Obligation dématérialisation de factures en 2024
A compter du 1er juillet 2024, les entreprises françaises seront obligées (ordonnance 2021 1190) de recourir à la facture électronique pour leurs transactions domestiques :
1- Obligation de recevoir des factures électroniques conformes à compter de juillet 2024 pour TOUTES les entreprises
2- Obligation d'émettre des factures électroniques conformes à compter de juillet 2024 pour les Grandes Entreprises, juillet 2025 pour les ETI et juillet 2026 pour les autres. Avec possibilité d'anticiper la date d'obligation.
3- Obligation de fournir des informations régulières sur les paiements émis et reçus (e-reporting).
4- L'obligation dématérialisation de factures concerne uniquement les flux B2B domestiques. Les flux de facturation B2C ou hors France seront remontés via des flux d'information de synthèse (e-reporting).
La notion de facture électronique conforme est importante. A partir de juillet 2022 un PDF image ne sera plus considéré comme une facture électronique. La facture électronique conforme à l'obligation dématérialisation de factures sera un jeu de données sur lequel le contrôle des mentions légales et données obligatoires aura été effectué. Ces contrôles seront réalisés lors de son dépôt (obligatoire) sur le Portail Public de Facturation ou PPF qui sera mis en place à l'occasion de cette obligation dématérialisation de factures. Le dépôt sur le Portail Public de Facturation se fera sous la forme d'un fichier électronique dit "socle minimum" (3 formats possibles : Factur-X, CII ou UBL) validé par une série de contrôles (dont le contrôle d'existence du destinataire par son SIREN ou son SIRET).
L'obligation de recevoir ne concerne que les factures conformes et non les PDF images. Si l'acceptation est antérieure à l'obligation dématérialisation alors cela peut perdurer. Par contre à partir du 1er juillet 2024, une entreprise qui n'avait pas accepté de recevoir des PDF image pourra continuer à les refuser même si son fournisseur concerné n'est pas encore obligé d'émettre des factures conformes. Dans tous les cas jusque juillet 2024, l'article 289-6 du CGI maintient la nécessité de l'accord du récepteur pour lui transmettre des factures électroniques. Dans tous les cas, le récepteur pourra récupérer les factures sur le Portail Public de Facturation ou via un prestataire de dématérialisation de son choix interfacé avec le prestataire de l'émetteur.
Le dépôt des factures sur le Portail Public de Facturation sera systématiquement complété par des données de paiement. Ces données seront fournies par l'émetteur ET par le récepteur. Ces informations porteront sur les paiement reçus par l'émetteur des factures, et les paiements émis par les récepteurs des factures.
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Se préparer dès maintenant à l'obligation dématérialisation de factures
Il y a dès cet instant 3 actions qui peuvent être engagées immédiatement pour anticiper l'obligation dématérialisation de factures en 2024
Première action : mettre à jour le référentiel clients et fournisseurs, Et organiser son maintien durable à jour. En effet, les flux de facturation seront gérés au niveau SIREN ou SIRET ou SIRET + code service. C'est le client qui décidera comment les factures doivent lui être transmises et si il accepte le niveau supérieur. Bref, si un client impose la transmission sur SIRET + code service, avec refus de passer au SIREN, alors des factures transmises avec un mauvais SIRET et/ou sans le code service seront bloquées. Elles ne seront pas prises en charge par le PPF et donc n'arriveront pas au client qui ne sera pas en état de les régler. Pareil pour les fournisseurs.
Un référentiel client parfait est donc un premier prérequis, et compte tenu du temps pour mettre à jour le référentiel, il vaut mieux attaquer dès maintenant.
Deuxième action : mettre son processus de facturation d'équerre. D'une part car les erreurs de facturation vont vite tourner au cauchemar entre la transmission des factures et avoir, et le e-reporting. Les avoirs partiels seront notamment une source de difficultés, il faut tout de suite en anticipation de l'obligation dématérialisation de factures 2024 déployer des pratiques de facturation qui limitent les erreurs et facilitent leur gestion.
Par ailleurs, la DGFIP a identifié une trentaine de cas spécifiques de facturation pour lesquels des règles sont posées dans le cadre de l'obligation de dématérialisation. Il est donc pertinent dès maintenant de vérifier que ses processus de facturation et de gestion sont cohérent avec les cas identifiés et s'assurer que la facturation est fiable.
Troisième action : choisir son prestataire de dématérialisation. Deux cas de figure. Soit un Opérateur de Dématérialisation qui fera la dépose des factures et du e-reporting sur le PPF, soit un Prestataire de Dématérialisation Partenaire ou PDP qui transmettra à la fois sur le PPF et vers le PDP du destinataire.
Le PDP donc sera nécessaire pour les émetteurs qui envoient vers des clients qui ne reçoivent pas via le Portail Public de Facturation mais imposent de passer par leur PDP. Cela sera le cas par exemple de grands comptes qui veulent plus de données que celles contenues dans le socle minimum géré par le PPF, ou qui utilisent des format différents des 3 formats gérés par le PPF, Factur-X, CII ou UBL (exemple : Edifact, ebXML, GS1 XML...). A l'inverse si tous les clients acceptent de recevoir via le PPF, un Opérateur de Dématérialisation sera suffisant.
A cet instant les obligations des PDP ne sont pas définies officiellement donc AUCUN acteur peut annoncer qu'il sera PDP. Seule des déclaration d'intention son valides. L'immatriculation des PDP commencera fin 2023 sur la base d'un cahier des charges qui sera publié dans le courant du 2ème semestre 2022.
Obligation dématérialisation de factures : le rôle des prestataires
La dépose des factures sur le Portail Public de Facturation devra respecter des règles précises qui conduisent au recours à un prestataire. Le dépôt manuel sera toutefois possible mais il sera fastidieux et chronophage.
Deux cas sont à distinguer :
Soit les factures passent uniquement sur le Portail Public de Facturation, c'est à dire que tous les destinataires, les clients facturés, sont joignables par le PPF. Dans ce cas l'entreprise doit recourir uniquement à un Opérateur de Dématérialisation ou OD. L'OD peut être l'éditeur de l'ERP ou un prestataire tiers capable de déposer les factures au format attendu par le PPF. Ce format attendu, dit "socle minimal" consiste en un jeu de données obligatoires, en en-tête et pied pour commencer et en détail de ligne dans un second temps, au format Factur-X ou CII ou UBL, ayant validé les contrôles sur les données obligatoires et la cohérence des données.
Soit les factures ne peuvent pas passer uniquement par le Portail Public de Facturation car certains clients souhaitent des données qui ne sont pas dans le socle minimum ou ils veulent recevoir les factures selon un format différent des 3 formats du socle minimum. Ce sera le cas avec certains donneurs d'ordres qui attendent des données métier qui ne sont pas dans les données obligatoires du socle, ou un format différent (exemple Edifact d96 ou GS1 XML). Dans ce cas l'entreprise devra recourir à un Prestataire de Dématérialisation Partenaire (immatriculé auprès de la DGFIP). Le cahier des charges n'est pas encore publié : il le sera durant le second semestre 2022 pour que les immatriculations commencent fin 2023.
Les liens utiles pour mieux comprendre l'obligation dématérialisation de factures
Les spécifications de la DGFIP
La foire aux questions de la DGFIP
Pour en savoir plus sur l'obligation, nous vous proposons le replay d'une conférence sur l'obligation dématérialisation de facture lors de la journée client de Qweeby - décembre 2021
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