Facturation dématérialisée et efficience de votre facturation b2b
La facturation dématérialisée, qui doit être distinguée de la facturation en ligne (en savoir plus), est un levier d'efficacité et d'efficience significatif. Surtout lorsqu'elle se fait avec un service de dématérialisation performant (en savoir plus) et dans les règles fiscales (en savoir plus).
De manière synthétique 5 leviers d'efficience de la dématérialisation peuvent être identifiés :
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Productivité. La facturation dématérialisation participe à votre efficience en dopant fortement votre productivité. En effet, la dématérialisation facilite et simplifie de nombreuses opérations ou manipulations associées à la facturation b2b. Elle vous permet ainsi de gagner du temps et du confort à de nombreux instants, donc de la productivité (en savoir plus).
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Gain sur le temps d'envoi. Envoyer les factures est fastidieux lorsque l'envoi se fait par courrier car il faut imprimer, mettre sous pli... c'est globalement pareil lorsque les envois se font pas e-mail à la main. De fait, les envois sont groupés par semaine ou par décades voire par mois. Ce groupement aide à être efficace par contre il impacte les délais car les factures sont envoyées après leur fait déclencheur, voir parfois longtemps après. Cela est dommage car indirectement cela augmente le BFR. La facturation dématérialisée fait disparaître ces manipulations (en savoir plus) : il devient possible d'envoyer les factures au fil de l'eau. Non seulement les actions manuelles disparaissent, mais surtout le temps entre le fait déclencheur et l'envoi de la facture peut être significativement réduit.
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Réduction des risques d'erreurs. La dématérialisation de la facturation permet de mettre en place des contrôles ou des rétentions qui réduisent le risque qu'une facture incorrecte ou incomplète parte.
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Suivi facilité. Les interfaces et fonctionnalités d'un service de facturation dématérialisée facilitent le suivi des envois. Incomparable par rapport à des envois papier ou des e-mails manuels (en savoir plus).
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Mise sous contrôle des délais. Un tiers des retards de paiement n'ont pas de rapport avec l'échéance et peuvent être traités dès l'envoi des factures. Réduire ces retards impacte directement le BFR (en savoir plus). Un service de dématérialisation de la facturation va apporter des fonctionnalités utiles pour traiter directement ces causes de retards et ainsi contribuer à réduire le BFR.
Les avantages de la facturation dématérialisée sont indubitablement nombreux, directs et immédiats, surtout avec la plateforme de dématérialisation de la facturation Qweeby.net (en savoir plus).
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Facturation dématérialisée en pratique ?
Remplacer les factures papier par des e-mail avec des PDF n'est pas réellement de la facturation dématérialisée... La facturation dématérialisée suppose le recours à un service de dématérialisation qui va prendre en charge la facturation pour traiter en masse l'envoi des factures à l'ensemble des clients. Idéalement en proposant un choix plus large que e-mail, Chorus ou courrier postal externalisé.
Un service de facturation dématérialisée permet ainsi la transmission des factures aux clients en respectant leurs attentes comme l'EDI ou les interopérabilités avec leurs solutions de gestion des factures fournisseurs (comme Freedz ou Yooz par exemple). Cela vous évite de devoir vous connecter sur les plateformes ou portails de vos clients (comme Chorus par exemple) pour aller déposer manuellement vos factures (en savoir plus).
Par ailleurs, un service de facturation dématérialisée va automatiser de nombres manipulations liées à l'envoi telles que les filières de distribution qui parfois compliquent l'envoi des factures (centres payeurs, tiers validateurs... ; en savoir plus) ou la gestion des justificatifs à envoyer avec les facture (en savoir plus).
La vidéo ci dessous vous permet de découvrir en images le fonctionnement d'un service de facturation électronique comme Qweeby.
Adopter la facturation dématérialisée
La mise en place de la facturation dématérialisée est simple et rapide. Inutile de prévoir un projet long et complexe avec un prestataire adapté au besoin. En effet, le plus délicat dans le projet est le déploiement aux clients car il faut leurs accords (en savoir plus) et leur adhésion (en savoir plus).
Un point de vigilance important à ne pas négliger est la conformité fiscale. En effet, la facturation est avant tout un sujet fiscal et le respect du cadre réglementaire est indispensable pour éviter toute mauvaise surprise une fois le projet lancé.
Enfin, il est important de tenir compte des obligations qui arrivent pour 2024, tant pour la réception de factures électronique que pour l'émission de factures dématérialisées. Il est déjà établi que pousser un PDF image par e-mail ne sera plus admis à compter de juillet 2024, alors autant éviter quelques mois avant de partir dans cette direction non pérenne. Le choix du prestataire est important et il faut éviter de se laisser séduire par un acteur qui ne serait pas dores et déjà conforme avec les attendus qui passeront notamment pour le format Factur-X.
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