Facturation : tout se joue dès l'envoi facture electronique
Un tiers des causes de retards de règlement des factures client n'a pas de rapport avec l'échéance ou avec le client. Contrairement à la facture papier, la facture électronique permet de mettre ces causes de retard sous contrôle, notamment en permettant de valider le passage de jalons incontournables par la facture sur son trajet vers le règlement à échéance. Ces jalons aident à sécuriser les étapes clés du traitement des factures dès l'envoi facture electronique afin de réduire le risque d'un retard de paiement.
Bien entendu mettre ces causes de retard sous contrôle ne provoque pas d'office un règlement de la facture électronique à échéance à coup sur dans 100% des cas. Ce serait miraculeux et l'envoi de factures électronique ne le garantit pas. Toutefois, une fois que ces causes de retard sont éliminées ou gérées bien en amont de l'échéance et dès l'envoi facture, le risque d'un retard décroit et ne dépend plus que de la bonne volonté du client et des réels problèmes (litiges notamment).
Les causes de retard qui peuvent être mises sous contrôle par un envoie facture electronique sont :
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Non réception de la facture
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Perte de la facture ou oubli
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Non recevabilité (donnée ou information ou justificatif manquant)
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Litige déclaré tardivement
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Problème de validation non lié à la facture en elle même.
Comme on le voit ces causes ne sont pas négligeables et leur impact peut être chiffré à 5 jours de DSO dans le pire des cas, soit 11% de dérive de BFR (eh oui !). Cela peut semble excessif, mais il suffit de regarder dans la pratique le nombre de fois où des relances pré- ou post-échéance aboutissement à la réponse : "nous n'avons pas la facture pouvez-vous la renvoyer s'il vous plaît ?" ou à l'énoncé d'un désaccord genre "il manque la référence commande, notre P/O" qui aurait pu être indiqué par le récepteur dès réception de la facture.
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
L'essentiel se passe après l'envoi de la facture
La facture électronique permet de systématiser des points de contrôle et dérouler leur validation sans que cela tourne au cauchemar. En effet, contrôler le bon passage par les factures d'étapes clé n'est pas possible avec des factures papier ou des factures envoyées par push d'un e-mail. Par contre un service d'envoi facture electronique va permettre :
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De vérifier que les factures son bien reçues et donc identifier les factures pour lesquelles il y a un doute. Les factures transmises en interopérabilité (plateformes ou EDI) ainsi que celles avec un lien tracé peuvent fournir la certitude qu'elles sont reçues. Les autres méritent toute l'attention et les contrôles éventuels dans les jours qui suivent l'envoi pour vérifier qu'elles sont bien reçues. C'est la première étape, la plus importante, car une facture envoyée mais pas reçue ne sera pas payée, même avec un envoi facture electronique.
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De solliciter la confirmation de la recevabilité de la facture de la facture. Savoir que les factures sont recevables, c'est à dire qu'elles portent bien toutes les mentions et informations nécessaires par le client pour être payée, est essentiel. A défaut, il faut vite apporter les informations nécessaire avant l'échéance pour réduire le risque d'un paiement hors délai.
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De solliciter la confirmation de validation de la facture par le client Là aussi, savoir que la facture est valide et ne donne pas lieu à un litige constitue une sécurité. A contrario savoir que le client déclenche un litige est une information qu'il vaut mieux avoir avant l'échéance pour le traiter avant cette échéance et donc éviter un retard de paiement.
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De collecter des informations de paiement. Cerise sur le gâteau : savoir que le paiement est émis (même pour une date différente de l'échéance) est fortement utile et permet de s'occuper de relancer les factures pour lesquelles l'information du règlement manque.
La logique est "en creux", c'est à dire qu'une fois certaines facturées "validées" dans le processus, on peut détecter les factures qui ne sont pas validées, qui n'ont pas passé l'étape : ce sont celles dont il faut s'occuper.
L'envoi facture electronique est le début
Mettre en place ces points de contrôle est impossible avec le papier ou des envois e-mail. Un service de facture électronique est nécessaire pour tracer le parcours de chaque envoi facture electronique car chaque envoi peut être suivi avec précision et automatisé. Des règles peuvent alors permettre de définir es actions à engager de manière automatique selon chaque point de passage pour le prévenir ou le traiter, et le cas échéant remonter la facture incriminée à l'utilisateur en charge d'intervenir.
Comme toujours, il vaut mieux prévenir que guérir et connaître les flux de facturation sans problème aide à identifier ceux qui mérite qu'on s'occupe d'eux pour les traiter en amont, le plus possible, de l'échéance.
Utiliser les informations disponibles ou que l'on peut obtenir du client en automatisant des sollicitations aide à focaliser l'attention pour résoudre les incidents avant qu'ils aient un impact. Par exemple, systématiser les relances dans les 3 ou 5 jours qui suivent l'envoi d'une facture pour confirmer sa réception ou pour demander au client de confirmer la réception, aide. Ceci en complément de toutes les confirmations dont la collecte peut être automatisée comme pour chaque envoi facture dematerialisee en interopérabilité où une confirmation de transmission est systématique.
Dans la même logique, on peut demander aux clients de valider plusieurs jours avant l'échéance la recevabilité de la facture (qu'il ne manque rien pour sa prise en compte), voir un peu plus tard que la facture est bien validée (qu'aucun litige ne s'oppose à son règlement). Encore une fois, cela peut s'automatiser progressivement avec les retours fournis par les transmission interopérables. La partie relevant de réponses des clients devant inévitablement décroître avec le temps.
Enfin, cela peut aussi se faire avec les règlements pour avoir l'information. Même si elle n'est pas satisfaisante (paiement ultérieur à l'échéance prévue), savoir qu'un paiement est mis est toujours intéressant et permet de se focaliser sur les autres factures.
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