Facturation en ligne et facture électronique : est-ce différent ?
La plupart des services de facturation en ligne permettent de générer des factures électroniques. Toutefois, ils permettent également de générer des factures imprimées qui seront envoyées par la poste. C'est au choix de l'utilisateur. Et généralement l'envoi de la facture sous forme électronique se limite à l'envoi d'un PDF par e-mail. Un service de facturation en ligne gère rarement les formats d'interopérabilité ou même le format Factur-X.
A l'inverse un service de facture électronique dispose interfaces en ligne mais il ne permet pas de générer des factures destinées à être imprimées pour un envoi par courrier. Egalement, les bons services de facture électronique vont gérer l'ensemble des formats d'interopérabilité pour transmettre les factures selon les attentes de tous les clients quelles que soient leurs attentes, sans se limiter à pousser un PDF image par e-mail
Cependant la principale différence entre un service de facturation en ligne et un service de facture électronique est que le service de facturation vise à établir les factures, et que le service de facture électronique vise à les transmettre.
La génération des factures par le service de facturation en ligne se fait en général en relation directe avec les devis et permet également de suivre les règlements à la manière d'une gestion commerciale.
De son côté un service de facturation électronique ne permet pas l'établissement des factures, ni la gestion des devis et autres actions de gestion commerciale.
Cette ressource vous aide à améliorer votre facturation car :
Facturation en ligne : établir la facture
Le rôle premier d'un service de facturation en ligne est de faciliter l'établissement des factures. Nous parlons ici de la réalisation de la facture avec les données client, les information des articles ou services concernés par la facture, les informations commerciales type conditions générales de vente du client, les données de paiement (RIB sur lequel le règlement est attendu...) ainsi que toutes les mentions légales requises sur une facture comme les mentions légales.
Cette opération d'établissement de la facture se réalise en lien avec le devis et les informations de livraison. Ainsi les principaux services de facturation en ligne permettent de créer un devis, puis le convertir en bon de livraison pour ensuite le transformer en facture. Il permettra également le cas échéant la génération d'une facture d'acompte ou d'un avoir si le déroulé de la transaction le requiert.
Un outil de facturation en ligne va également permettre la gestion de la relation commerciale avec les clients. A commencer par la gestion des données clients pour facturer mais plus généralement pour les commandes, livraisons, paiements... L'outil fera la synthèse des factures par client avec les fonctionnalités de suivi pour distinguer les factures réglées des factures non payées, suivre les relances... et donc avoir une vision du compte client.
Enfin, le service permettra de générer les données du livre client ou à minima le journal de vente pour alimenter les outils comptables.
Facture électronique
Le service de facture électronique transmet les factures mais ne les établit pas. Ainsi le service de facture électronique vient en aval de la facturation, qu'elle soit gérées sur un ERP, une gestion commerciale ou un service de facturation en ligne pour assurer la transmission de la facture au(x) client(s) selon les modalités qu'ils attendent. L'interopérabilité permet de livrer les factures dans les outils des destinataires et donc leur éviter de devoir courir sur de nombreuses interfaces pour récupérer les factures que leurs fournisseur leur ont envoyées.
Le service de facture électronique assure également une traçabilité détaillée des envois et automatise de nombreuses actions liées à la transmission pour relancer la factures ou faire des rappels.
Certes, la plupart des services de facturation en ligne incluent le push des factures par e-mail sous forme d'une fichier PDF. Cette incursion dans le domaine de la facture électronique est en généralement limité car cet envoi n'est pas tracé et se limite à pousser une image au client. Ainsi les attentes client pour des flux interopérables, des formats comme l'EDI ou le GS1 XML ne sont pas couvert par le service de facturation en ligne.
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Bénéfice
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