Facturation client b2b, détectez dès l'envoi les factures non reçues
Une cause de retard classique dans la facturation client b2b est la non réception de la facture par le client destinataire. Souvent ce problème important n'est détecté que lors des relances qui suivent l'échéance. Parfois en amont lorsque l'émetteur de la facture procède à des relevés de facturation réguliers ou fait des relances préventives (en savoir plus). Dans l'absolu il est difficile d'en vouloir à un client qui ne paie pas une facture qu'il n'a pas reçue. Cette raison est imparable même si parfois on peut douter qu'elle soit vraie (mais ceci est une autre affaire). La
Dans tous les cas, pour fiabiliser et sécuriser la facturation client dans le b2b il est faut mettre en place des mesures pour anticiper le problème et le détecter le plus possible en amont de l'échéance. En effet, si la non-réception est détectée lors des relances post-échéance, il y a clairement un retard indiscutable. Que la non réception soit juste ou pas, ce retard vient dégrader le DSO et donc provoquer un accroissement du BFR du fournisseur émetteur de la facture. Avancer la détection du problème en amont de l'échéance est pertinent surtout que la non réception n'a aucun rapport avec l'échéance : il n'est donc pas nécessaire d'attendre l'échéance pour la détecter.
Les solutions usuelles dans la facturation client b2b pour sécuriser la réception des factures par les clients et lutter contre les oublis sont l'émission de relevés de facturation réguliers (généralement ce sont des relevés de facturation décadaires, soit donc tous les 10 jours) ou l'envoi de relances préventives pré-échéance pour rappeler au client les échéances à venir. Ces deux solutions sont efficaces mais demandent toutes deux une organisation et des outils adaptés pour être mises en œuvre. Et elles arrivent un peu tard.
Le mieux est donc de détecter, dès l'envoi de la facturation client b2b, les factures non reçues ou que les clients destinataires n'auraient pas récupérées. En sécurisant cette première étape, base de toute la suite, le respect des échéances de paiement devient clairement moins aléatoire.
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Facturation client b2b : 1/3 des causes de retard n'ont pas de rapport avec l'échéance !
Qweeby a établi lors d'une étude sur les causes des retards de paiement dans la facturation client b2b (en savoir plus) qu'un tiers des causes de retard n'ont pas de rapport avec l'échéance ni avec le client. S'attaquer en priorité à ces causes permet donc de réduire les retards de paiement et la consommation de BFR associée. Surtout que ces causes sont principalement dans les mains de l'émetteur de la facture, et donc à sa portée directe pour une action simple et efficace.
Première cause de retard directement sous le contrôle de l'émetteur de la facture : les factures non reçues ou perdues ou transmises au mauvais interlocuteur. Les erreurs sont toujours possibles et ne mettent pas forcément en cause le client, par contre contrôler dès l'émission de la facture qu'elle arrive bien à destination auprès de celui qui doit l'honorer est un point de départ incontournable pour sécuriser la facturation client b2b. Et cela quelle que soit la cause de la non transmission : que ce soit un problème de transmission, une erreur d'adressage ou une fausse manipulation du destinataire. Plus cela est réalisé en amont de l'échéance mieux c'est pour sécuriser un paiement un à échéance. Cela rejoint les différents bénéfices qu'apporte la dématérialisation de la facturation (en savoir plus).
Facturation client b2b, sécuriser chaque jalon
Tous les clients n'ont pas les mêmes processus et modalités pour gérer les factures reçues de leurs fournisseurs. Par contre, le parcours d'une facture client suit invariablement à tous les coups et dans tous les cas plusieurs étapes : réception, validation et paiement. Entre ces étapes il peut y avoir des variations mais les 3 jalons clés sont invariants.
Faire le nécessaire pour sécuriser dans le processus de facturation client b2b ces 3 jalons clé permet de réduire les retards de paiement (en savoir plus). Bien entendu le client reste maître du déclenchement du règlement et s'il ne veut pas payer dans les délais, il y aura un retard. Mais ce retard sera totalement de son fait, et non lié à des causes externes que l'émetteur peut contrôler.
Ainsi, s'assurer dès l'envoi de la facturation client que les factures sont bien arrivées aux destinataires, que quelques jours plus tard rien ne s'oppose formellement à leur règlement (pas de litige ou pas de données métier manquante par rapport à celles attendues par le client destinataire) et qu'à échéance un règlement est émis même pour une date autre que l'échéance... permet à l'émetteur de la facture de sécuriser sa trésorerie et se focaliser sur les réels problèmes ou incidents
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