Dématérialisation des factures fournisseur
Les factures passent du fournisseur au client. Côté fournisseur on va faire la dématérialisation des factures transmises aux clients, ou dématérialisation des factures client. Côté client on gère la dématérialisation des factures fournisseur, c'est à dire les factures reçues des fournisseurs.
Comme chaque acteur déploie les dématérialisations de ses factures client et de ses factures fournisseur à son propre rythme. Les flux ne concordent donc pas et chaque dématérialisation ne se fait pas d'un seul coup. Au contraire il va falloir pour chacun gérer progressivement ses déploiements, côté fournisseur ou côté client, dans le cadre de son (ou ses) projet(s) de dématérialisation.
Les enjeux et bénéfices des deux volets de la dématérialisation des factures ne concordent pas, loin de là. Côté dématérialisation des factures client, les enjeux sont plus délicats et tiennent surtout au suivi de la facturation et au pilotage du poste client (en savoir plus).
Côté dématérialisation des factures fournisseur, il s'agit de maîtriser ce qui est facturé par les fournisseurs et de sécuriser le respect des délais de paiements applicables. Le sujet va ainsi couvrir 3 aspects :
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Centraliser les factures fournisseur afin d'homogénéiser leur traitement indépendamment du fournisseur ou du support de transmission
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Déployer des processus de contrôle et de validation unifiés pour vérifier les prix, les quantités, les conditions, la conformité des factures avec les commandes et livraisons...
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Automatiser les actions de comptabilité : l'intégration dans la comptabilité, les paiements selon les délais contractuels...
C'est donc surtout une affaire de processus et de gestion indépendante du cadre fiscal. La dématérialisation des factures fournisseur peut en effet se faire sans que les factures aient été émises en dématérialisation fiscale et les exemplaires papier des factures reçues peuvent être conservés.
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Les bénéfices de la dématérialisation des factures fournisseur
Pour le client qui reçoit les factures, la dématérialisation des factures fournisseur présente les bénéfices suivant :
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Centralisation des factures reçues dans un processus de traitement unifié
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Réduction des coûts par la réduction du besoin de reprographie, manipulations, duplications...
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Contrôle et suivi facilité des factures reçues des fournisseurs
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Fiabilisation des contrôles et de la validation des factures fournisseurs, surtout dans les organisation complexes ou décentralisées
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Pilotage fin des encours fournisseurs et surveillance des délais de règlement pour sécuriser leur respect
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Réduction du risque de perte de facture ou prise de retard dans le traitement
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Automatisation (ou simplification) des contrôles des factures reçues : prix, quantités, concordance avec les commandes et les livraisons.
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Intégration directe dans informations dans les outils comptables et ERP, génération automatisée d'écritures ou d'opérations pour simplifier et faciliter la comptabilité fournisseur.
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Réduction des quantités de papier à stocker et manipuler
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Les différences entre la dématérialisation des factures fournisseur et celle des factures client
Les deux versants de la dématérialisation sont différents et mobilisent des expertises différentes. Il est rare qu'un même opérateur maîtrise parfaitement les deux aspects avec le même niveau d'expertise.
La dématérialisation des factures client concerne surtout la diffusion et la distribution des factures aux clients. Il faut alors maîtriser les flux de données ainsi que tous les protocoles techniques qui permettent de respecter les interopérabilités, l'EDI, les formats (comme Factur-X).... Juste pousser par e-mail une image PDF ou produire un fichier Factur-X est limité et peut vite bloquer le déploiement de la dématérialisation des factures client. A titre d'illustration il suffit de consulter le périmètre des fonctionnalités de Qweeby (voir ici) pour visualiser ce qu'un opérateur de dématérialisation des factures client réalise.
Côté dématérialisation des factures fournisseur, le sujet porte sur la capacité à collecter et gérer des factures d'origines différentes : papier, e-mail, EDI, interopérabilités... afin de tout centraliser dans un processus unifié. Ensuite, il s'agit de proposer des workflows de traitement permettant de contrôler et modéliser les schémas de validation de l'entreprise : souvent simple mais parfois complexes. Enfin, arrive toute la partie intégration et automatisation comptable pour laquelle l'interfaçage avec les outils de gestion est importante.
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