Facture certifiée : comment faire ? 

Réaliser une facture certifiée demande deux choses. D'une part un certificat électronique de signature qualifié, émis par une autorité EIDAS, et un outil de signature. L'outil de signature va alors réaliser un opération qui combine le document à signer (la facture) et le certificat de signature pour obtenir un résultat dit "hash de signature" qui présente 2 caractéristiques : 1- il est unique, 2- il ne permet pas de retrouver l'élément manquant. Ainsi, le récepteur de la facture certifiée ne peut pas, à partir de la facture signée et de l'empreinte de signature, reconstruire le certificat. 

L'empreinte de signature porte cependant un morceau du certificat d'origine, clé publique, qui permet d'authentifier le certificat d'origine avec des informations sur son détenteur. Cette clé publique permet également de détecter par un processus de contrôle si la facture certifiée, a été modifiée depuis sa signature. En effet, si si tel est le cas alors l'empreinte ne colle pas. La modification est donc détectable.

La facture certifiée est donc un document qui ne peut pas être modifié sans que cela se voie et qui porte de manière inaltérable l'information de son origine.   

Certains clients refusent la facture certifiée  

Certains destinataires de factures b2b refusent les factures certifiées. La raison est simple, elle tient à l'article 96F de l'annexe III du Code Général des Impôts. Cet article impose au récepteur d'une facture certifiée de procéder au contrôle de la signature pour vérifier l'authenticité et l'intégrité du document, et si nécessaire rejeter la facture certifiée qui serait... non valide. 

Un tel traitement est simple et est géré par la plupart des outils de traitement des factures fournisseur. Ils contrôlent d'office la signature de toutes les factures certifiées qu'ils reçoivent. 

Par contre lorsque les factures sont reçues manuellement, le processus de contrôle est plus délicat et contraignant. Cela explique que les récepteurs qui ne sont pas à l'aise avec la signature numérique préfèrent refuser la réception de factures certifiées et s'orienter vers d'autres schémas. 

Facture certifiée : bénéfices et limites

La facture certifiée présente l'avantage de garantir l'authenticité et l'intégrité du document. En effet, la signature électronique qui protège la facture PDF et la rend "certifiée" est un mécanisme technique qui permet de détecter les modifications apportées au document après sa signature. Dans le cas d'un PDF simple il est impossible de voir si le document a été modifié après sa génération. Certes, pour beaucoup de monde modifier un PDF est difficile, alors qu'en réalité avec des outils disponibles en ligne cela se fait facilement. Le PDF signé ou certifié n'empêche pas la modification mais permet de la détecter très facilement. 

La signature numérique qui fait la facture certifiée garantit également l'authenticité. Il s'agit ici d'indiquer l'origine du document de manière incontestable puisque la signature est réalisée avec un certificat émis par une autorité (de type EIDAS) qui procède aux contrôles nécessaires pour valider l'identifié du détenteur. 

Une facture certifiée est donc une facture dont on est certain qu'elle a été émise par la société qui a procédé à la facturation (ou son délégataire) et qui n'a pas subi de modification depuis son émission.

Exemple d'avantage de la facture certifiée  

Dans le cas des factures l'avantage de la facture certifiée est très simple. Il suffit de prendre le point de vue de l'administration fiscale. Un PDF est facile à modifier, donc il est facile d'augmenter la valeur d'une facture reçue. Ce qui permet d'augmenter la valeur de la TVA à déduire ainsi que le montant de charges à déduire. C'est donc la porte ouverte à une fraude indétectable qui permet de minorer la TVA et l'impôt sur les société (par réduction du résultat comptable de l'entreprise). 

L'administration fiscale a donc défini des modalités de gestion de la facturation destinées à garantir que les "manipulations" soient impossible ou détectable. Que ce soit avec la piste d'audit fiable (qui va de la commande, voire du devis, à l'encaissement ou au paiement ; en savoir plus), l'EDI fiscal ou le PDF signé, également appelé facture certifiée (en savoir plus).