Dématérialisation des factures B2B : un cocktail de bénéfices et bienfaits
Dématérialisation des factures B2B : des bénéfices opérationnels
Facturer les clients dans le B2B coûte cher en temps et en moyens La dématérialisation des factures B2B est une source réelle et rapide d'économies car les factures papier coûtent cher. Ce ne sont pas seulement le coût d'affranchissement et celui du papier qui sont en jeu. Il s'agit avant tout de temps passé à produire la facturation papier ou une version manuelle basique d'envois e-mail. D'autant que ce temps grandit selon la complexité des cas de facturation à gérer : destinataires multiples (centres payeurs, tiers validateurs...) ajout de documents, contraintes clients pour déposer les factures sur des plateformes (Chorus, SY, Cegedim, Coupa, Ariba...).
La dématérialisation des factures B2B réduit fortement le temps passé à produire et envoyer la facturation client. Elle facilite le travail de l'ADV (administration des ventes) et libère du temps inutilement consommé par des actions chronophages ou sans valeur ajoutée telles que des renvois de factures ou de duplicatas.
L'automatisation du maillon "transmission des factures" par le service de dématérialisation des factures B2B apporte de la sécurité, grâce à la traçabilité des envois, et de la sérénité, par la prise en charge de cas usuellement gérés manuellement. Moins de tâches inutiles, du temps gagné sur des tâches à faible valeur ajoutée et la suppression de coûts inutiles : le bilan de la dématérialisation des factures B2B commence bien.
Dématérialisation des factures B2B : au service du poste client
Le plus important avec la dématérialisation des factures client B2B, c'est ce qu'elle permet de faire pour les clients et pour renforcer la relation commerciale.
Cela commence par la capacité à répondre facilement aux demandes qui se développent pour déposer les factures sur des plateformes et portails : Chorus, Tradeshift, Freedz.... Ces manipulations réalisées à la main prennent un temps croissant : il est essentiel de les automatiser pour éliminer le temps requis à satisfaire ces contraintes client. Systématiser la réponse à ces demandes clients sécurise la relation avec eux et renforce la capacité de l'entreprise à travailler avec des clients grands comptes.
Surtout, le recours à un service de dématérialisation des factures B2B apporte des bénéfices aux clients qui peuvent accéder sans limites aux factures : ils gagnent en autonomie et donc sollicitent moins l'ADV ou la comptabilité.
Une solution de dématérialisation des factures B2B permet d'aller plus loin en intégrant les factures dans le parcours client pour qu'il les retrouve sur un portail client directement en lien à ses commandes ou son historique général d'activité, ou pour faciliter l'accès de tous les utilisateurs de la société qui ont besoin d'accéder aux factures sans que les outils ou le système d'information leur permette.
Mise en œuvre simple et rapide directement à partir de vos factures PDF
La dématérialisation des factures B2B fiabilise vos processus
L'envoi des factures dans le B2B est devenu un espace complexe où les modes de transmission hétérogènes cohabitent. Le temps où tout partait d'un bloc en papier est terminé. Désormais il faut gérer des envois multimodaux avec un peu de papier, des envois e-mail respectant des modalités particulières (car traités par des automates peu souples), de la dépose plus ou moins simple sur des plateformes plus ou moins conviviales (Chorus, Ariba, Sy... ) et des envois e-mail à des destinataires plus ou moins protégés (anti-spams, mail-in-black...) dont les adresses e-mail peuvent contenir des erreurs ou changer régulièrement, avec un risque de déperdition réel (blacklistage, indésirables...).
Réaliser tout cela à la main est possible. Mais horriblement long et fastidieux.
Un service de dématérialisation des factures B2B va couvrir tous ces cas et contraintes avec un traitement unique. Directement en aval de la facturation, il gère les modalités applicables à chaque client, en respectant les obligations règlementaires et fiscales. Couplé à une prestation optionnelle de courrier industriel, il peut même prendre en charge les envois papier qui subsistent. L'envoi de la facturation se limite alors à quelques clics et tout est traité par le service de dématérialisation.
Dématérialisation des factures B2B et DSO
Ce n'est pas la dématérialisation des factures qui va impacter les délais de paiement : pousser une facture papier ou facture électronique ne change rien à l'affaire. L'avantage de la facture électronique est qu'elle est tracée et qu'elle embarque des actions automatiques. Le suivi est facilité et il est simple de détecter les factures non prises en charge par les clients destinataires, ou perdues, et intervenir tôt en amont de l'échéance pour s'assurer qu'elles soient prise en charge à temps pour éviter un retard de paiement.
Surtout, l'automatisation du processus d'envoi et de la détection d'incidents libère du temps pour les équipes en charge du poste client : ce temps peut être alors consacré au suivi et à la relance proactive, ce qui est plus utile que débourrer une imprimante ou mettre des factures sous pli.
Par ailleurs, un service de facture électronique va automatiser des actions de relance préventive personnalisables par client. Sans être miraculeuses, ces relances préventives permettent de réduire les retards car elle ont un effet sur les clients peu organisés ou tentés de tirer sur les délais. Elle permettent également de détecter les problèmes en amont de l'échéance plutôt qu'en aval, et donc de le résoudre au plus tôt.
Le calendrier définitif des obligations applicables à la facturation B2B est enfin connu
Le calendrier d'application des obligations concernant la facturation entre assujettis domestiques est enfin connu. Le déploiement des obligations sera entre septembre 2026 et septembre 2027. Au plus tard le 1 er décembre 2027. C'est la troisième version, le troisième report ; probablement le dernier. Cela laisse le temps de mettre votre facturation client en conformité avec les obligations réglementaires. Il ne faut pas pour autant trainer car le plan d'action est chargé afin de s'assurer que vos factures client atteindront leurs destinataires et seront payées
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Dématérialisation des factures client : quel ROI attendre ?
La dématérialisation des factures client permet un ROI certain. Toutefois l'importance du ROI dépend de ce que l'on fait avec la dématérialisation. En effet, le champ des possible est large et il est possible de juste chercher à faire des économies par rapport à des coûts certains (le papier et l'affranchissement), tout comme il est possible d'aller beaucoup plus loin pour optimiser ses processus voir pour améliorer son fonctionnement.
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