Facturation dématérialisée avantages et bénéfices, pour vous et vos clients
La facturation dématérialisée présente de nombreux avantages pour l'émetteur comme pour son client récepteur des factures. Nous pouvons identifier 3 grandes catégories de bénéfices pour l'émetteur de la facturation dématérialisée :
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Simplification des envois. En éliminant le papier des processus de traitement de la facturation, les opérations d'envoi se simplifient et se facilitent. On peut dire que d'un côté une partie des tâches d'envoi de la facturation disparaissent (impression, mise sous-pli, affranchissement...) et d'un autre côté la partie peut être automatisée, pour ce qui concerne par exemple la gestion des pièces jointes ou des duplicata, les envois multidestinataires...
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Facilitation du suivi. Les factures dématérialisées permettent un suivi rapide, direct et instantané. Sur cette base il devient facile de détecter dès l'envoi les factures qui ne sont pas arrivées (en savoir plus). Surtout, comme les envois sont tracés, des interfaces permettent de faire des filtres pour visualiser directement la situation pour identifier d'un coup d'œil les transmissions incorrectes (en savoir plus).
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Effet positif sur les délais de paiement. Cet argument est souvent utilisé sans explications. Alors, profitons en pour éclaircir les choses : l'envoi d'un PDF par e-mail n'a aucun impact sur le délai de paiement. Par contre le recours à la facturation dématérialisée via un outil dédié va permettre de mettre en œuvre un suivi des envois pour détecter les incidents en amont de l'échéance et donc gérer dès l'envoi des factures 1/3 des causes de retard (en savoir plus). Ensuite, avec les factures électroniques il est facile de déployer des stratégies de rappels et relances pour sécuriser les différentes étapes du parcours de la facturation client vers son règlement (en savoir plus). Ensuite, la transmission des factures en interopérabilité dans les outils de gestion des récepteurs ajoute une couche puisque le traitement des factures y est facilité. Le client prend moins de retards et respecte plus facilement les délais convenus. Pas de miracle. C'est simple, facture et mesuré (en savoir plus).
Vous pouvez retrouver ici de nombreux exemples concrets d'avantages pratiques liés à la dématérialisation de la facturation client.
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Facturation dématérialisée avantages client
Pour être complet il faut examiner les avantages pour le récepteur des factures dématérialisées. Nous pouvons ici aussi identifier 3 grands avantages :
Réception directe dans les outils de gestion. C'est le plus important de tous les avantages de la facturation dématérialisée. Les factures client dématérialisée arrivent directement dans les outils de gestion du client destinataire qui sécurise et facilite ainsi leur traitement. Il peut automatiser la collecte des factures et leur centralisation dans un processus unique qui va faciliter les phases de contrôle (les prix, quantités, la concordance avec les commandes et/ ou livraisons) la génération des règlements en concordance avec les délais de paiement convenus, puis l'intégration dans les outils comptables. Pour les entreprises qui reçoivent beaucoup de factures les enjeux sont importants et les économies significatives (en savoir plus).
Simplification du traitement des factures reçues. Pour les clients qui n'ont pas d'outil de gestion des factures fournisseur, la réception de factures dématérialisées peut tout de même simplifier leur traitement. En effet, client, la réception d'une facture exploitable comme le Factur-X va permettre d'automatiser son intégration sans devoir la saisir. Rien que cela constitue un avantage important pour lui.
Accès libre aux factures. Pour les clients qui n'ont pas (encore) d'outil de gestion des factures fournisseur, les solutions de dématérialisation de la facturation offrent des interfaces pour consulter les factures reçues sans contraintes et avec une durée d'accès plus ou moins longue (6 années d'accès aux factures reçues pour Qweeby ; 10 années pour l'émetteur).
Facturation dématérialisée avantages indirects
Par delà les avantages directs de la facturation dématérialisée se trouvent des bénéfices indirects qui doivent être inclus à l'analyse. Le premier bénéfice indirect est lié à la baisse des sollicitations de la part des clients destinataires de factures. En effet, avec des factures reçues directement dans leurs outils ou disponibles en accès libre sur des interfaces sécurisées, les clients viennent moins souvent demander des duplicatas ou des renvois de factures puisqu'ils les ont sous la main sans déranger leur fournisseur. Et lorsqu'il faut renvoyer la facture, un client suffit sur les interfaces de l'outil de facture pour déclencher le renvoi (tracé comme toutes les actions des outils de dématérialisation).
Autre avantage indirect, les factures électronique peuvent être appelées par le jeu d'API (web services) pour être insérées partout où les clients peuvent avoir besoin de les trouver : sur l'extranet avec les commandes, directement dans les relances... Elles peuvent aussi être dans les outils métier des utilisateurs de l'entreprise : sur les outils des commerciaux sur le terrain par exemple. Ce côté multi-accès des factures est un avantage important de la facturation dématérialisée.
Un troisième avantage de la facturation dématérialisée peut être lié à la mise en œuvre de contrôles à l'envoi des factures. Les erreurs ou données manquantes sont ainsi détectées avant que les factures partent et donc permet d'éviter qu'elles soient rejetées par les destinataires.
En résumé, les gains de temps ou d'énergie facilitent le quotidien des équipes chargées de la facturation. Le recours à la facturation dématérialisée avantage clairement leur efficacité et leur apporte du temps pour d'autres tâches.
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