Les factures papier passent aussi par Qweeby
Atteindre rapidement 100% de factures électronique prend du temps et il reste quelques mois d'ici 2024. Ce n'est pas pour autant qu'il faut attendre pour réduire vos factures papier et les sortir de votre quotidien.
Il y a toujours des clients qui refusent la facture électronique. D'ici 2024 et la mise en œuvre de l'obligation d'accepter les factures dématérialisées conformes, il faudra toujours cet accord (en savoir plus). Il y a donc une réelle probabilité que des factures doivent continuer à partir sous forme papier par courrier postal. Il est toujours possible de tenter de passer en force pour favoriser l'adhésion des clients "réfractaires" (en savoir plus).
Toutefois pour les factures papier qui restent et qui perturbent des processus en voie de dématérialisation, une option simple est de les confier à un professionnel du courrier mécanisé ou industriel qui s'occupera de les imprimer, mettre sous-pli, affranchir et déposer à la poste. D'un côté cela élimine de votre quotidien une bonne partie des manipulations liées au papier, d'un autre cela permet de généraliser à toute la facturation les bénéfices de la dématérialisation et enfin cela permet de réaliser de réelles économies car les prestataires permettent d'obtenir des coûts unitaires largement inférieurs aux coûts d'une gestion en interne.
Cela est adapté pour les cas suivants :
-
Eliminer totalement et définitivement le papier de votre organisation pour supprimer ou revoir fortement à la baisse les équipements d'impression, de mise sous pli et d'affranchissement. Cela est d'ailleurs possible avec des prestataires qui peuvent couvrir l'intégralité du spectre des besoins courrier de l'entreprise : courrier simple, suivi, recommandés...
-
Fluidifier l'envoi des factures en faisant sauter les contraintes de "production" qui incitent à grouper l'envoi des factures une fois par mois ou par semaine ou décade. Il s'agit ici de profiter d'un gros avantages des factures dématérialisées par rapport aux factures papier : elles partent au fil de l'eau d'un simple clic
-
Réduire les coûts opérationnels en réduisant fortement les budgets d'impression, mise-sous-pli et affranchissement grâce à la sous-traitance.
Ce traitement des factures papier n'est pas le métier de Qweeby car traiter une facture papier est très différent de traiter une facture dématérialisée (l'inverse est vrai même si les acteurs historiques de l'impression n'en ont pas totalement conscience). De fait, Qweeby sous traite la prestation courrier auprès d'un acteur partenaire ou d'un acteur de votre choix avec lequel vous avec validé les coûts et les modalités de la prestation. L'avantage pour vous est d'avoir un traitement unique qui alimente ce prestataire sans que vous ayez de complexité à gérer.
Cette ressource vous aide améliorer votre facturation car :
Vos factures papier ont des impacts lourds
Sans que vous le voyiez, vos factures papier ont un impact lourd dans vos finances car c'est leur existence qui détermine l'existence de beaucoup d'équipement. En effet, les factures sont dans la plupart des cas l'essentiel des documents édités et envoyés par une entreprise. C'est généralement pour l'impression des factures papier que l'entreprise s'est doté d'un copieur puissant et s'est équipée d'une machine à affranchir.
A priori ce ne sont pas des postes clés. Ce sont pourtant des postes qui peuvent facilement être réduits afin de permettre des économies. On peut également ajouter l'éventuelle machine à mettre sous-pli qui ne sert que pour les factures.
Sans factures papier à imprimer, l'équipement d'impression peut être revu à la baisse, et engager un cercle vertueux pour réduire les impressions. Par contre, tant que l'équipement est là, il incite indirectement à l'utiliser et donc génère des impression plus qu'il n'en est besoin. Sans factures papier à traiter, la machine à affranchir n'a plus de raison d'être car les besoins d'envoi de courrier sont en baisse violente depuis des années et dans beaucoup de cas les seuls courrier qui restent à affranchir sont... les factures papier.
Externalisez le traitement de vos factures papier
Quel que soit le poids de vos factures papier et la part des factures dématérialisées, il est facile d'externaliser leur traitement. Les factures papier vont passer dans le traitement Qweeby qui va assurer l'indexation des factures pour vous permettre leurs suivi, les recherches et les actions de relances ou renvoi. Ces exemplaires électronique des factures ensuite imprimées et postées sont des doubles-originaux dématérialisés autorisés par la réglementation.
La différence avec les factures dématérialisées est juste que la transmission se fera par courrier postal via un prestataire spécialisé de votre choix ou partenaire de Qweeby. Vos factures lui sont transmises pour qu'il assure l'impression puis la mise sous pli, l'affranchissement et le dépôt à la poste. Bonne surprise, comme ce prestataire est spécialiste il permet des coûts inférieurs à un traitement chez vous. Autre bonne surprise, ce prestataire bénéficie de remises qui leur permettent d'accéder à un tarif postal largement inférieur au vôtre. Bref, en général il assure tout le traitement pour le même prix que celui auquel vous payez votre affranchissement.
Soyez informé de nos évènements, actualités, nouveautés et tous les supports ou documents mis à disposition