Dématérialisation fiscale des factures clients : choisir son prestataire.
La dématérialisation des factures est un domaine où les opérateurs et prestataires ne manquent pas... et en apparence ils se ressemblent tous et font tous la même chose. Rien n'est moins vrai. Ce nombre des prestataires peut paraître une bonne chose : plus de choix fait jouer la concurrence. Cependant c'est surtout un risque non négligeable de se tromper pour une entreprise qui se lance dans la dématérialisation fiscale de ses factures clients car beaucoup de solutions ont un périmètre limité qui limitera de fait le potentiel du projet de dématérialisation des factures.
En effet, si la diversité est une bonne option pour faire son choix, elle est également liée à la diversité du sujet et à ses nombreuses ramifications qui font que les opérateurs de dématérialisation fiscale des factures ne se valent pas tous et qu'il est facile de faire fausse route. Une fois une partenaire choisi il est souvent délicat de changer et donc il est préférable de faire d'emblée le bon choix. Une analyse précise de ses besoins et ambitions est la clé de tout pour prendre la bonne direction.
Examinons plusieurs critères de choix à prendre en compte. La première chose est de préciser les attendus fiscaux : dématérialisation simple ou dématérialisation fiscale des factures clients ? La nuance est d'importance car les modalités d'application des obligations fiscales ne sont pas sans importance.
La deuxième chose est de border son périmètre : la dématérialisation des factures fournisseur est elle associée à la dématérialisation des factures client ? Ce sont deux choses différentes et bien souvent traiter les deux ensemble conduit à faire des quottes-mal taillées car peu d'opérateurs sont bons sur les deux versants.
La troisième chose est de comprendre les attentes des clients à qui seront transmises les factures dématérialisées.
Enfin, quatrième chose à clarifier, les attendus du projet au sens ROI et bénéfices. En effet, tous les prestataires n'apportent pas les mêmes bénéfices et donc les bénéfices attendus guident la choix du prestataire.
Examinons ci-dessous ces 4 points clés du choix d'un prestataire de dématérialisation fiscale des factures clients.
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Dématérialisation fiscale des factures clients : quels sont les attendus fiscaux du projet ?
Premier axe clé pour le choix d'un prestataire de dématérialisation : la dimension fiscale. Ceci est particulièrement important pour 2 raisons.
Première raison car la dématérialisation des factures client peut se conformer aux obligations fiscale de plusieurs manières. Il faut donc comprendre, comme nous le verrons par ailleurs, les attentes des clients afin de vérifier la capacité du prestataire à proposer les schémas de dématérialisation fiscale des factures clients qui répondent aux demandes des clients. Par exemple si une partie des clients veulent de l'EDI fiscal, il faudra pouvoir en faire. Or tous les prestataires ne savent pas en faire... A l'inverse, si une partie des clients veut autre chose que de l'EDI fiscal, il faudra pouvoir apporter une réponse autre que de l'EDI fiscal.
Deuxième raison car pour certains prestataire la dématérialisation fiscale des factures client se réalise forcément en mode "piste d'audit fiable". Cette option, valide, est lourde de conséquences (en savoir plus) et l'émetteur doit s'assurer qu'il est totalement conforme. A minima il doit avoir connaissance de cette contrainte qui peut être imposée de manière implicite. En cas de doute ou de difficulté, il est préférable d'opter pour un schéma de dématérialisation type PDF signé.
Dans les deux cas, la connaissance du périmètre fiscal attendu est clé pour déjà présélectionner le prestataire en éliminant ceux par-trop restrictifs ou inadaptés.
Le périmètre du projet de dématérialisation fiscale des factures clients.
Il s'agit ici d'une question clé : dématérialisation fiscale des factures clients ou dématérialisation des factures fournisseur ? La confusion est courante alors que les sujets sont radicalement différents. Traiter les factures fournisseur, cela revient à organiser la collecte des factures entrantes, organiser leur traitement de contrôle et de validation, et automatiser ensuite tout ce qui relève de la comptabilité et des paiements. C'est le classique cycle "Purchase-to-pay".
A l'inverse le traitement des factures clients concerne des factures sortantes qui doivent être transmises par les bonnes voies aux clients. On pourrait résumer en disant que d'un côté on gère le courrier reçu pour le donner aux bonnes personnes et faciliter ton traitement, alors que de l'autre on va porter les lettres chez leurs destinataires. Il s'agit d'un sujet différent et de fait les prestataires qui sont bons sur l'un des aspects ne le sont pas nécessairement bons sur l'autre versant.
Les attentes des clients concernés par la dématérialisation fiscale des factures
Tous les clients n'ont pas les mêmes processus et modalités pour gérer les factures reçues de leurs fournisseurs. A ce titre il est donc nécessaire de comprendre les attentes des clients afin de choisir un prestataire apte à apporter une réponse à chaque attente pour les différents clients du portefeuille actuel ou futur.
En effet, la dématérialisation fiscale des factures clients, ce n'est pas "PDF pour tout le monde". Sans attendre les obligations à venir pour 2024, il y a une grande diversité dans les attentes des clients récepteurs qui peuvent pour certains se satisfaire d'un PDF ou pour d'autres exiger de l'EDI ou une interopérabilité avec leurs outils de gestion des factures fournisseur. Un projet de dématérialisation des factures client n'a aucun intérêt s'il ne couvre pas tous les cas de figure liés au portefeuille client de l'entreprise. Mettre en place une solution qui pousse des PDF par e-mail pour ensuite imposer aux équipes de l'administration des ventes d'aller déposer à la mano des factures sur des portails clients est totalement stupide.
Par ailleurs, de plus en plus de clients s'équipent d'outils de traitement qui peuvent recevoir des factures au format Factur-X. Cette tendance est une tendance de fond qui va inévitablement se renforcer. Il faut donc d'emblée prioriser la capacité à produire des factures au format Factur-X dans le choix de son prestataire de dématérialisation fiscale des factures client.
Les attendus du projet de dématérialisation fiscale des factures, en termes de ROI et bénéfices
La dématérialisation des factures clients permet de nombreux bénéfices pratiques et opérationnels dans le quotidien de l'entreprise. Activer les différents bénéfices est lié à l'approche retenue. Ce ne sera pas le même projet, et donc pas le même prestataire, pour aller chercher des bénéfices sur la gestion du poste client ou sur la productivité lors de l'envoi des factures.
Forcément le choix du prestataire a un impact direct sur le sujet car tous les opérateurs de dématérialisation fiscale des factures clients ne permettront pas d'atteindre les mêmes résultats. Il est donc nécessaire de bien analyser les attendus de son projet pour établir le bon cahier des charges et ainsi sélectionner le prestataire de dématérialisation fiscale des factures clients qui aide à atteindre ses propres objectifs.
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