Dématérialisation de la facturation, relance et suivi des clients
La dématérialisation est un facteur facilitant des stratégies de relance car elle permet un suivi fiabilisé des factures et donc l'automatisation de scénarios de rappels ou relance. Ainsi, parmi les différents bénéfices de la facturation (en savoir plus) se trouve la traçabilité fine qu'elle permet car les factures dématérialisées se suivent à la trace avec précision.
Trois cas de figure existent pour illustrer le suivi des factures dématérialisées :
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Les factures échangées par des voies interopérables (dont par exemple l'EDI ou par interopérabilité avec les plateformes des récepteurs comme Yooz ou Freedz) : leur transmission est confirmée par des acquittements techniques qui garantissent la bonne réception de la facture. Cette bonne réception ne veut pas pour autant dire acceptation par le destinataire ; elle confirme simplement que la facture est arrivée à destination et entre dans le processus de validation du destinataire. A défaut d'un retour technique la facturation client n'est pas arrivée à sa destination. Un action s'impose.
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Les factures notifiées via un lien clicable : leur réception est détectée par le clic sur le lien fourni pour accéder à la facture. L'absence de clic quelle qu'en soit la raison (réelle par l'absence d'une action du client récepteur de la facturation, ou technique par interception de la notification dans les spams ou un anti-virus) permet alors de savoir que la facture n'est pas arrivée jusque dans les mains du destinataire. Une action s'impose.
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Les factures transmises en pièce jointe à un e-mail. Dans ce cas il n'y aucune visibilité sur la réception. Surtout on peut augmenter le risque de non réception par un risque de non prise en charge du message par les serveurs e-mail de destination. En effet, des règles existent pour l'envoi des e-mail et non respect de ces règle augmente le risque que le récepteur bloque les messages non conformes. Un service de dématérialisation de la facturation apportera une réponse (en savoir plus) ; l'envoi au fil de l'eau ou des envois en masse ne respectant pas les règles de "délivrabilité" ont toutes chances de ne pas arriver à bonne fin sans pouvoir être détectés.
La traçabilité permise par la transmission est le point de départ de tout et permet le cas échéant de relancer dès l'envoi et sans attendre l'échéance lorsqu'un doute le justifie. La facturation client en tire un réel avantage.
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Dématérialisation de la facturation en pratique ?
La dématérialisation de la facturation est simple à mettre en œuvre avec une solution adaptée car il s'agit de faire mieux que le simple push d'e-mails avec des PDF attachés car ces envois ont de réelles chances de ne pas arriver à destination et donc de provoquer un retard de règlement inévitable : il faudra attendre la relance post-échéance pour que le client indique qu'il n'a pas reçu le mail avec la facture ou qu'il est tombé dans les spams.
Le service de dématérialisation de la facturation client va intervenir pour prendre en charge la facturation en aval des outils qui servent à la réaliser (ERP, gestion commerciale, Excel...). Bien entendu il faut des outils informatiques car il sera impossible de dématérialiser une facturation établie de manière manuscrite avec un stylo sur blocs papier manifold.
Une fois les factures prises en charge et les particularités gérées (découpage de lots de PDF, insertion d'une page de CGV, gestion des documents annexes et pièces jointes...), les factures entrent dans un traitement qui va les distribuer comme chaque client le souhaite : notification e-mail, dépose Chorus, portail ou extranet client, plateforme de dématérialisation des factures fournisseur ou encore EDI. La distribution est immédiate selon chaque cas et avec les spécificités associées.
L'émetteur de la facturation client n'a qu'a suivre l'opération et les incidents de transmission, pour ensuite s'occuper des factures non reçues ou des litiges.
Dématérialisation de la facturation et stratégies de relance
Détecter la réception on non de la facture va permettre plein de choses... à commencer par des relances avant échéance lorsque la réception de la facture n'est pas établie. En effet, pourquoi attendre l'échéance de la facturation client pour s'inquiéter si tout laisse penser que la facture n'est pas arrivée. Il faut tout de suite intervenir pour s'assurer que le client a la facture entre les mains.
Ensuite, des actions ponctuelles pourront être automatisées et donc systématisées directement en lien avec la facturation. En effet, le plus difficile n'est pas d'organiser les actions mais de les dérouler au quotidien en lien direct avec le flux de facturation client. Et cela n'est pas simple. Le service de facturation dématérialisée va s'en occuper et déclencher aux dates clé, et selon les conditions définies par client les alertes, rappels préventifs et relances curatives. Il est même possible d'organiser des jalons sur le parcours des factures pour valider qu'elles passent bien les étapes sur leur chemin vers le paiement.
Une fois les règles paramétrées par client ou groupes de clients les stratégies se déroulent seules avec régularité et systématisme. Pendant ce temps vous pouvez vaquer à d'autres occupations clés pour la gestion de votre facturation client (en savoir plus).
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