4 questions clé sont à poser afin de faire le choix. Une seule réponse négative suffit à éliminer un prestataire de la sélection.
-
Traite-t-il la facture comme un document PDF ou comme un flux de données ? Il est établi que pour l'application de la dématérialisation de factures obligatoires la facture est considérée comme un ensemble de données et que les images PDF ne seront pas admises par le dispositif de la DGFIP. Sur cette base, un prestataire qui considère la facture uniquement comme une image sans savoir traiter ses données en détail de ligne est d'emblée hors des clous.
-
Peut-il contrôler les informations de routage ? Les factures devront être transmises sur des SIREN ou des SIRET. Un prestataire qui ne gère que des adresses e-mail sans savoir gérer (et contrôler) les données de routage comme les SIREN ou SIRET est d'emblée hors des clous.
-
Sait-il manipuler les données contenues dans la facture ? Des contrôles de cohérence et de validité devront être réalisés avant de déposer les factures dématérialisées dans le futur dispositif obligatoire. Manipuler des données est le minimum, savoir à quoi elles correspondent et anticiper les contrôles pour intercepter les erreurs avant de faire le dépôt sur le Portail Public de Facturation sera pertinent. Un prestataire qui ne maîtrise pas les données de a facture et ne peut procéder à leurs contrôles est d'emblée hors des clous.
-
Maîtrise-t-il les cas de facturation ? Il y a plus de 30 cas métier identifiés pour l'application de la dématérialisation des factures obligatoire. Ne gérer que des "factures" sans gérer les notes de débit, les relevés, les factures d'acompte... empêche de faire face aux particularités de ces variantes. Un prestataire qui ne gère que des "factures" est d'emblée hors des clous.
Soyez informé de nos évènements, actualités, nouveautés et tous les supports ou documents mis à disposition