Existe-t-il un courrier type dématérialisation factures client ?
Un tel courrier type dématérialisation factures client n'existe pas pour la simple et bonne raison que chaque projet, chaque déploiement, chaque contexte de la dématérialisation des factures client est différent.
Nous pouvons identifier de bonnes pratiques pour communiquer avec ses clients dans le cadre d'un projet de dématérialisation des factures client (en savoir plus).. L'essentiel à cette étape clé du déploiement est d'obtenir l'adhésion des clients et idéalement leur accord pour la transmission de factures dématérialisées (eh oui, l'accord du destinataire est nécessaire, voir ici).
La communication et l'envoi d'un courrier type dématérialisation factures client n'est d'ailleurs qu'une étape parmi d'autre dans le projet de dématérialisation de ses factures. Plusieurs actions jalonnent la démarche et peuvent impacter la relation client (en savoir plus) et favoriser la réussite du projet.
En clé de voute se trouve la démarche d'organisation du déploiement. La stratégie qui sera mise en œuvre sa toujours spécifique à l'entreprise qui se lance dans la dématérialisation de ses factures et à l'organisation de son déploiement selon les profils de ses clients, les attentes que certains peuvent exprimer et les contraintes ou objectifs que l'entreprise se donne. Dans beaucoup de cas, il n'est même pas nécessaire d'imaginer un tel courrier type car il ne sera ni utile ni nécessaire !
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Bien organiser son déploiement ou diffuser un courrier type dématérialisation factures client?
La communication avec ses clients dans le cadre d'un projet de dématérialisation des factures s'adapte au contexte.
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Quelle proportion des clients ont déjà des outils pour la dématérialisation de leurs factures fournisseurs ? Dans certains secteurs et certaines activité, la proportion des clients publics pour lesquels il faut passer par la plateforme Chorus Portail Pro est importante et rend limité la part des clients restants. c'est également le cas dans la distribution ou dans certains secteurs industriels où la dématérialisation est déjà bien diffusée. En parallèle une proportion de client croissante s'équipent d'outils tels que Freedz ou Yooz.
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Quel est le profil des clients ? Inévitablement certains clients sont plus enclins que d'autres à accepter la dématérialisation des factures. C'est une affaire de génération mais aussi de fonctionnement de l'entreprise. On pourrait dresser une courbe en U car ce sont plus les entreprises modestes qui rechignent là où les indépendants ou TPE y voient de la facilité, tout comme les entreprises importantes qui se sont dotés d'outils ou on mis en place des processus de dématérialisation des factures fournisseur.
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Quelles configurations faut-il anticiper ? Une fois l'analyse du portefeuille client effectué il faut identifier les schémas qui vont s'imposer : EDI, interopérabilités, push e-mail, interopérabilités... Il est rare qu'un déploiement se fasse avec une seule configuration, surtout dans la perspective des obligations de 2024.
Si un courrier s'impose, que faut-il y indiquer ?
En fonction des configurations de dématérialisation des factures client identifiées et du schéma de déploiement, un courrier de communication peut s'imposer.
Les recommandation de Qweeby pour réaliser son courrier de communication de la dématérialisation des factures sont groupées ici.
En synthèse rapide, le courrier dématérialisation factures client doit aborder :
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les possibilités proposées, en incluant selon les besoin les interopérabilités, l'EDI, le format Factur-X...
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les bénéfices utilisateur : accès direct aux factures sans limite de temps...
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Le calendrier de mise en œuvre.
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