Facturation client démat : maintenant que je dématérialise je peux…

Beaucoup de choses deviennent possibles dès qu'on passe entre facturation client démat. La dématérialisation va simplifier et faciliter de nombreuses tâches ou activités du quotidien des administration des ventes. Des actions deviennent possibles ou sont facilitées par la facturation client démat. Certes la contrepartie est de la rigueur et de la précision car la dématérialisation repose sur des données précises et fiables, mais le ratio entre la rigueur nécessaire et les avantages de la facturation client démat vallent largement la peine de se lancer sans modération mais avec rigueur et attention.

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1. Maintenant que je dématérialise je peux... Ebook Qweeby trace la voie de vos factures clients © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019

20. Maintenant que je dématérialise, je peux Qweeby SAS 33 boulevard Antonio Vivaldi, 42000 Saint-Etienne 04 27 10 00 00 contact@qweeby.com www.qweeby.com Contactez-nous Du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00 04 27 10 00 00 contact@qweeby.com

3. Maintenant que je dématérialise, je peux 3 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 1. Savoir immédiatement quels sont mes clients qui ont reçu et consulté leurs factures AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Je crée mes factures PDF sur mon logiciel de gestion, je les imprime, je les mets sous pli et je les affranchis. Ensuite, je les poste pour les envoyer à mes clients. Elles sont envoyées par courrier normal et je n’ai donc aucun moyen de m’assurer qu’elles arriveront à bonne destination et dans un délai raisonnable. Je crée mes factures clients sur mon logiciel de gestion, en 2 clics, je les dépose au format PDF sur un répertoire spécifique « Qweeby » installé sur mon ordinateur puis je les envoie en une seule fois à tous mes clients. Quel que soit le format souhaité par mon client, EDI, PDF interopérable, Chorus Pro... et même papier, Qweeby gère cela pour moi. Je peux ensuite vérifier qu’elles ont bien été transmises et savoir si elles ont été consultées par les destinataires. Je peux ensuite automatiser des relances pour celles qui n’ont pas été consultées et paramétrer des alertes pour m’aider à prioriser mon suivi. ✓ Une traçabilité totale et immédiate ✓ L’assurance de bonne réception par les récepteurs ✓ Un suivi facilité pour fiabiliser la gestion du poste client ✓ L’automatisation des alertes et relances de non-réception

4. Maintenant que je dématérialise, je peux 4 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 2. Identifier avant l'échéance les factures qui ne sont pas arrivées chez leur récepteur AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES La facture de mon client est arrivée à échéance et le paiement n’a toujours pas été effectué. J’appelle mon client qui m’indique qu’il n’a pas reçu la facture, pourtant je l’ai bien envoyée par courrier il y déjà quelque temps... Je transmets mes factures, grâce à la solution de dématérialisation Qweeby, quel que soit le format attendu par mes clients (EDI, PDF interopérable, Chorus Pro...). Je peux ensuite facilement suivre et tracer mes factures, m’assurer de leur bonne réception par mes clients, et identifier avant l’échéance celles qui n’ont pas été reçues et agir en conséquence (relances...). ✓ Une transmission garantie et sécurisée ✓ Les éventuels retards de paiement anticipés ✓ La gestion du poste client améliorée ✓ La possibilité de m’assurer avant l’échéance que toutes les factures ont été reçues

5. Maintenant que je dématérialise, je peux 5 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 3. Déclencher des relances automatiques pour les factures non payées ou non consultées AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Difficile d’identifier à l’avance d’éventuels retards de paiement de la part de mes clients. Cela peut être dû à une facture non reçue, un oubli de la part de mon client, une volonté de retarder le paiement... Mais sans visibilité sur la bonne réception des factures par mes clients, je ne peux pas prévoir de relances à bon escient lorsque cela est nécessaire. Grâce à la solution de dématérialisation Qweeby, je consulte rapidement le statut de mes factures émises, de la transmission à la réception et la notification de paiement. Je peux alors identifier si la facture a été consultée ou non, payée ou non et ainsi déclencher des relances automatiques au bon moment pour anticiper et réduire les éventuels retards de traitement et de paiement des factures. Grâce aux vues personnalisées, j’ai directement accès aux bonnes informations. ✓ Un meilleur suivi du poste client ✓ Une anticipation des éventuels retards de paiement ✓ Un gain de temps

