Odoo • Image et Texte

Espace client Qweeby, au cœur du service de dématérialisation de la facturation

Qweeby est un service de dématérialisation de la facturation dont l'objectif est de distribuer les factures dans les outils de chaque destinataire en interopérabilité : Yooz, Freedz, EDI, Factur-X... Toutefois, tous les destinataires ne sont pas encore équipés d'un outil de gestion des factures fournisseurs. Pour ces destinataires, le service de dématérialisation de la facturation Qweeby propose l'espace client Qweeby. 

L'espace client Qweeby permet aux récepteurs qui n'ont pas d'outil pour la gestion des factures reçues de leurs fournisseurs de centraliser l'ensemble des factures reçues via le service de dématérialisation de la facturation Qweeby. Toutes les factures transmises par Qweeby à un même destinataire se retrouvent groupées dans l'espace client Qweeby. Ainsi le destinataire n'a pas à s'éparpiller entre plusieurs outils pour ses différents fournisseurs qui utilisent le service de dématérialisation de la facturation Qweeby. 

L'espace client Qweeby fournit de nombreuses fonctionnalités utiles. Bien sur il n'a pas vocation à remplacer un outil dédié pour le traitement des factures fournisseur. Toutefois il permet gratuitement à chaque entreprise réceptrice de factures de :

  • Créer autant d'utilisateurs qu'elle le souhaite, avec plusieurs niveaux de droits et la possibilité de filtrer par fournisseur concerné

  • Paramétrer des modalités de transmission pour recevoir les factures par FTP en complément des notifications e-mail ; les notification e-mail peuvent être adaptées selon chaque utilisateur pour les recevoir au fil de l'eau, par jour ou par semaine.

  • Consulter les factures pendant 6 ans, faire des recherches et des tris

  • Récupérer les factures en masse sous forme de PDF ou de fichier CSV pour les intégrer dans leurs outils et simplifier la saisie 

  • Réaliser des actions pour chaque facture ou en masse : les passer à des collègues pour action et avec une date limite, annoter les factures reçues, déclencher un litige avec justificatif, remonter un bon à payer ou un avis de paiement voire, si l'émetteur l'a activité, déclencher directement le règlement. 

  • L'espace client est disponible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. 

L'espace client du service de dématérialisation de la facturation Qweeby n'a pas vocation à être un outil pour la gestion des factures fournisseur ; il sert à combler les limites du simple envoi e-mail qui peut se perdre ou met le récepteur en risque de perdre le fichier électronique d'origine (archive fiscale). D'autant que Qweeby peut déposer dans les outils qu'utilisent les clients : il suffit à chaque récepteur d'indiquer à son fournisseur utilisateur du service Qweeby sur quel outil mettre en place une transmission interopérable. 

L'espace client Qweeby, un atout du service de dématérialisation de la facturation

L'espace client Qweeby apporte 3 avantages au service de dématérialisation de la facturation Qweeby : 

  • Il sort le récepteur de la zone d'inconfort : recevoir des pdf par e-mail est trop basique. Ils se perdent, sont perdus... Avec l'espace client, toutes les factures transmises restent accessibles en ligne pendant 6 années associées à des fonctions utiles pour les utilisateurs à commencer par la possibilité de récupérer les factures reçues sous forme de journaux d'achat CSV pour les intégrer directement dans les outils de gestion. 

  • Il évite au destinataire des factures d'être en risque fiscal : dans le cadre de la dématérialisation fiscale des factures, l'archive fiscale d'une facture est le fichier électronique transmis. Il est donc essentiel de ne pas perdre ce fichier puisqu'il peut être nécessaire en cas de contrôle. Son impression ou une copie sans les garanties d'authenticité et d'intégrité peut être refusée par l'administration fiscale au titre d'une rupture de forme. L'espace client Qweeby garantit à tous les récepteurs qu'ils peuvent retrouver pendant 6 années toutes les factures que leurs fournisseurs leur ont transmises par le service de dématérialisation de la facturation Qweeby. 

  • Il facilite le quotidien. Même si l'espace client n'a pas objectif de remplacer un outil de gestion des factures fournisseur, il apporte des fonctionnalités utiles de base pour simplifier la réception des factures par le client destinataire. C'est sans prétention mais c'est toujours mieux que pousser des pdf image par e-mail qui se perdent (ou que les utilisateurs perdent) ou des liens dont la durée de validité est limitée qui conduisent inévitablement le destinataire à ne pas aimer la dématérialisation.  

Le service de dématérialisation de la facturation Qweeby a pour objectif de déposer les factures directement dans les outils des récepteurs. L'espace client Qweeby est une solution intermédiaire pour les cas où le destinataire des factures dématérialisées ne dispose pas d'un tel outil (en savoir plus). Dès que le destinataire dispose d'un outil de dématérialisation de la facturation fournisseur, il faut l'indiquer à Qweeby pour que les factures soient directement transmises dans cet outil. 

Derrière l'espace client Qweeby, tout un service de dématérialisation de la facturation 

Le service de dématérialisation de la facturation Qweeby s'adresse à toutes les entreprises qui souhaitent bénéficier des avantages de la dématérialisation. Le service permet de : 

  • Répondre à toutes les demandes des clients : EDI, portails, plateformes, Ariba, Coupa, Cegedim, Tradeshift. Un traitement unique prend les factures en charge en aval de la facturation et s'occupe de tout pour répondre à toutes les demandes ou attentes des clients destinataires. Et cela directement à partir des factures PDF générées par votre facturation qu'elle soit sur un ERP, une gestion commerciale ou même Excel. 

  • Faciliter, fluidifier et simplifier l'envoi de leurs factures. Savez-vous que l'envoi de vos factures peut consommer l'équivalent de 5 jours de travail (en savoir plus) par mois pour brasser du papier et réaliser des tâches héritées du papier auxquelles nous sommes tellement habitués que nous ne les voyons plus ? Le service de dématérialisation de la facture Qweeby permet d'automatiser l'essentiel de ces tâches pour alléger le quotidien des équipes en charge de la facturation (en savoir plus).

  • Optimiser leur poste client. Un tiers des retards de paiement ont une cause sans rapport avec l'échéance de la facture ou le client de bonne foi (en savoir plus). La dématérialisation de la facturation avec un service adapté permet de mettre ces causes de retard sous contrôle. Elle permet d'aller plus loin encore pour faciliter et simplifier le suivi des factures et donc libérer plusieurs jours de DSO et donc réduire le BFR (en savoir plus).


Soyez informé de nos évènements, actualités, nouveautés et tous les supports ou documents mis à disposition 

S'inscrire Valider votre inscription
Merci pour votre abonnement!