Facture dématérialisée, gestion des paiements simplifiée
La facture dématérialisée ne se limite pas à remplacer le papier par un PDF, elle permet de faire des choses nouvelles voire de faciliter le quotidien des utilisateurs.
Parfait exemple : le paiement !
La finalité d'une facture est d'être réglée. A échéance tant qu'à faire, mais surtout payée. Avec une facture papier on peut associer des traites ou des LCR pour faciliter le règlement pas le client. Cela suppose un accord préalable mais c'est possible.
On gère le paiement... mais il reste à pointer. Et seulement après le pointage on peut relancer les impayés. Donc si le pointage est hebdomadaire, le client bénéficie d'un sursis de quelques jours.
La facture dématérialisée permet d'aller beaucoup plus loin sur les possibilités de paiement. Qweeby propose à minima deux possibilités :
-
L'embarquement d'un lien de paiement vers vos contrats bancaires pour permettre à votre client destinataire de la facture dématérialisée de procéder à son règlement directement sur vos contrats bancaires : votre contrat VADS (carte bancaire), ou déclencher un prélèvement avec vos référence EBICS ou émettre un virement-instantané (instant-payment) de son compte vers le votre. Voir ci dessous pour plus de détails sur la mise en oeuvre avec nos partenaires Central Pay et Lyra
-
La génération à la volée lors de la prise en charge de la facture d'un lien de paiement personnalisé qui permet de générer un virement exactement comme vous le désirez (donc permettant de faciliter voire automatiser le lettrage ensuite) que votre client pourra utiliser quand il le souhaite à partir de son compte bancaire. Ce virement initié vous déclenchera une notification dès son exécution. En fin de période un journal des règlements qui permettra d'automatiser les lettrages puisque les libellés des virements seront EXACTEMENT comme vous le désirez avec les références facture, client...). Mieux encore... Cette solution couplée à des stratégies de rappels et relance qu'ils soient gérés par Qweeby ou par un spécialiste tel que My DSO Manager déclenchera immédiatement l'arrêt des relances une fois le virement validé par votre client. Voir ci dessous pour plus de détails.
Dans le deux cas, imaginez un quotidien débarrassé de la corvée quotidienne ou hebdomadaire de pointage des règlements pour lettrer les factures et déclencher les rappels. La facture dématérialisée avec Qweeby vous débarrasse des deux corvées d'un seul coup. Surtout elle permet de déclencher la relance dès l'échéance, sans attendre que le pointage des règlements ait été fait.
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Facture dématérialisée et paiement en ligne
Proposer un paiement en ligne n'est pas simple et demande du temps ou de l'énergie pour le mettre en œuvre. Pourtant c'est tellement adapté à certains clients ou certaines factures. En plus cela donne tout de suite une image de modernité.
Pour mettre en place un paiement en ligne des factures il faut commencer par présenter les factures en ligne à ses clients pour y glisser l'option de paiement. Puis activer les services proposés par l'établissement de paiement (ce qui n'est pas simple) et faire le lien avec ses outils pour que le montant et les références soient corrects. Et enfin, il faut avoir les contrats bancaires : c'est le plus simple de l'opération...
Si vous désirez proposer le paiement en ligne à vos clients sans devoir vous embarrasser d'un projet informatique à part entière, il suffit de passer par la facture dématérialisée avec Qweeby. En effet, Qweeby vous permet d'embarquer sur vos facture un lien vers votre espace de paiement dans lequel vous aurez paramétré vos contrats bancaires. Ainsi en quelques instants, vous pourrez proposer à vos clients de vous payer en ligne directement sur vos contrats bancaires et sans devoir investir de temps ou d'argent dans la mise en œuvre. Le service est opérationnel rapidement en quelques jours et sans intervention de votre part, juste ouvrir l'espace de paiement et souscrire les contrats bancaires adaptés auprès de votre établissement financier.
Directement à partir de la facture dématérialisée vos clients pourront alors accéder à un espace de paiement sécurisé et personnalisé à vos couleurs. Ils choisissent la modalité leur convenant parmi celles proposées (paiement en carte bancaire, déclenchement d'un prélèvement ou virement instantané, ou instant-payment). Hop l'affaire est gérée et vous pouvez faciliter le traitement comptable de l'opération grâce aux journaux de paiement qui sont remontés par le service avec les informations concernant chaque règlement de facture dématérialisée.
Ce service est proposé sur les factures dématérialisées par Qweeby (en option) avec notre partenaire Lyra.
Facture dématérialisée et lettrage simplifié
Qu'y a t-il de plus épuisant au quotidien ou chaque semaine que faire le pointage des règlements reçus. surtout lorsqu'il y des factures même montants et que les clients oublient d'indiquer dans le libellé des virements la référence de la facture ou la tronquent ou... Ce lettrage est nécessaire pour la tenue comptable et surtout pour déclencher ou pas les relances. Impossible de mettre en place des stratégies efficaces de rappels et relances si le pointage n'est pas correct : on perd de la crédibilité et les clients pourraient en profiter pour gagner quelques jours de délai de paiement en jouant sur le doute.
Qweeby propose d'embarquer sur chaque dématérialisée un lien spécifique permettant au client de déclencher un virement dont le libellé est conforme à vos attentes. Par exemple toujours le numéro de la facture joint à la référence client. Ainsi plus de doute face à un règlement : le lien avec la facture est facile et sans erreur. Il est même facile de l'automatiser pour vous décharger des ces manipulations et libérer du temps pour gérer les litiges, les problèmes et les relances justifiées.
Vos clients trouvent avec la facture dématérialisée un lien spécifique qui a été généré à la volée à la prise en charge de la facture. Ce lien les conduit sur une interface qui les conduit vers leur application bancaire en ligne. Une fois dans leur espace de leur banque, ils trouvent le virement prêt à valider avec le libellé attendu, le montant... Il ne leur reste qu'à valider son exécution (et éventuellement toucher à la date... oui ils peuvent).
Une fois le virement validé, une information vous est transmise confirmant l'exécution du virement par la banque de votre client. Egalement un journal des paiement vous est transmis à fréquence convenue pour faciliter les pointages ou les automatiser. Dans tous les cas, le virement sur votre compte bancaire aura bien le libellé convenu à l'envoi de la facture dématérialisée. Même sans utiliser le journal des paiements, le pointage des règlements est simplifié et vous n'avez plus à chercher face à chaque virement reçu, la facture dématérialisée à laquelle il correspond.
Ce service est proposé sur les factures dématérialisées par Qweeby (en option) avec notre partenaire Central Pay.
Soyez informé de nos évènements, actualités, nouveautés et tous les supports ou documents mis à disposition