6. Maintenant que je dématérialise, je peux 6 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 4. Consulter mes factures en un clic quand je veux AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Je consulte mes factures sur mon outil de gestion ou bien je les recherche puis les consulte dans mes archives papier mais je n’ai pas d’information sur l’état de ma facture et je perds du temps. Grâce à la solution de dématérialisation Qweeby, j’ai accès à une plateforme sécurisée 24h/24 et 7J/7 qui me permet rapidement de retrouver et consulter toutes mes factures émises ainsi que leur statut, de la transmission à la réception et la notification de paiement. Je dispose de nombreux critères de recherche pour facilement avoir accès aux factures que je souhaite. (recherche dynamique multicritères) ✓ Une plateforme sécurisée ✓ Un suivi en temps réel, accessible 24h/24 et 7J/7 ✓ Simplicité et rapidité ✓ La possibilité de faire des recherches selon de nombreux critères

7. Maintenant que je dématérialise, je peux 7 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 5. Partager l'accès à certaines factures avec d'autres personnes dans mon entreprise AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Certains de mes collaborateurs ont besoin de consulter des factures émises mais n’ont pas accès au logiciel de gestion ou aux archives. Je dois donc les rechercher pour eux, les imprimer et leur transmettre, ou leur envoyer par e-mail. Je perds du temps et eux aussi. Sur la plateforme collaborative et sécurisée Qweeby, je peux donner un accès personnalisé avec des droits différents à mes collègues. Ils peuvent ainsi consulter quand ils en ont besoin les factures qui les concernent et effectuer des actions (relances, envoi de duplicatas...) s’ils sont autorisés à le faire. ✓ Une plateforme collaborative accessible 24h/24 et 7J/7 ✓ Des accès personnalisés ✓ Une collaboration interne facilitée ✓ La possibilité de déléguer le suivi des factures clients et les relances

8. Maintenant que je dématérialise, je peux 8 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 6. Intégrer mes factures à l'extranet client AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Certains de mes clients souhaitent recevoir leurs factures directement sur leur extranet. Pour satisfaire leur demande, je dois manuellement soit ressaisir chaque facture, soit déposer le fichier de la facture. Je dois renouveler l’opération autant de fois que nécessaire. Je perds du temps. Ces opérations sont chronophages. Grâce à la solution de dématérialisation Qweeby, mes clients reçoivent leurs factures là où ils souhaitent les trouver et dans le format attendu. Grâce aux services (API) de Qweeby, les factures peuvent facilement être intégrées directement dans mon Extranet. Elles peuvent même être envoyées par mes outils d’e-mailling pour mes clients qui reçoivent par notification e-mail. ✓ Une continuité de service et de la satisfaction pour mes clients ✓ La possibilité pour mes clients de retrouver leurs factures avec leurs commandes ✓ Un plus pour l’image de mon entreprise ✓ Un gain de temps pour moi

9. Maintenant que je dématérialise, je peux 9 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 7. Envoyer un duplicata de facture en un clic AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Mon client souhaite un duplicata de facture, je dois rééditer un original de la facture, l’imprimer, le mettre sous pli, l’affranchir et de nouveau l’envoyer à mon client par courrier, ou bien la renvoyer par e-mail, sans garantie qu’il la reçoive bien. Une tâche supplémentaire à rajouter dans ma journée déjà bien chargée. Avec Qweeby, j’accède rapidement à la plateforme de suivi de mes factures émises et en un clic je peux renvoyer un duplicata conforme à mon client rapidement, en toute sécurité et avec l’assurance de sa bonne réception. Si je préfère un envoi papier mais que je ne souhaite pas m’embêter à l’imprimer, mettre sous pli, affranchir une seule facture..., je peux le déclencher automatiquement également depuis la plateforme. Qweeby le gère pour moi avec un partenaire de courrier industriel. ✓ Simplicité et rapidité ✓ Une continuité de service pour mes clients ✓ Un impact réduit sur ma charge de travail

