Facture électronique gratuite : oui, mais non !
En première approche une facture électronique est un PDF poussé par e-mail. A ce titre il n'y a pas de raison pour payer cela puisque n'importe quel outil d'envoi de mail peut le faire. Facture électronique gratuite : a priori indiscutable.
Ceci n'est pas totalement juste.
En effet, une facture électronique ce n'est pas un PDF poussé par e-mail. Et il n'est pas nécessaire d'attendre juillet 2024 pour le comprendre (nota : en juillet 2024 la notion de facture électronique change au regard du droit français pour passer de "facture générée et transmise sous forme électronique", à "ensemble de données structurée contenant un minimum de données obligatoires contrôlées").
3 raisons expliquent qu'en réalité une facture électronique relève d'un service payant et qu'il est dangereux d'attendre la facture électronique gratuite
1- une facture électronique relève d'obligations fiscales. La gratuité ne s'engage pas face aux obligations. Bref une facture électronique gratuite risque de présenter des limites de conformité et surtout en cas de problème la facture électronique gratuite n'engagera sa responsabilité qu'à hauteur de son coût, et donc pas très haut.
2- une part importante et croissante des factures électroniques arrive chez des clients qui ont des attentes pour automatiser leur traitement. Ils se satisfont de moins en moins d'un simple PDF poussé en pièce jointe et attendent de plus en plus des flux de données en interopérabilité avec leurs outils de gestion des factures fournisseur. Un PDF est certes une facture électronique gratuite, mais si au bout les clients n'en veulent pas, quel est l'intérêt de l'opération ?
3- pousser un PDF par e-mail sans l'accompagner de services et de fonctionnalités revient à pousser une bouteille à la mer. Cela ne coûte pas cher, simplement parce que cela ne vaut rien.
Finalement, une facture électronique gratuite ne vaut pas grand chose et se paie par d'autres aspects...
Cette ressource vous aide à améliorer votre facturation car :
Une facture électronique gratuite ne vaut rien
La gratuité, cela se paie. Réduire la facture électronique au push d'un PDF qui doit être gratuit, revient à oublier les coûts inévitables qui vont découler de cette opération et à passer à côté des bénéfices que la mise en œuvre de la facture électronique peut apporter à l'entreprise.
En effet, pousser un PDF est gratuit. Mais le temps passé ensuite à renvoyer les e-mails non reçus parce qu'interceptés par des antivirus ou des anti-spams est-il également gratuit ? Le temps passé à traquer les factures impayées (après échéance) parce non reçues et dont la non réception n'a pas été détectée, le temps passé à faire un suivi éparpillé des factures envoyées au fil de l'eau sans interface qui remonte les informations de suivi, permet de faire des trics ou des recherches multicritères, ou même propose de réaliser des actions en masse. Ce temps ne se voit pas, mais est-ce pour autant qu'il ne compte pas ?
En fait, remplacer la facture papier par un PDF poussé par e-mail permet de réduire le coût de la facturation. C'est indiscutable puisqu'on supprime le papier et les coûts d'affranchissement. Cela donne l'impression en première approche d'une facture électronique gratuite. Par contre, l'impact sur l'organisation et la gestion du poste client est nul car on a juste supprimé un support mais on n'a pas dégagé de pistes d'améliorations. Les manipulations, contraintes et limites liées au papier demeurent et aucune réelle amélioration de la performance de l'entreprise n'est engagée.
Bref, oui c'est une facture électronique gratuite mais elle ne rapporte pas grand chose et surtout on passe à côté de ses bénéfices principaux.
Le ROI d'une facture électronique
Oui une véritable facture électronique n'est pas gratuite et cela s'explique facilement. D'une part car un opérateur de facture électronique va assurer la conformité fiscale en traçant les flux de manière à respecter les obligations de piste d'audit fiable. Il va permettre de signer les PDF pour les mettre en conformité avec l'article 289-VII 2 du Code Général des Impôts. Il va également assurer l'archivage des documents en conformité avec les obligations fiscales (en savoir plus). Tout cela a un coût et ne peut pas être gratuit.
Ensuite, un opérateur de facture électronique va proposer de la valeur sur la partie transmission. Il pourra proposer des interopérabilités avec les plateformes des clients destinataires, pour fiabiliser le flux et surtout assurer la concordance avec leurs attentes. Il pourra également tracer les envois, même par e-mail, pour fiabiliser les transmissions et vous assurer que vos factures arrivent. En effet, avec une facture électronique gratuite vous savez qu'elle est partie. Mais l'important est de savoir qu'elle est arrivée.
Enfin, un prestataire de facture électronique va proposer des interfaces et services utiles pour le suivi et la relance des factures afin de vous permettre de mettre sous contrôle, dès l'envoi, une partie des causes classiques des retards de paiement qui n'ont pas de rapport avec l'échéance. Il pourra même vous proposer des fonctionnalités avancées pour gérer des pièces jointes ou embarquer du paiement sur les factures.
En résumé, une facture électronique gratuite c'est une économie limité sur le coût d'envoi, une véritable facture électronique, payante, c'est un levier d'amélioration de performance et de réduction de l'encours client.
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