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Votre facture dématérialisée est partout où elle est utile

Dans le quotidien de la gestion du poste client, une bonne partie du temps est passé à manipuler des factures. Beaucoup d'actions supposent d'avoir la ou les factures pour se déclencher et à défaut, il faut les recherche ensuite pour terminer l'action. 

Et si à chaque fois votre facture dématérialisée venait s'insérer toute seule au bon endroit et bon moment sans que vous ayez besoin d'aller la chercher. Directement dès le lancement de l'action. Voire même avant par anticipation ou juste parce que c'est logique et pertinent. 

Prenons quelques exemples pour illustrer : 

  • Lors de l'envoi de relances de paiement ou de rappels préventifs : les clients qui n'ont pas eu la facture (à tort ou à raison) demandent qu'on leur renvoie. Et si la relance embarquait directement la facture dématérialisée ? Le client l'aurait directement, donc ne demanderait pas et vous n'auriez pas à chercher la facture puis à l'envoyer.

  • A l'envoi de relevés, des clients vont détecter des factures manquantes et demander à les avoir... Et si le relevé embarquait d'emblée les factures dématérialisées auxquelles il fait référence ? Pareil, cela simplifierait les choses et éviterait de chercher la facture pour l'envoyer en réponse. 

  • Sur votre extranet là où les clients passent leurs commandes, ils aimeraient avoir l'accès aux factures même si elles ne sont pas réalisées par le même système. Et si votre facture dématérialisée allait se placer directement avec la ou les commandes qu'elle concerne ? 

  • Lorsqu'un commercial visite un client il peut avoir intérêt à accéder aux factures de ce client, à minima les factures en attente de règlement... Et si, plutôt que vous les demander, il trouvait directement les factures dématérialisées dans les fiches client ou les fiches visite de son outil de suivi client ? 

  • Faire des relances Ce temps peut se réduire fortement avec la facture dématérialisée car à chaque instant, votre facture dématérialisée se trouve là où il faut et comme il faut. 

La dématérialisation donne à chacune de vos factures dématérialisées un super pouvoir : elle peut être partout où elle est utile sans que vous ayez à brasser du papier ou engager des actions.

Votre facture dématérialisée peut ainsi être toujours directement au bon endroit et au bon moment. Vous gagnez ainsi doublement du temps : le temps que vous auriez passé à chercher et trouver votre facture pour l'associer à l'action, et le temps de la réponse à la demande pendant lequel le délai de paiement continue de s'écouler et qui ne s'écoule pas si votre facture dématérialisée part directement.  

Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :

Votre facture dématérialisée dans vos outils 

Qweeby offre la possibilité de faire le lien direct entre vos factures et vos outils afin d'insérer à chaque fois votre facture dématérialisée au bon endroit et au bon moment.  Vous n'avez alors pas besoin de chercher la facture pour réaliser l'action ou pour répondre à la demande de votre client ou de votre collègue : votre facture dématérialisée est directement attachée à l'action et tout le monde gagne du temps. Vous, car vous n'avez plus besoin de chercher et lier à chaque fois la facture à l'action que vous réalisez, votre client car il a directement la facture en lien à l'interaction que vous réalisez avec lui et vos collègues en étant autonomes dans leur accès aux factures clients. 

Mieux encore vous pouvez automatiser des actions sans craindre d'avoir une charge de travail excessive pour gérer les demandes en retour. Ainsi, vous pouvez déclencher automatiquement à dates fixes des campagne de rappels préventifs ou de relances post-échéance, avec, à chaque fois votre facture dématérialisée directement liée à chaque rappel ou relance. Cela ne génère pas de demande des clients en réponse puisqu'ils ont la facture d'emblée avec votre relance ou votre rappel. Sauf à vouloir faire jouer la montre en feignant de ne pas avoir vu la facture... 

Cela ne se limite pas aux rappels et relances. Vous pouvez le faire avec des relevés décadaires ou intercalaires, avec votre extranet client... 

Votre facture dématérialisée se trouve toujours où il faut, quand il faut sans que vous ayez à vous en occuper.

Cas pratique avec My DSO Manager. 

Qweeby a mis en place une interface avec l'outil de gestion du poste client de référence My DSO Manager. Grâce à cette interface, les clients de Qweeby qui utilisent My DSO Manager (ou le clients de My DSO Manager qui utilisent Qweeby) ont un accès direct aux factures dématérialisées transmises aux clients, c'est à dire les pièces fiscales opposables, à partir de leurs interfaces My DSO Manager.

Ainsi, à chaque fois que My DSO Manager a besoin de la facture, que ce soit pour les interfaces de consultation ou pour les notifications émises, votre facture dématérialisée est appelée automatiquement et embarquée dans l'action. 

Le gain de temps est significatif car il n'est plus nécessaire de manipuler 2 outils différents ou brasser du papier. Toutes les actions peuvent se réaliser uniquement à partir de My DSO Manager sans avoir à chercher les factures dans Qweeby ou dans un classeur papier. 

Par ailleurs, la mise à disposition systématique des factures dans les relances, réduit le nombre de relances induisant une demande du client qu'on lui renvoie la facture. Pour les clients sérieux c'est un avantage solide. Et pour les autres, cela réduit la possibilité de tirer sur le délai en demandant une copie de la facture qu'ils n'auraient pas. 

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