10. Maintenant que je dématérialise, je peux 10 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 8. Réduire mon budget affranchissement et frais généraux AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Chaque mois, j’imprime, je mets sous pli, j’affranchis et j’expédie un volume conséquent de factures à mes clients. Je consomme du papier, des enveloppes et je dépense de l’argent pour l’affranchissement. Dématérialiser mes factures clients avec Qweeby me permet d’éliminer ces phases chronophages et de réduire considérablement les coûts liés à la facturation papier. Plus besoin d’imprimer, plus de mise sous pli et plus besoin d’affranchir pour envoyer mes factures à mes clients. ✓ Un gain économique sur les coûts opérationnels ✓ Un gain de temps ✓ Un gain d’énergie

11. Maintenant que je dématérialise, je peux 11 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 9. Envoyer toutes mes factures en une seule fois, quels que soient les formats et les modalités souhaités par mes clients AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES J’ai des clients donneurs d’ordres, des clients publics... ils ont des attentes différentes en matière de factures. Certains souhaitent les recevoir dans un format spécifique (EDI, PDF, papier...), d’autres souhaitent que je les dépose sur un extranet, un portail (Chorus Pro...), une plateforme de e-procurement ou les recevoir par e-mail. Autant de demandes différentes qui me demandent des actions spécifiques à chaque fois pour trier les factures et les envoyer à mes clients selon leurs souhaits. Grâce à la solution de dématérialisation Qweeby, je n’ai plus à trier moi-même les factures selon les attentes de mes clients. Je crée mes factures PDF sur mon outil de gestion, je les confie toutes à Qweeby qui se charge ensuite de les trier et de toutes les transmettre selon les formats et modalités identifiés par mes clients. Et pour mes clients qui souhaitent recevoir leurs factures en format papier, aucun souci, Qweeby les envoie pour impression directement sur mon imprimante et je les envoie ou bien je peux également déléguer cette tâche à un prestataire de courrier industriel via Qweeby. ✓ Un gain de temps ✓ Une solution universelle de dématérialisation de mes factures clients ✓ Une continuité de service pour mes clients

12. Maintenant que je dématérialise, je peux 12 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 10. Organiser mes factures selon des critères personnalisés afin d'optimiser ma gestion du poste client AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Pour rechercher la ou les factures qui m’intéressent, pas d’autre solution que de les rechercher et les différencier manuellement. Le tri n’est pas rapide, c’est fastidieux. J’accède rapidement et en quelques clics à l’ensemble de mes factures. Finies les recherches laborieuses dans de nombreux classeurs pour retrouver un document. Mes factures sont conservées et accessibles pendant 15 ans sur la plateforme sécurisée Qweeby, conformément à la législation européenne en vigueur. Grâce à la plateforme collaborative et sécurisée Qweeby, je peux créer des vues personnalisées pour simplifier et optimiser ma gestion du poste client (uniquement les nouveaux clients, les factures d’un certain montant, clients avec escomptes...). ✓ Des affichages personnalisés selon mes critères ✓ La possibilité d’organiser mes clients par groupe ✓ Une plateforme collaborative accessible 24h/24 et 7J/7 ✓ Une recherche personnalisable, simple et rapide ✓ La conservation de mes factures clients, sécurisée et conforme à la législation

