Dématérialisation fiscale des factures : qu'est-ce ?
La dématérialisation fiscale des factures signifie que l'échange des factures se fait dans le respect du cadre fiscal. Il est ainsi permis de supprimer les exemplaires papier pour ne garder que les versions dématérialisées des factures.
Ainsi, si les modalités de réalisation de l'échange des factures sont conformes aux obligations réglementaires, alors les factures dématérialisées portent la valeur fiscale. On parle dans ce cas de dématérialisation fiscale des factures. Lorsque l'échange n'est pas totalement conforme aux obligations de l'article 289-VII du Code Général des Impôts, alors les factures dématérialisées ne peuvent pas porter la valeur fiscale. Il est alors nécessaire d'avoir des factures papier pour porter la valeur fiscale. On parle ici de dématérialisation de factures non fiscale.
On constate ainsi que la dématérialisation des factures peut se réaliser sans respecter totalement le cadre fiscal. Cela impose alors que des exemplaires papier soient conservés par chaque partie (fournisseur et client) en complément des flux de données.
Par exemple, certains clients donneurs d'ordres (notamment de la distribution) demandent parfois à leurs fournisseurs de leur transmettre les factures en EDI mais sans s'engager ou imposer au respect des obligations de l'article 289-VII 3° du Code Général des Impôts. L'avantage pour eux est de recevoir les données de facturation sous une forme exploitable pour automatiser les traitements, Avec ces données ils peuvent mieux analyser puis détecter les écarts éventuels, et réduire les coûts de traitement des factures reçues de ses fournisseurs. La valeur fiscale n'est pas prioritaire dans ce cas où seuls les aspects "traitement" et "coût" comptent.
Côté fournisseur par contre, l'envoi systématique en complément de l'envoi électronique ressemble clairement à une double charge. Les bénéfices et avantages sont uniquement du côté du récepteur, l'émetteur de son côté fait un envoi en double.
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Dématérialisation fiscale des factures, quels sont les acteurs ?
La chaîne de traitement d'une facture fait intervenir de nombreux acteurs. De sa production, par un outil de gestion commerciale ou un ERP, à son intégration côté client, dans son ERP ou ses outils comptables. La circulation de la facture du fournisseur au client mobilise souvent de nombreux intervenants de manière assez symétrique puisque ces intervenants interviennent d'un côté pour l'émetteur et de l'autre pour le récepteur. Dans un cadre de dématérialisation fiscale des factures, il est important que ces intervenants soient bien alignés afin d'éviter la rupture de forme qui conduirait à perdre la valeur fiscale du flux de facturation dématérialisé que le fournisseur a émis vers son client, ou réciproquement. Comprendre les acteurs et définir ses critères de choix est essentiel (en savoir plus).
Entre les deux, la facture peut passer dans les mains d'un prestataire EDI qui va la transformer en un flux de données pour l'Echange de Données Informatisé et la transmettre au prestataire EDI du client récepteur. La facture peut aussi être stockées dans un archivage électronique (type GED ou Gestion Electronique de Documents), elle peut passer par une prestation d'éditique ou de BPO qui va gérer l'envoi par mode e-mail ou un bypass courrier (mais alors il ne s'agit plus forcément de dématérialisation fiscale des factures).
Comment interviennent les acteurs de la dématérialisation fiscale des factures ?
Tous les intervenants ne sont pas à même d'assurer la dématérialisation fiscale des factures. Trop souvent les solutions dérivées du papier proposées par des acteurs venant du papier se limitent à la transmission d'un document facture sans assurer la conformité fiscale. Il y a alors un risque sérieux pour l'émetteur et le récepteur de se faire retoquer en cas de problème.
Par contre, les acteurs de l'EDI ou assimilés (comme Qweeby) sont très sensibilisés à la valeur fiscale des flux de facturation et s'engagent pour assurer une dématérialisation fiscale des factures totalement valide de bout en bout.
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