Facturation EDI, plateformes et portail : gérer les attentes de vos clients vous prend trop de temps
Vos clients expriment de plus en plus d'attentes particulières qui viennent perturber votre facturation b2b. Il est loin le temps où toutes les factures partaient simplement par le seul biais postal sans autre fioriture. Désormais, les clients attentent une facturation EDI, des dépôts sur leurs plateformes ou portails (tel que Chorus) ou des envois e-mails personnalisés avec des adresses spécifiques, des objets bien définis et des règles bien particulières. A respecter sinon votre facturation ne passe pas....
Votre facturation doit faire face à tous ces cas de figure hétérogènes, et si vous ne pouvez pas automatiser ou déployer de facturation EDI alors à vous de gérer manuellement ces opérations quitte à y passer un temps plus qu'excessif et vous mettre en retard sur d'autres tâches ou désorganiser totalement votre organisation.
Cela se traduit dans votre quotidien par de nombreuses tâches additionnelles qui dégradent votre productivité et empiètent de plus en plus sur vos tâches importante de cœur de métier. Surtout, ces attentes conduisent à gérer des particularités qui viennent télescoper vos processus, créer des cas particulier ou des exceptions avec des risques d'erreur, provoquant la non prise en charge par le client de la facture, ou des retards dans l'envoi de la facturation. Ces demandes se développant, il est urgent de trouver une solution pour éviter que la situation déjà compliquée devienne ingérable et excessivement consommatrice de temps.
Une solution de dématérialisation de la facturation b2b va vous aider à gérer ces demandes de facturation EDI, de dépose sur les portais ou autre envois e-mail avec des règles spécifiques. Cela rejoint ses autres avantages. Un seul traitement va gérer tous ces de figure et vous remettre dans une situation proche de l'envoi postal, lorsque toutes les factures partaient ensemble sans cas particuliers, demandes d'EDI ou autres fioritures.
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Facturation EDI, portails ou extranet : pourquoi ?
Vos clients vous demandent une facturation EDI ou des dépôts sur leurs portails, extranets... La raison est simple : ils automatisent le traitement de leurs factures fournisseur.
En clair, ils ont mis en œuvre des outils qui centralisent, unifient et fluidifient la gestion des factures qu'ils reçoivent de leurs fournisseurs. Ces outils leur permettent de déployer des processus de contrôle et de validation de factures pour s'assurer que vos factures correspondent bien à ce qu'ils ont commandé et reçu. Ensuite, les factures validées sont automatiquement intégrées dans leurs outils comptables et de paiement. En particulier cela leur permet, normalement mais ensuite c'est à eux d'appliquer, de respecter avec fiabilité le délai de paiement contractuel. Ils peuvent également suivre le traitement des factures pour connaître avec précision les encours selon les échéances, identifier les factures en retard de traitement...
Pour alimenter ces outils il faut unifier l'arrivée des factures. C'est pour cela qu'ils vous demandent une facturation EDI par exemple qui va alimenter directement leurs outils avec les données de facturation sans qu'ils doivent saisir ou numériser votre facture. Idem pour les demandes de dépôt sur des portails. L'objectif est de supprimer les manipulations de leur côté pour alimenter leur chaîne de traitement. En ricochet c'est vous que devez alors gérer cette alimentation en faisant de la facturation EDI ou en déposant vos factures sur leurs interfaces.
Moins de temps sur les webEDI ou portails
Un service de facturation b2b dématérialisée apporte une réponse à ces demandes de facturation EDI ou dépose sur des portails.
Il ne s'agit pas d'un push univoque d'un PDF en pièce jointe à un e-mail mais d'un service de facturation électronique qui saura gérer l'ensemble de ces demandes via des interopérabilités, de l'EDI, la mise au format Factur-X ou l'automatisation des opérations d'envoi de votre facturation.
Une plateforme comme Qweeby accompagne la transmission des factures aux différents clients récepteurs et peut assurer la facturation EDI, la dépose sur les portails ou plateformes de vos clients. Une telle plateforme de dématérialisation avoir l'avantage de garder les factures accessibles pour les utilisateurs de manière à leur permettre, en complément de la notification qui leur sera adressée lors de l'envoi de la facture électronique, de revenir selon leur besoin vers les factures qui sont mises à disposition (en savoir plus).
Il leur est alors possible d'effectuer des recherches, de faire des sélection et des tris, des extractions... sans solliciter l'émetteur de la facture.
Ceci bien entendu ne concerne que les utilisateurs qui n'ont pas d'outil pour gérer les factures de leurs fournisseurs. Car dans ce cas les factures sont déposées en interopérabilité directement dans leurs outils, ce qui constitue un autre avantage de la dématérialisation de la facturation, mais c'est un sujet spécifique (en savoir plus).
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