13. Maintenant que je dématérialise, je peux 13 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 11. Concentrer mon temps et mon énergie sur mes missions à valeur ajoutée pour l'entreprise AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Chaque mois, j’imprime, je mets sous pli, j’affranchis et j’expédie un volume conséquent de factures à mes clients. Cela me prend beaucoup de temps et d’énergie à chaque fois pour des tâches sans réelle valeur ajoutée alors que pendant ce temps-là, du travail continue de s’accumuler. Grâce à la solution de dématérialisation Qweeby, en 2 clics, j’envoie toutes les factures à mes clients. Plus besoin de les imprimer, de les mettre sous pli, et de les affranchir. Toutes ces tâches chronophages et sans valeur ajoutée sont éliminées. Cela me permet donc de me concentrer sur mon cœur de métier et des fonctions plus essentielles pour mon entreprise. ✓ Un gain de temps et d’énergie ✓ Une concentration sur le véritable cœur de métier de la fonction financière

14. Maintenant que je dématérialise, je peux 14 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 12. Trier et isoler facilement les factures à ne pas envoyer AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Certains de mes clients m’identifient des factures à ne pas envoyer pour diverses raisons (montant insuffisant, consignes particulières, process interne...). Après avoir imprimées toutes mes factures clients, je dois les parcourir manuellement pour identifier celles à ne pas envoyer et les mettre de côté. Cela me prend du temps supplémentaire. Grâce à la solution de dématérialisation Qweeby, je crée mes factures sur mon outil de gestion en format PDF puis je les confie toutes à Qweeby qui se charge de faire le tri et isoler celles qui ne doivent pas être envoyées. Les doubles originaux dématérialisés sont eux bien conservés pendant 15 ans sur la plateforme (selon la législation européenne en vigueur) et j’y accède facilement. ✓ Un gain de temps et d’énergie ✓ La gestion de mon poste client facilitée ✓ Moins de risques d’erreurs ou d’oublis

15. Maintenant que je dématérialise, je peux 15 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 13. Envoyer automatiquement les pièces jointes avec mes factures AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Certains de mes clients souhaitent que je leur joigne d’autres documents à leur facture (bordereau de livraison ou devis émargé...). Je dois donc manuellement associer chaque document à la bonne facture pour envoyer le tout à mon client et répondre à sa demande. Grâce à la solution de dématérialisation Qweeby, j’optimise la gestion de mon temps. Selon un paramétrage personnalisé, je peux facilement joindre des documents annexes à mes factures. Il me suffit de scanner les différentes pièces jointes puis de les stocker sur un répertoire dédié et ils sont ensuite ajoutés automatiquement à la facture correspondante lors du dépôt sur le module d’envoi. En 3 clics, j’envoie mes factures et leurs pièces jointes. ✓ Un gain de temps ✓ L’automatisation du rattachement de pièces jointes aux factures selon les clients et les pièces

16. Maintenant que je dématérialise, je peux 16 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 14. Personnaliser l'envoi par e-mail pour répondre aux de - mandes spécifiques de mes clients AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Certains de mes clients souhaitent recevoir leurs factures par e-mail avec des requêtes spécifiques qui leur faciliteront la réception et le traitement de l’e-mail et la facture. Pour cela, je dois identifier les factures concernées et procéder à l’envoi personnalisé pour respecter ces contraintes (mention spéciale à faire figurer dans l’objet de l’e-mail, pas de signature...). Cela me prend du temps et me demande une action différente pour chacun de ces e-mails. Grâce à la solution de dématérialisation Qweeby, je peux paramétrer toutes ces demandes spécifiques lors de la mise en œuvre. Je crée mes factures au format PDF sur mon outil de gestion, je les dépose via le module d’envoi et Qweeby se charge de faire le tri et d’identifier les factures concernées afin de générer automatiquement l’envoi par e-mail en respectant les contraintes identifiées. Je n’ai plus à m’en occuper à chaque fois. ✓ Un gain de temps ✓ Une continuité de service pour mes clients ✓ Moins de risques d’erreurs ou d’oublis

