Un logiciel de facture électronique simplifie l'envoi des factures, leur suivi et facilite les relances

Ce que fait un logiciel de facture électronique

En attendant les obligations spécifiques de 2024, dans l'intervalle, un logiciel de facture électronique va réaliser plusieurs actions utiles pour l'émetteur des factures. Nous pouvons identifier les points suivants : 

• Générer les factures électroniques dans les formats attendus afin de répondre aux demandes des clients qui veulent de l'EDI, du GS1 XML, du Factur-X ou des interopérabilités

• Transmettre les factures par les voies et selon les modalités requises. Tous les destinataires ne se satisfont pas d'un e-mail à la volée. Certains peuvent souhaiter des groupements par jour ou semaine, certains peuvent souhaiter des dépôts FTP ou sFTP ou le recours à des protocoles plus fiables ou sécurisés afin de déposer les factures directement dans leurs outils de gestion des factures fournisseurs. Le logiciel de facture électronique va apporter la réponse en gérant ces différentes demandes.  

• Gérer et anticiper les éventuels problèmes de transmission. Pousser des e-mail en masse est la meilleure solution pour qu'ils n'arrivent pas. Des règles doivent être respectées (délivrabilité) afin de sécuriser leur bonne transmission. Un logiciel de facture électronique s'occupe de respecter ces règles pour garantir que les factures dématérialisées arrivent à bon port. 

• Effectuer le suivi des envois. Tracer les envois pour détecter les incidents et orienter dans les actions à engager pour rectifier les incidents ou renvoyer correctement les factures.

• Assurer la conformité fiscale. L'envoi de factures électronique impose de respecter les dispositions de l'article 289-VII du code général des impôts. Un logiciel de facture électronique s'y engage et le garantit.

• Permettre de actions en masse. Avec l'ensemble des factures il est facile de réaliser des actions en masse de renvoi, d'alerte, de relance... le logiciel de facture électronique va le permettre en gérant au passage les modalités de transmission des destinataires.

• Gérer les incidents de transmission ou retours clients. Il arrive que la transmission de la facture électronique ne soit pas parfaite pour des raisons techniques ou des problèmes de données. Le logiciel de facture électronique tracer les envois pour détecter les incidents, idéalement en amont de la transmission, et dans tous les cas il aidera à les corriger pour assurer la bonne fin de l'envoi des factures. 

• Mettre les factures à disposition des clients. Le logiciel de facture électronique peut enfin proposer des fonctionnalités pour les récepteurs qui ne sont pas équipés d'un outil de gestion des factures fournisseur. Il va leur permettre de consulter les factures et réaliser des actions simples pour leur faciliter la gestion des factures reçues. 

Comme on peut le voir, un logiciel de facture électronique n'est pas un outil d'envoi d'e-mails qui va pousser des PDF en masse ou déclencher pour chaque facture un message e-mail. Il apporte beaucoup plus et permet de réels gains de productivité. 

Utiliser un logiciel de facture électronique 

Utiliser un logiciel de facturation au quotidien est simple et efficace. Il se positionne en aval de la production des factures et s'occupe de tous les aspects liés à leur transmission et leur suivi.

Nous pouvons distinguer les bénéfices et cas d'usage.

Côté cas d'usage :

• Envoi des factures aux clients afin de répondre à toutes les attentes. Pousser des PDF par e-mail à chaque facture peut ne pas satisfaire tous les clients. Surtout ceux qui attendent des interopérabilités. Le logiciel de facture électronique va gérer ces cas de manière homogène et transparente.

• Contrôle pré-envoi. Certaines factures peuvent avoir des particularités qui méritent d'être contrôles. L'outil d'envoi des factures pourra procéder aux contrôles avant l'envoi pour intercepter les factures qui ne sont pas conforme et ainsi éviter qu'elles soient rejetées en réception. 

• Suivi des factures pour détecter les incidents et intervenir si besoin. Envoyer est une chose, s'assurer que c'est arrivé en est une autre. Même si le suivi des envois n'est pas toujours complet, il constitue une partie clé du rôle d'un logiciel de facture électronique. Cet outil développera toutes les possibilités pour tracer le plus précisément possibles les factures et permettre à l'émetteur d'identifier les incidents potentiels afin de les résoudre sans attendre. Car la transmission conditionne le paiement à échéance : une facture qui n'arrive pas à temps, a toute chance de ne pas être réglée à échéance. 

Côté bénéfices :

• Transmission directe sur les portail, plateformes et extranets des clients

• Suivi précis et fin des envois

• Détection des incidents dès l'envoi et sans attendre les échéances afin d'intervenir le plus tôt possible

• Visibilité globale sur le flux de facturation 

• Filtres et vues adaptées à un pilotage précis du flux de facturation 

• Actions en masse en tenant compte des particularités des clients

Un logiciel de facture électronique est un outil utile et efficace dans le quotidien dès qu'on émet une quantité importante de factures. Inutile d'attendre d'atteindre 200 000 factures par an pour s'y intéresser. A partir de quelques centaines par mois les bénéfices deviennent réels et justifient l'investissement.  

Le lien ci dessous permet de visualiser comment fonctionne un service de facture électronique.  .