Anatomie d'une facture Factur-X : qu'est ce et comment cela fonctionne-t-il ?
- facture x est un format électronique qui combine un visuel de la facture x avec un fichier XML des données de facturation
- Cette combinaison permet de traiter manuellement ou automatiquement de la facture en facture x
- facture x permet 5 niveaux de détail dans les informations gérées
Format facture x en clair : anatomie d'une facture facture x, qu'est-ce et comment cela fonctionne-t-il ?
Facture x est la star du moment. Beaucoup en parlent, même si en réalité peu l'utilisent et peu comprennent comment cela fonctionne. Qweeby produit pour ses clients des factures au format facture x depuis 2020 après avoir participé à la mise en œuvre de ce standard dès 2016.
Format facture x : plusieurs couches pour faire une facture
Le format facture x est né d'une idée simple : permettre avec une même facture électronique (un seul et même fichier) de permettre indifféremment un traitement humain ou un traitement automatisé, tout en assurant les garanties nécessaires à des factures (authenticité, intégrité et pérennité). Le format facture x inclut donc les prérequis nécessaires pour tout cela, et surtout il facilite la détection automatique du traitement à appliquer.
Facture x est un format totalement normalisé et standardisé. S'il ne l'était pas, l'automatisation serait impossible et l'objectif ne serait pas atteint. Cela commence par un fichier PDF durable et garantissant la pérennité du la facture conformément à sa durée de vie (conservation fiscale). Le format PDF est donc le PDF A3 qui renvoie à un standard ouvert non verrouillé (non propriétaire) par le créateur du PDF : le format de fichier PDF est stable dans le temps et surtout il est indépendant des évolutions que la maison Adobe pourrait lui apporter ou d'éventuels brevets limitant l'utilisation, ou contraignant à des droits de propriété intellectuelle. C'est un premier point.
Ce fichier PDF constitue le lisible de la facture, c’est-à-dire sa présentation intelligible par l'utilisateur humain ; ce qu'on appelle également "la restitution en clair" qui est une obligation pour la dématérialisation des factures sous forme de données. Ce fichier visuel va embarquer ensuite un fichier de données, sous la forme d'un fichier attaché dans le PDF. Cet attachement respecte des règles d'attachement stables, définies par le standard PDF A3. Ce règles standardisées, stables et univoques, permettent à un automate d'aller tout de suite regarder là où il doit trouver ce qu'il cherche (le fichier des données) pour l'utiliser directement sans équivoques sur la signification de chaque information.
Le service de e-facture Qweeby, notre vision de ce que vos factures méritent.
Qweeby est né pour s'occuper des factures client avec une vision moderne de la gestion du poste client. Nous voulons permettre aux entreprises de tirer tous les bénéfices opérationnels de la facturation électronique dans leur quotidien et non pas juste remplacer le papier par des documents virtuels PDF avec des bénéfices très limités…
Format facture x ou comment associer deux usages en un seul document
Le fichier de données est lui-même standardisé dans son format (c’est-à-dire l'organisation des données via une structure XML) et dans la sémantique (les données utilisées conformément à la norme NF EN 16931). Le format facture x prévoit 5 niveaux de richesse informationnelle. Le format de base "minimum" ne contient que les données minimales de la facture, sans le détail des lignes : uniquement des informations d'en-tête et de pied. Progressivement, les autres formats embarquent de plus en plus d'informations pour aboutir au format "extend" qui embarque les informations les plus détaillées de la facture, avec le même niveau de détail et de précision qu'un fichier EDI (échange de données)
(source : FNFE)
Enfin, de manière optionnelle, mais fortement recommandée, le format facture x embarque une signature numérique qui assure l'authenticité et l'intégrité du fichier. L'authenticité consiste à reconnaitre avec certitude l'origine du document : qui l'a produit et scellé par une signature numérique. L'intégrité porte sur la conformité du document dans le temps : si le document a été modifié après sa signature, il sera possible d'identifier cette modification. Non la modification précise en elle-même, mais le fait qu'il y a eu modification et que de ce fait le document a été altéré : il n'est plus totalement conforme au document d'origine.
La conception du format facture x présente l'avantage de faciliter indifféremment une gestion manuelle ou automatique sans incommoder l'être humain. Ce dernier n'est pas perturbé par un contenu sans intérêt ou ni utilité pour lui puisqu'il ne le voit pas et arrive directement sur la facture en mode lisible ! Contrairement au schéma UBL ou GS1 XML qui embarque le fichier visuel dans le fichier de données, rendant de ce fait compliqué la récupération de ce lisible par un intervenant humain (d'autant que le lisible est alors encodé informatiquement, donc illisible à l'œil humain).
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