17. Maintenant que je dématérialise, je peux 17 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 15. Fournir un accès personnalisé et sécurisé à mes clients pour qu'ils accèdent à leurs factures en toute autonomie AVANT AUJOURD'HUI LES BÉNÉFICES Mes clients me sollicitent régulièrement pour recevoir un duplicata ou pour d’autres demandes. Cela me prend du temps supplémentaire dans des journées déjà bien remplies. Grâce à la solution de dématérialisation Qweeby, je mets à la disposition de mes clients un service supplémentaire. Via un accès personnalisé, accessible 24h/24 et 7J/7, ils peuvent facilement et rapidement retrouver toutes les factures que j’émets pour eux, électroniques et doubles originaux dématérialisés des factures papier, archivées fiscalement et accessibles pendant 15 ans selon la législation européenne en vigueur. Ils sont plus autonomes et me demandent moins de duplicatas. ✓ Un accès direct et sécurisé pour mes clients ✓ Une plateforme collaborative pour interagir facilement et rapidement avec mes clients ✓ Plus d’autonomie pour mes clients ✓ Un gain de temps aussi pour mes clients

19. Maintenant que je dématérialise, je peux 19 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 La simplicité d'une solution universelle innovante VOUS CLIENT CLIENT CLIENT VOUS Un process en 3 étapes qui allie simplicité et sécurité ÉTAPE 1 Vous générez vos factures au format PDF depuis votre outil de gestion ÉTAPE 2 Qweeby récupère directement toutes vos factures en une seule fois sur votre poste de travail ÉTAPE 3 Qweeby transmet les factures selon les modalités demandées par vos clients

18. Maintenant que je dématérialise, je peux 18 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 16. A propos de Qweeby Qui sommes-nous ? Créée en 2009, Qweeby est un "pure-player", sur le marché du B2B et B2G. Opérateur, propriétaire de sa solution, Qweeby est l'architecte des flux sortants de factures et de leur traitement grâce à sa technologie spécifiquement développée pour la dématérialisation dynamique des factures clients : véritable levier de progrès pour la productivité et la maîtrise de votre poste client. Un positionnement pertinent La dématérialisation dynamique est l'échange de données exploitables d'un émetteur vers un récepteur en lien direct avec ses outils de gestion, sans passer par un projet complexe. Qweeby est une solution unique et innovante de dématérialisation dynamique de vos factures au format requis par vos clients et à partir des factures PDF générées par votre système. Vous répondez à toutes les demandes de dématérialisation de vos clients actuels et fu - turs sans toucher à vos outils. La traçabilité des échanges et l'archivage sont garantis conformément au cadre légal et fiscal. Les chiffres clés 10 ans d' expertise 2432 de + e-factures opérées par heure 1 500 000 de + factures électroniques gérées par mois 65 000 de + utilisateurs actifs de la solution Qweeby 617 émetteurs connectés

2. Maintenant que je dématérialise, je peux 2 © Qweeby SAS - Tous droits réservés - Août 2019 SOMMAIRE 1. Savoir immédiatement quels sont mes clients qui ont reçu et consulté leurs factures 3 2. Identifier avant l'échéance les factures qui ne sont pas arrivées chez leur récepteur 4 3. Déclencher des relances automatiques pour les factures non payées ou non consultées 5 4. Consulter mes factures en un clic quand je veux 6 5. Partager l'accès à certaines factures avec d'autres personnes dans mon entreprise 7 6. Intégrer mes factures à l'extranet client 8 7. Envoyer un duplicata de facture en un clic 9 8. Réduire mon budget affranchissement et frais généraux 10 9. Envoyer toutes mes factures en une seule fois, quels que soient les formats et les modalités souhaités par mes clients 11 10. Organiser mes factures selon des critères personnalisés afin d'optimiser ma gestion du poste client 12 11. Concentrer mon temps et mon énergie sur mes missions à valeur ajoutée pour l'entreprise 13 12. Trier et isoler facilement les factures à ne pas envoyer 14 13. Envoyer automatiquement les pièces jointes avec mes factures 15 14. Personnaliser l'envoi par e-mail pour répondre aux demandes spécifiques de mes clients 16 15. Fournir un accès personnalisé et sécurisé à mes clients pour qu'ils accèdent à leurs factures en toute autonomie 17 16. A propos de Qweeby 18

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